Il commercialista in Hotely
Come lo studio lavora direttamente nel PMS con il ruolo Commercialista — l'invito, che cosa vede e che cosa scarica, la presa d'atto delle chiusure, che cosa non può fare, il posto nel piano e la sicurezza dei dati del cliente.
Il commercialista della struttura può lavorare dentro Hotely, invece di aspettare file via email: apre le pagine fiscali, scarica il pacchetto del mese e prende atto delle chiusure. Lo fa con un ruolo pensato per lui, Commercialista, che gli apre solo ciò che gli serve e gli tiene chiuso il resto.
Invitare lo studio
Due strade, con lo stesso risultato:
- dalla pagina Fatturazione, la scheda « Porta il commercialista nel PMS » → Invita il commercialista: inserisci l'email dello studio e invia;
- da Team → Invita utente, scegliendo il ruolo Commercialista.
Lo studio riceve un'email con il link e accetta l'invito con il proprio account. Invita solo il proprietario o un amministratore del workspace. La scheda in Fatturazione sparisce quando nel team c'è già un commercialista o un suo invito in attesa.
Il commercialista non occupa un posto del tuo piano: non lavora nel team, vede le pagine fiscali.
Che cosa vede
| Pagina | Che cosa ci fa |
|---|---|
| Fatturazione | Il registro dei documenti con dettaglio, PDF e XML; la coda operativa; trasmissione, conservazione e bollo; le impostazioni in sola lettura |
| Cassa | Documenti commerciali, chiusure giornaliere, turni, crediti aziendali |
| Proprietari e Rendiconti proprietari | Anagrafiche, rendiconti approvati, liquidazioni |
| Chiusura del mese | I controlli, le eccezioni, il pacchetto per lo studio, la presa d'atto |
| Adempimenti fiscali | Certificazione Unica e DAC7 |
| Contabilità, Dati ISA, Tassa di soggiorno, Report | Numeri, export e dichiarazioni |
Entra da Le mie proprietà, sceglie la struttura e arriva alla sua Fatturazione. Nella barra laterale le altre voci restano visibili con il lucchetto: sa che esistono, ma non si aprono.
Che cosa può fare
- Scaricare: PDF e XML dei documenti, il pacchetto del mese, gli export dei report e dei registri.
- Prendere atto della chiusura del mese, confrontando l'impronta con quella del pacchetto ricevuto (Chiusura del mese).
Che cosa non può fare
| Non può | Perché |
|---|---|
| Emettere, stornare, riemettere o annullare documenti | Sono atti dell'emittente verso l'Agenzia: restano alla struttura |
| Cambiare l'emittente, il regime, la numerazione, le impostazioni | Idem |
| Aprire prenotazioni, planner, tariffe, canali, pulizie, serrature | Non sono dati fiscali |
| Usare gli agenti AI, le conversazioni con gli ospiti, l'assistente del workspace | Contengono dati degli ospiti che non servono alla contabilità |
| Vedere il team, la chat interna, i task, l'abbonamento | Non fanno parte del suo incarico |
Il blocco non è solo nel menu: le pagine chiuse rimandano alla Fatturazione e i dati che contengono non arrivano al suo browser.
Se lo studio deve fare di più
Se lo studio deve anche emettere o correggere (per esempio perché tiene lui la fatturazione della struttura), non va usato il ruolo Commercialista: va invitato come Membro o Amministratore, con i poteri di quel ruolo. Il ruolo si cambia in qualunque momento da Team → Persone.
Revocare l'accesso
Da Team → Persone, rimuovi il commercialista dal team: l'accesso finisce subito. Le prese d'atto che ha registrato restano nel registro della chiusura, con il suo nome e la data.