Conto economico e costi

Il conto economico mostra quanto ti resta: i ricavi delle prenotazioni meno i costi della struttura. Ricavi e commissioni Hotely li ha già. Tu inserisci i costi che il gestionale non può sapere: affitto, pulizie, utenze, personale.

Lo trovi in Contabilità e direzione → Contabilità, schede Conto economico e Costi. Con più strutture, Contabilità nel menu principale mostra anche il conto economico di tutto il gruppo.

Importante

Importante: è un conto economico gestionale, non un bilancio. Non contiene ammortamenti, interessi né imposte sul reddito e non sostituisce il lavoro del commercialista.

Come iniziare

Apri Contabilità → Costi.
Sotto Costi ricorrenti ci sono i costi più comuni: Pulizia finale e biancheria, Cortesie e consumabili, Luce, gas e acqua, Affitto, Abbonamenti software, Commissioni POS e carte. Cliccandone uno si apre il modulo già compilato: scrivi l'importo e salva. Un costo suggerito sparisce dall'elenco quando lo hai inserito.
Apri Conto economico. I costi ricorrenti partono dal 1° gennaio, quindi anche i mesi passati dell'anno sono già calcolati.
Per una spesa che non si ripete (una riparazione, un acquisto) usa Registra spesa.

Bastano i quattro o cinque costi principali per avere un margine attendibile. Il resto si aggiunge col tempo.

Cosa calcola Hotely da solo

Voce	Da dove viene
Camere	Il pernottamento di ogni notte consumata, da tutte le prenotazioni (dirette, portali, banco)
Ristorazione	Colazione e pasti inclusi nelle tariffe
Extra, servizi e supplementi	Servizi aggiuntivi, supplementi e addebiti in conto
Commissioni dei portali	La commissione di ogni prenotazione dai portali collegati (Booking.com, Airbnb, Expedia…)
Commissione Hotely sui pagamenti online	La commissione sulle prenotazioni dirette pagate online

Le due commissioni sono indicate nel conto economico con Calcolato dal PMS. I ricavi sono gli stessi di Direzione e dei Report.

I ricavi sono al netto dell'IVA e senza l'imposta di soggiorno, che è del Comune: compare in una nota sotto il conto economico, fuori dai totali.

Inserire i costi

Costi ricorrenti

Un costo che si ripete si inserisce una volta. Hotely lo calcola ogni mese sui numeri del PMS. Scegli come si calcola:

Come si calcola	Esempi	Su cosa
Al mese	Affitto, stipendi, abbonamenti	Un importo fisso al mese. Un mese iniziato a metà conta per metà
Per soggiorno	Pulizia finale, kit di benvenuto	Le partenze del periodo
Per notte venduta	Colazione, cortesie, lavanderia	Le camere-notte vendute
% del ricavo	Provvigione del gestore, commissioni POS	Il ricavo totale, senza IVA e imposta di soggiorno

Esempio: la pulizia ti costa 35 € a cambio. Con una regola Per soggiorno da 35 €, un mese con 42 partenze ha 1.470 € di pulizie, un mese con 96 partenze ne ha 3.360 €.

Ogni regola ha una data di inizio e, se serve, una di fine. Scrivi gli importi al netto dell'IVA che recuperi; se non la recuperi, scrivi l'importo pieno.

Importante

Importante: quando un costo finisce o cambia prezzo, imposta la data di fine invece di eliminare la regola. Eliminarla toglie il costo anche dai mesi passati. Per un nuovo prezzo: chiudi la vecchia regola il giorno prima e creane una nuova da quel giorno.

Spese

Una spesa è un costo avvenuto una volta. Servono voce, descrizione, totale pagato e data. Facoltativi:

Fornitore.
Di cui IVA che recuperi: l'IVA che porti in detrazione, che esce dal costo. I pulsanti IVA 22% inclusa, IVA 10% inclusa e IVA 4% inclusa la calcolano dal totale. Se non detrai l'IVA (privato, forfettario, locazione breve), lascia vuoto.
Pagata: spento, la spesa è segnata Da pagare. Il costo conta comunque nel conto economico.
Ripartisci su un periodo: per i costi che valgono per mesi, come un'assicurazione annuale. Il costo si divide giorno per giorno: 1.200 € sull'anno sono circa 100 € al mese (un po' di più nei mesi di 31 giorni).
Ricevuta: foto o PDF fino a 4 MB. Si apre solo da Hotely, per chi ha accesso alla struttura.

