Coda operativa e problemi
La coda delle operazioni fiscali di Hotely risponde a una domanda — che cosa devo fare adesso, e perché. Ogni categoria spiegata con la causa e l'azione, le azioni su più righe, e le risposte ai problemi più frequenti della fatturazione.
La coda operativa sta in cima a Fatturazione → Documenti e risponde a una domanda sola: che cosa devo fare adesso, e perché? Ogni riga si legge in una riga: che cosa, di chi (ospite e codice della prenotazione), da quando e l'importo, con la categoria. A destra c'è l'azione che la risolve; le altre sono nel menu ⋯. Un clic sulla riga apre il motivo completo e gli atti. Prima le cose che scadono o che sono già sbagliate, poi quelle che si risolvono da sole; i filtri in alto mostrano una categoria alla volta.
Le categorie, nell'ordine in cui compaiono
| Categoria | Che cosa è successo | Che cosa fare | Azioni |
|---|---|---|---|
| In ritardo | Un obbligo ha superato la scadenza e il documento non è ancora emesso | Emettilo comunque: resta emettibile. Poi decidi chi valuta il ritardo | Emetti ora · Apri la prenotazione · Prendi in carico · Passa al commercialista |
| Scartati dallo SDI | Lo SDI ha respinto il file; il motivo è nella riga | Correggi il dato nella prenotazione e riemetti con lo stesso numero entro 5 giorni | Correggi e riemetti · XML generato |
| Rifiutati dal canale | Il canale ha rifiutato il file prima dello SDI | Il documento non è mai partito: correggi e riemetti | Correggi e riemetti · XML generato |
| XML non valido | Il file non supera i controlli | Correggi i dati (spesso un intestatario incompleto o caratteri non ammessi) e riemetti | Correggi e riemetti · XML generato |
| Trasmissione fallita | Guasti tecnici ripetuti, nessun esito fiscale | Riemetti quando il canale risponde | Correggi e riemetti · XML generato |
| Esito incerto | Un invio è partito e la risposta non è arrivata | Nessun rischio di doppione: al prossimo tentativo Hotely cerca il documento presso il canale prima di rispedirlo | Anticipa il tentativo · Apri la prenotazione |
| Esito SDI mancante | Trasmesso da oltre 5 giorni, lo SDI non ha ancora risposto | Hotely continua a rileggerlo. Se l'esito non arriva, segnalalo al supporto Hotely con il numero del documento. Non riemetterlo: sarebbe un doppione | XML generato · Apri la prenotazione |
| Originale diverso | Il file trasmesso differisce dal nostro in uno o più campi fiscali | Scarica i due XML e verifica prima di consegnare il documento allo studio | XML generato · XML trasmesso · Apri la prenotazione |
| Bloccati | Un obbligo non si può soddisfare e si sa perché (intestatario incompleto, dato mancante, servizio che non può passare dallo SDI) | Risolvi il motivo scritto, poi emetti | Emetti ora · Apri la prenotazione |
| In attesa del canale | Documento pronto ma nessun canale collegato, o incarico di trasmissione da riaccettare | Partirà da solo appena il canale è collegato o l'incarico riaccettato | Apri la prenotazione |
| In ritentativo | Guasto transitorio: ritenta da solo con intervalli crescenti | Niente, oppure anticipa il tentativo | Anticipa il tentativo · Apri la prenotazione |
| Non conservati | Trasmesso ma non coperto dalla conservazione a norma | In Trasmissione allo SDI → Conservazione registra l'adesione al servizio dell'Agenzia (o il conservatore) con una data che copra il documento | XML generato · XML trasmesso |
| Da emettere | Un obbligo dentro i termini | Emettilo, o lascia che lo faccia la passata automatica | Emetti ora · Apri la prenotazione |
Sulla riga resta in evidenza Emetti ora, Correggi e riemetti o Anticipa il tentativo, quando c'è; tutte le altre azioni della colonna stanno nel menu ⋯. Aprendo la riga trovi gli Atti: la cronologia di ciò che è successo al documento o all'obbligo (chi l'ha emesso, i tentativi, gli esiti, le prese in carico).
Il ritardo: chi se ne occupa
Una riga In ritardo passa per tre stati di responsabilità, visibili nella coda:
| Stato | Significato |
|---|---|
| Nessun responsabile | Nessuno l'ha ancora presa |
| In carico | Qualcuno della struttura se ne occupa |
| Passato al commercialista | Lo studio valuta il ritardo e l'eventuale ravvedimento; la nota allo studio si può aggiornare |
Le azioni su più righe
Puoi selezionare più righe e agire insieme: anticipa il tentativo sulle righe in ritentativo o con esito incerto, prendi in carico sulle righe in ritardo. Un'azione su più righe si applica solo a righe dello stesso emittente e solo a quelle che hai selezionato: non attraversa mai due soggetti giuridici.
