Informativa Privacy

La presente informativa privacy ha lo scopo di fornire tutte le informazioni sul trattamento dei dati personali effettuato da Aurora Technologies S.r.l. quando l’utente si registra per usufruire del servizio “Hotely.ai” (come di seguito meglio indicato).

1. INTRODUZIONE - CHI SIAMO?

Aurora Technologies S.r.l., con sede legale in Via Fornace, 40 - Solaro (MI), Italia, P. IVA 14056600969 (di seguito, “Titolare” o “Aurora”), proprietario della piattaforma Hotely.ai (di seguito, la “Piattaforma”), in qualità di titolare del trattamento dei dati personali degli utenti della Piattaforma (di seguito, gli “Utenti”) fornisce qui di seguito l’informativa privacy ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 del 27 aprile 2016 (di seguito, “Regolamento”, o la “Normativa Applicabile”).

2. DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE - COME CONTATTARCI?

Il Titolare tiene nella massima considerazione il diritto alla privacy e alla protezione dei dati personali dei propri Utenti. 

Gli Utenti possono contattare il Titolare in qualsiasi momento, utilizzando le seguenti modalità:  

• Inviando una raccomandata a/r alla sede legale del Titolare, indicata al paragrafo 1 che precede;
• Inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo: privacy@auroratechnologies.ai;

Il Titolare non ha individuato la figura del Responsabile della protezione dei dati (RPD o DPO), in quanto non è soggetto all’obbligo di designazione previsto dall’art. 37 del Regolamento.

3. FINALITÀ PRINCIPALE DEL TRATTAMENTO – COSA FACCIAMO?

Accedendo alla Piattaforma, l’Utente può creare un account sulla Piattaforma al fine di sviluppare e gestire un assistente virtuale basato su intelligenza artificiale, progettato per hotel, resort e strutture ricettive, che consente la gestione automatizzata e multilingue di chat, chiamate e richieste degli ospiti, nonché la creazione di menù digitali interattivi e l’integrazione con sistemi di comunicazione e prenotazione (di seguito, il “Servizio”).

In relazione alle attività che possono essere svolte tramite la Piattaforma, il Titolare raccoglie dati personali relativi agli Utenti: per i dati personali relativi all’Utente e gestiti dal Titolare in qualità di titolare del trattamento, si prega di far riferimento alla presente informativa mentre, per i dati personali relativi ai clienti e/o prospect dell’Utente o, più i generale, ai fruitori della Piattaforma, gestiti da Aurora in qualità di responsabile del trattamento per conto dell’Utente, si prega di fare riferimento alla Nomina a responsabile allegata alle Condizioni Generali del Servizio.

La Piattaforma e i servizi eventualmente offerti tramite la Piattaforma sono riservati a soggetti che hanno compiuto il diciottesimo anno di età. Il Titolare non raccoglie quindi dati personali relativi ai soggetti minori di anni 18. Su richiesta degli Utenti, il Titolare cancellerà tempestivamente tutti i dati personali involontariamente raccolti e relativi a soggetti minori di anni 18.   

I dati personali degli Utenti saranno trattati lecitamente dal Titolare per le seguenti finalità di trattamento: 

a) Obblighi contrattuali e fornitura del Servizio: per consentire la fruizione del Servizio ovvero per dare esecuzione alle Condizioni Generali, che sono accettate dall’Utente in fase di registrazione e per ogni eventuale upgrade del proprio piano di abbonamento al Servizio; adempiere a specifiche richieste dell’Utente. I dati dell’Utente raccolti dal Titolare ai fini dell’eventuale registrazione sulla Piattaforma includono esclusivamente la e-mail (obbligatorio) nonché il nome completo (obbligatorio), il numero di telefono (facoltativo), il nome e il tipo di attività (obbligatorio). In caso di sincronizzazione del proprio calendario con quello della Piattaforma saranno trasmessi al Titolare anche tutti i dati personali eventualmente contenuti nei propri calendari, secondo le privacy policy dei propri provider:

Google:

https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice

Microsoft:

https://www.microsoft.com/it-it/privacy/privacystatement#mainreasonswesharepersonaldatamodule

Potranno inoltre essere oggetto del trattamento da parte di Aurora tutte le informazioni personali dell’Utente eventualmente e volontariamente condivise con il Titolare, anche ad esempio tramite il chatbot di assistenza presente in Piattaforma (sia nella pagina di registrazione che nella Piattaforma).