La scheda Costi mostra le spese con data nel periodo scelto, con il totale e quante sono da pagare.

Le voci di costo

Le voci sono fisse, così mesi e strutture si confrontano. I dettagli vanno in descrizione e fornitore.

Blocco	Voci
Costi di distribuzione	Commissioni dei portali e Commissione Hotely (calcolate dal PMS), Commissioni di pagamento, Altre provvigioni
Costi variabili del soggiorno	Pulizie e lavanderia, Cortesie e consumabili, Colazione e ristorazione
Costi di struttura	Utenze, Internet e telefono, Personale, Manutenzione e riparazioni, Affitto e canoni, Condominio, Assicurazioni, Marketing e pubblicità, Software e servizi, Commercialista e consulenze, Imposte e tributi locali, Altri costi

Le imposte sul reddito (IRPEF, IRES, cedolare secca) non vanno inserite. In Imposte e tributi locali vanno IMU, TARI e diritti camerali.

Leggere il conto economico

In alto quattro numeri:

Ricavi, con la variazione sull'anno prima.
Costi, con il costo per notte venduta.
Risultato operativo, con il margine (risultato diviso ricavi) e il GOPPAR (risultato per camera-notte disponibile).
Punto di pareggio: quante notti servono nel periodo per coprire i costi, con l'occupazione corrispondente e quella fatta.

Sotto, il conto economico:

Riga	Cos'è
Totale ricavi	Camere + ristorazione + extra
− Costi di distribuzione	Commissioni
− Costi variabili del soggiorno	Pulizie, cortesie, colazione
= Margine di contribuzione	Quello che resta dai soggiorni prima dei costi fissi
− Costi di struttura	Affitto, utenze, personale e altri costi fissi
= Risultato operativo	Il risultato della gestione

Ogni riga ha il peso sui ricavi (% ricavi). La colonna Anno prima compare solo se Hotely ha i dati dello stesso periodo dell'anno precedente.

Con Trimestre, Anno o un intervallo scelto con Date compare anche il grafico Andamento mensile, con ricavi, costi e risultato di ogni mese.

Il punto di pareggio

È il totale dei costi di struttura diviso per quanto lascia in media ogni notte venduta (ricavo medio per notte meno costi variabili e commissioni per notte).

Esempio: 120 notti vendute a 85 € di ricavo medio, con 22 € di costi variabili e commissioni per notte: ogni notte lascia 63 €. Con 4.400 € di costi di struttura servono 70 notti. Su 280 notti disponibili è il 25% di occupazione.

Se nel periodo non ci sono notti vendute, o ogni notte costa più di quanto rende, il punto di pareggio non si calcola.

In che mese cade un costo

Il conto economico è a competenza:

un ricavo cade nella notte consumata, non nel giorno dell'incasso: un acconto di marzo per un soggiorno di agosto è ricavo di agosto;
una spesa cade sulla sua data, o sui giorni del periodo coperto se è ripartita;
un costo ricorrente cade nei giorni in cui è valido;
la commissione Hotely cade alla data del pagamento.

Per i soldi effettivamente entrati usa la scheda Cassa e incassi: è un altro calcolo e dà numeri diversi.

Attenzione

Attenzione: in un periodo non ancora finito, i ricavi dei giorni futuri sono solo quelli già prenotati, mentre i costi mensili contano per tutto il periodo. Il risultato del mese in corso salirà con le nuove prenotazioni.

Più strutture: costi condivisi

Alcuni costi valgono per tutte le strutture (commercialista, software, personale in comune). Inserendoli, attiva Condivisa fra tutte le strutture (per le regole: Condiviso).

Spese e costi al mese si dividono in proporzione alle camere di ogni struttura. Con un appartamento da 2 camere e un B&B da 6, il B&B ne prende il 75%.
Costi per soggiorno, per notte e in percentuale valgono per ogni struttura sui suoi numeri: una regola condivisa da 35 € a soggiorno si applica alle partenze di ciascuna.

Ogni struttura mostra solo la sua quota. Contabilità nel menu principale, scheda Conto economico, mostra il totale del gruppo e la tabella Risultato per struttura (ricavi, costi, margine, GOPPAR). Cliccando una struttura si apre il suo conto economico.

Importante

Importante: i costi condivisi li gestisce solo chi ha accesso a tutte le strutture.