Domande frequenti
Ho emesso una fattura e risulta « messa a disposizione ». È un errore?
No. È l'esito normale per un privato italiano (codice 0000000) e per chi non ha codice destinatario né PEC. La fattura è valida: il cliente la trova nella sua area riservata sul sito dell'Agenzia delle Entrate. Mandagli la copia di cortesia.
La fattura a un cliente straniero non gli arriva.
Lo SDI non recapita all'estero: la fattura con codice XXXXXXX è valida quando lo SDI la accetta, e al cliente si invia la copia di cortesia dal registro.
L'emissione dice « manca il codice fiscale ».
La fattura a un privato italiano richiede il codice fiscale. Inseriscilo nella scheda Documento fiscale della prenotazione, oppure manda all'ospite il Link per l'ospite. Se l'ospite ha fatto il check-in online, il codice fiscale può essere già proposto. In alternativa, se certifichi i privati con il documento commerciale, usa la Cassa.
L'emissione dice « manca codice destinatario o PEC ».
Un'azienda italiana deve avere il codice destinatario a 7 caratteri o una PEC. Chiedili al cliente (spesso sono in fondo alle sue email o sul suo sito) e salvali nel cliente aziendale, così la prossima volta non servirà.
Lo SDI ha scartato la fattura per « codice fiscale inesistente ».
Il codice fiscale è formalmente corretto ma non esiste in anagrafe tributaria: di solito un errore di battitura. Correggilo nella prenotazione e premi Riemetti: stesso numero, stessa data, entro 5 giorni.
Ho fatturato alla persona sbagliata.
Se la fattura è consegnata o messa a disposizione: Nota di credito totale (menu ⋯ del Documento fiscale, o « Nota di credito » nel dettaglio del documento dal registro), poi emetti la fattura corretta all'intestatario giusto. Se è stata scartata: correggi l'intestatario e Riemetti.
Ho sbagliato una ricevuta (locatore privato).
La ricevuta non ha nota di credito. Dalla prenotazione, Documento fiscale → ⋯ → Annulla la ricevuta… (o « Annulla ricevuta » nel dettaglio dal registro): scrivi il motivo, la ricevuta resta nel registro annotata come annullata (la ristampa lo dice in testa) e gli addebiti tornano da certificare. Poi emetti la ricevuta corretta.
Il cliente ha pagato un extra dopo la fattura.
Non rifare la fattura del soggiorno: Hotely apre un obbligo per il solo extra e lo certifica con un documento a parte.
Non trovo « Emetti fattura ».
Se c'è uno scarto pendente sulla stessa prenotazione, al suo posto c'è Riemetti; se il documento è già emesso, c'è PDF. Se il pulsante è spento, la fatturazione non è attiva o manca l'emittente: il pannello dice quale.
Un documento è trasmesso da giorni e non ha esito.
Entro i 5 giorni è normale attendere. Oltre, la riga diventa Esito SDI mancante: segnalalo al supporto Hotely con il numero del documento. Non riemetterlo.
Posso cancellare una fattura emessa?
No. Una fattura valida si corregge solo con una nota di credito. Una fattura scartata non è mai stata emessa e si riemette con lo stesso numero.
Il nome del cliente è in cirillico (o in un altro alfabeto).
Il formato della fattura elettronica ammette solo caratteri dell'alfabeto latino esteso. L'emissione si ferma prima del numero e lo dice: inserisci il nome traslitterato (come nel passaporto).
Ho cambiato il regime da ordinario a forfettario.
Apri un nuovo profilo fiscale con la data di decorrenza. I documenti emessi prima restano nel regime di prima; quelli successivi usano il nuovo.
Il commercialista dice che un servizio va al 10% e non al 22%.
La classificazione si registra nel catalogo dei servizi del profilo fiscale, con l'approvazione del commercialista e una decorrenza. Scrivi al supporto Hotely con la voce e la motivazione.
La cassa segna una differenza alla chiusura del turno.
La differenza tra contante contato e atteso resta registrata con il turno e compare nella chiusura del mese come avviso. Controlla movimenti non registrati (prelievi, versamenti, rimborsi in contanti).
Il totale della chiusura giornaliera non coincide con il registratore.
Di solito c'è un documento battuto sul registratore e non registrato in Hotely (resta in « Da battere sul registratore » o « In attesa del numero »), o viceversa. Registra il numero mancante, poi correggi la chiusura.