Salvo che l’Utente dia al Titolare uno specifico e facoltativo consenso al trattamento dei propri dati per le ulteriori finalità previste ai successivi paragrafi, i dati personali dell’Utente saranno utilizzati dal Titolare al fine esclusivo di (i) fornire il Servizio, (ii) accertare l’identità dell’Utente (tramite validazione dell’indirizzo di posta elettronica e invio del link di accesso alla Piattaforma), evitando così possibili truffe o abusi, (iii) contattare l’Utente per sole ragioni di servizio (es. inviare notifiche relative ai servizi offerti sulla Piattaforma o sull’abbonamento eventualmente in corso) e (iv) rispondere alle richieste degli Utenti, presentate sia ai contatti del Titolare di cui al paragrafo 2 che precede che tramite il chatbot di assistenza. Fermo restando quanto previsto altrove in questa informativa privacy, in nessun caso il Titolare renderà accessibili agli altri Utenti e/o a terzi i dati personali degli Utenti;

b) finalità amministrativo-contabili, ovvero per svolgere attività di natura organizzativa, amministrativa, finanziaria e contabile, quali attività organizzative interne ed attività funzionali all'adempimento di obblighi contrattuali e precontrattuali;

c) obblighi di legge, ovvero per adempiere ad obblighi previsti dalla legge, da un’autorità, da un regolamento o dalla normativa europea.

Il conferimento dei dati personali per le finalità di trattamento sopra indicate è facoltativo ma necessario, poiché il mancato conferimento degli stessi comporterà l’impossibilità per l’Utente di utilizzare il Servizio, le Notifiche o le singole funzionalità dello stesso (es. calendari, chatbot di assistenza, ecc.).

4. ULTERIORI FINALITÀ di TRATTAMENTO – COS’ALTRO POSSIAMO FARE?

4.1 Marketing (invio di materiale pubblicitario, vendita diretta e comunicazione commerciale)

Alcuni dati personali dell’Utente (ovvero il nome indicato e l'indirizzo e-mail) potranno essere trattati dal Titolare anche per finalità di marketing (invio di materiale pubblicitario, vendita diretta e comunicazione commerciale), ovvero affinché il Titolare possa contattare l’Utente tramite posta elettronica, telefono (fisso e/o mobile, con sistemi automatizzati di chiamata o di comunicazione di chiamata con e/o senza l’intervento di un operatore) e/o SMS e/o sistemi di messaggistica e/o tramite notifiche in-app per proporre all’Utente l’acquisto di prodotti e/o servizi offerti dallo stesso Titolare e/o da imprese partner, presentare promozioni, nuovi servizi della Piattaforma e/o del Titolare ed opportunità commerciali.

In caso di mancato consenso, la possibilità di utilizzare il Servizio non sarà in alcun modo pregiudicata.

In caso di consenso, l’Utente potrà in qualsiasi momento revocare lo stesso, facendone richiesta al Titolare con le modalità indicate al successivo paragrafo 8 oppure disattivando la possibilità di ricevere comunicazioni di marketing direttamente dal proprio account (sezione “Impostazioni”).

L’Utente potrà inoltre opporsi facilmente ad ulteriori invii di comunicazioni promozionali via e-mail, SMS e sistemi di messaggistica anche cliccando sull’apposito link per la revoca del consenso, che è presente in ciascuna comunicazione promozionale. Effettuata la revoca del consenso, l’Utente visionerà un messaggio di conferma da parte del Titolare. Qualora l’Utente intenda revocare il proprio consenso all’invio di comunicazioni promozionali via telefono o SMS, continuando tuttavia a ricevere comunicazioni promozionali via e-mail, o viceversa, si prega di inviare una richiesta al Titolare con le modalità indicate al successivo paragrafo 8.