Chi vede e chi modifica

Ruolo	Conto economico	Costi
Titolare e amministratori	Vede	Inserisce, modifica, elimina, anche i costi condivisi
Ruolo personalizzato con Contabilità e report in Modifica	Vede	Inserisce e modifica i costi delle sue strutture, non quelli condivisi
Ruolo personalizzato con Contabilità e report in Vede	Vede	Vede
Commercialista	Vede (solo dal web)	Vede e scarica le ricevute

Esportare

Scheda Conto economico → Esporta: conto economico in Excel, CSV o PDF. Con trimestre o anno puoi dividerlo per mese (in Excel, un foglio per mese più il riepilogo).
Scheda Costi → Esporta: Registro dei costi con data, voce, descrizione, fornitore, totale, IVA detraibile, costo netto, competenza e data di pagamento.

Entrambi sono anche nella libreria Report, categoria Finanziari.

Dall'app

Nel PMS dell'app, l'icona della ricevuta in alto (accanto alle statistiche) apre il Conto economico della struttura scelta: risultato, ricavi, costi, punto di pareggio, il conto voce per voce e, con trimestre o anno, il dettaglio mese per mese. Le frecce cambiano periodo.

Da Costi e spese inserisci e modifichi costi ricorrenti e spese come sul web, e puoi fotografare la ricevuta. I numeri sono gli stessi della dashboard.

Chiederlo a Hotely Advance

Advance usa gli stessi numeri della pagina. Esempi di domande:

Quanto mi è rimasto a luglio?
Qual è il mio punto di pareggio quest'inverno?
Quanto ho speso di pulizie quest'anno?
Quale struttura ha il margine più alto?

Se non hai inserito costi, Advance lo dice: in quel caso il risultato è solo ricavi meno commissioni.

Impostare i costi con Advance. Chiedi Aiutami a impostare i costi della struttura. Titolari e amministratori trovano la stessa domanda fra gli spunti della schermata iniziale finché la struttura non ha costi. Advance:

confronta i costi che hai con quelli tipici di una struttura simile alla tua (fino a 12 unità: appartamenti e B&B; oltre: albergo);
per ogni voce mancante indica una forchetta di prezzo indicativa e quanto peserebbe al mese sui tuoi numeri degli ultimi 90 giorni. Esempio: pulizia 25–45 € a cambio, con 40 partenze al mese sono 1.000–1.800 €;
ti chiede l'importo reale, una voce alla volta. Per affitto, personale e condominio non dà una stima: chiede l'importo;
prepara il costo in una scheda. Viene salvato solo quando premi Applica, e si può annullare.

Puoi anche dettare una spesa (Ho pagato 450 € all'idraulico, IVA 22% inclusa) o chiudere un costo ricorrente (Dal 1° gennaio non ho più la ditta delle pulizie). Advance segnala anche:

spese registrate due volte;
IVA più alta del possibile;
spese da pagare da più di 30 giorni;
due regole uguali attive insieme.

Importante

Importante: Advance usa solo importi che hai indicato o scelto tu. Da Advance si possono aggiungere costi e chiudere costi ricorrenti, solo come titolare o amministratore. Per cambiare l'importo di una spesa o eliminarla usa la scheda Costi.

Domande frequenti

Devo inserire tutte le fatture dei fornitori? No. Bastano le regole per i costi ricorrenti e le spese che vuoi vedere nel margine. La contabilità fiscale resta del commercialista.

Il prezzo della ditta delle pulizie è cambiato. Cosa faccio? Metti come data di fine della regola il giorno prima del nuovo prezzo, poi crea una nuova regola da quel giorno. I mesi passati restano con il prezzo vecchio.

Perché il risultato di un mese passato è cambiato? Il conto economico si ricalcola ogni volta. È cambiato un dato: una spesa inserita dopo, una regola modificata o eliminata, una prenotazione di quel mese cancellata o modificata.

L'IVA va inserita? Solo se la recuperi in detrazione: in quel caso il costo è l'imponibile. Se non la recuperi, lascia l'IVA dentro il totale.

La tassa di soggiorno è un costo? No, e non è un ricavo: la incassi e la versi per il Comune. Resta fuori dal conto economico.

Posso usarlo per la dichiarazione dei redditi? No. Per i dati fiscali usa la chiusura del mese e il pacchetto per il commercialista.