PMS

Il PMS di Hotely è il gestionale all-in-one per le strutture ricettive italiane. Copre l'intero ciclo operativo — ricevimento, camere e pulizie, distribuzione sui portali e sul sito, prezzi e revenue management, pagamenti, fatturazione, adempimenti e contabilità — in un unico spazio cloud, dal computer della reception o dal telefono.

Il principio è semplice: una prenotazione entra una sola volta. Che arrivi dal tuo sito, da Booking.com, da Airbnb, dal telefono o dal banco, finisce nello stesso calendario e da lì alimenta pulizie, pagamenti, Alloggiati Web, ISTAT, tassa di soggiorno, fatture e report — senza ricopiarla da nessuna parte.

A chi si rivolge

• Hotel — dalla piccola struttura familiare al boutique hotel con decine di camere
• B&B e affittacamere — poche tipologie, check-in online e adempimenti automatici
• Case vacanze, ville e appartamenti — unità singole, codici di accesso e serrature smart
• Agriturismi e resort — extra, piani pasto e politiche di cancellazione articolate
• Property manager — più immobili sotto un unico account, proprietari, rendiconti, CU e DAC7

Cosa include

Ricevimento e operatività

• Calendario e planner — tutte le prenotazioni per camera, con spostamenti, assegnazione delle unità e blocchi; il planner di tutte le strutture mostra l'intero portafoglio in un'unica vista
• Ricevimento — arrivi, in casa e partenze, check-in e check-out, incassi al banco e prenotazioni manuali
• Pulizie — piano pulizie del giorno da tutte le fonti, stato delle camere, notifiche alle imprese di pulizia e app per il personale
• Messaggi — conversazioni con gli ospiti dei portali e del sito in un'unica inbox, con risposte preparate dall'agente AI
• Recensioni — recensioni dei portali e richieste automatiche dopo il soggiorno

Distribuzione: channel manager e booking engine

Il Channel Manager di Hotely sincronizza disponibilità, prezzi, restrizioni e prenotazioni in tempo reale con Booking.com, Airbnb, Expedia e gli altri portali. La disponibilità è un'unica fonte di verità condivisa da tutti i canali e dal sito: quando una camera viene venduta su un portale, si aggiorna ovunque in pochi secondi.

• Sincronizzazione bidirezionale con protezione anti-overbooking
• Prezzi diversi per portale con una maggiorazione percentuale, il sito resta al prezzo base
• Restrizioni (soggiorno minimo, chiusura arrivi/partenze, stop-sell) pubblicate insieme ai prezzi
• Percorso guidato per chi vende già su Booking.com o Airbnb

Il booking engine vende le camere sul tuo sito senza intermediari: pagina di prenotazione pubblica, widget da inserire in qualsiasi sito e integrazione nativa con il Website Builder. L'ospite cerca disponibilità, sceglie camera e tariffa, aggiunge extra e paga — senza uscire dal tuo dominio. Sulle prenotazioni dirette Hotely applica una commissione piattaforma dell'1,5%; sulle prenotazioni dei portali nessuna.

Il Channel Manager è opzionale: puoi andare online con le sole prenotazioni dirette e collegare i portali quando vuoi. Per i canali minori restano disponibili le connessioni iCal.

Prezzi e revenue management

Smart Pricing propone il prezzo di ogni notte partendo dal tuo listino e lo muove solo quando c'è un motivo: festività, eventi, ritmo delle prenotazioni, notti vuote in arrivo, prezzi dei concorrenti (con nome e link). Spiega ogni notte, resta tra il minimo e il massimo che scegli tu e lavora in tre modi: suggerimenti, applicazione con un clic o automatico entro limiti che accetti. I prezzi applicati arrivano al sito e ai portali collegati.

Accanto a Smart Pricing:

• Tariffe — piani tariffari con policy di pagamento e cancellazione, soggiorno minimo e massimo, piani pasto, prezzi per bambini e per occupazione
• Regole tariffa — stagioni, giorni della settimana, early booking, last minute, soggiorni lunghi, tariffe derivate
• Inventario — prezzi, disponibilità e chiusure per data, per il sito, per i portali o per entrambi
• Promozioni, clienti aziendali, tariffe segrete e certificati regalo

Esperienza ospite

• Email automatiche di conferma, pre-arrivo, promemoria saldo e post-soggiorno, con template modificabili
• Check-in online — documenti, orario di arrivo e dati per la Questura raccolti dall'ospite
• Contratto di soggiorno firmato online dall'ospite
• Codice di accesso — codici per camera e serrature smart, mostrati all'ospite al momento giusto
• Gestione autonoma — l'ospite visualizza, modifica o cancella la prenotazione dal suo link, con la policy applicata in automatico
• Richiesta recensione dopo il soggiorno
• Percorso ospite — la mappa di tutti i messaggi e le tappe che l'ospite riceve, dalla prenotazione alla partenza

Pagamenti

I pagamenti online passano da Stripe, collegato al tuo conto: i fondi arrivano a te, non transitano da Hotely.

• Pagamento immediato, acconto + saldo (saldo addebitato in automatico o incassato in struttura), garanzia carta o pagamento in struttura, scelti per tariffa
• Rimborsi parziali o totali dalla scheda prenotazione
• Nuovo tentativo sui pagamenti falliti e storico completo di ogni movimento
• Cassa per gli incassi al banco (contanti, POS, bonifico)

Fatturazione, adempimenti e contabilità

• Fatturazione elettronica — fatture, ricevute e documenti commerciali dalle prenotazioni, anche da quelle dei portali, con invio allo SdI e chiusura del mese
• Alloggiati Web — schedine per la Questura dal check-in, anche con invio automatico
• ISTAT — movimento clienti verso il portale regionale
• Tassa di soggiorno — calcolo, esenzioni, dichiarazioni e riepiloghi per il Comune
• Proprietari e rendiconti — rendiconti mensili, ritenuta, Certificazione Unica e DAC7
• Conto economico — ricavi e costi della struttura, mese per mese
• Report e direzione — occupazione, ADR, RevPAR, produzione per canale

Le aree della proprietà

Ogni struttura ha la sua dashboard, organizzata in gruppi nella barra laterale:

Alcune pagine compaiono solo quando la funzione è attiva per la struttura (ad esempio la fatturazione o il Channel Manager), e ogni collaboratore vede solo le aree previste dal suo ruolo.

Come iniziare

Segui la guida Primi passi con il PMS per una procedura passo-passo, oppure crea subito una nuova proprietà da Le mie proprietà → Nuova proprietà. Se arrivi da un altro gestionale, leggi Migrazione da altri sistemi.

Per assistenza durante la configurazione scrivi a support@hotely.ai.