Il Titolare informa che, a seguito dell’esercizio del diritto di opposizione all’invio di comunicazioni promozionali via e-mail, è possibile che, per ragioni tecniche ed operative (es. formazione delle liste di contatto già completata poco prima della ricezione da parte del Titolare della richiesta di opposizione) l’Utente continui a ricevere alcuni ulteriori messaggi promozionali. Qualora l’Utente dovesse continuare a ricevere messaggi promozionali dopo che siano trascorse 24 ore dall’esercizio del diritto di opposizione, si prega di segnalare il problema al Titolare, utilizzando i contatti indicati al successivo paragrafo 8.

5. BASE GIURIDICA – PERCHÉ POSSIAMO TRATTARE I TUOI DATI?

Obblighi contrattuali e fornitura del Servizio (così come descritti al paragrafo 3, lett. a)): la base giuridica consiste nell’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento, ovvero il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’Utente è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso.

Finalità amministrativo-contabili (così come descritto dal paragrafo 3, lett. b)): la base giuridica consiste nell’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento, in quanto il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto e/o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Utente.

Obblighi di legge (così come descritto dal precedente paragrafo 3, lett. c)): la base giuridica consiste nell’art. 6, comma 1, lett. c) del Regolamento, in quanto il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del trattamento.

Ulteriori finalità di trattamento: per il trattamento relativo alle attività di marketing (così come descritto dal precedente paragrafo 4.1)), la base giuridica consiste nell’art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento, ovvero la prestazione da parte dell’interessato del consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità. Per questo motivo il Titolare chiede all’Utente la prestazione di uno specifico consenso, libero e facoltativo, per perseguire tale finalità di trattamento.

6. MODALITÀ DI TRATTAMENTO E TEMPI DI CONSERVAZIONE DEI DATI – COME E PER QUANTO TEMPO TRATTIAMO I TUOI DATI?

Il Titolare tratterà i dati personali degli Utenti mediante strumenti manuali ed informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

I dati personali degli Utenti della Piattaforma saranno conservati fintantoché l’Utente utilizzerà il Servizio e in ogni caso per i tempi necessari ad espletare le finalità primarie illustrate al precedente paragrafo 3 e comunque secondo quanto necessario per la tutela in sede civilistica degli interessi sia degli Utenti che del Titolare.

Nel caso di cui al precedente paragrafo 4.1, i dati personali degli Utenti saranno conservati fintantoché l’Utente utilizzerà il Servizio e, in ogni caso, fino a che l’Utente non revochi il proprio consenso.

Ad ogni modo, sono fatti salvi gli eventuali termini di conservazione previsti da norme di legge o regolamenti.

7. AMBITO DI COMUNICAZIONE E DIFFUSIONE DEI DATI – DOVE E A CHI TRASMETTIAMO I TUOI DATI?

I dati personali dell’Utente potranno essere trasferiti al di fuori dell’Unione Europea e, in tal caso, il Titolare si assicurerà che il trasferimento avvenga in conformità alla Normativa Applicabile e, in particolare, in conformità agli artt. 45 (Trasferimento sulla base di una decisione di adeguatezza) e 46 (Trasferimento soggetto a garanzie adeguate) del Regolamento. 

Potranno venire a conoscenza dei dati personali degli Utenti i dipendenti e/o collaboratori del Titolare incaricati di gestire la Piattaforma e le richieste degli Utenti. Tali soggetti, che sono stati istruiti in tal senso dal Titolare ai sensi dell’art. 29 del Regolamento, tratteranno i dati dell’Utente esclusivamente per le finalità indicate nella presente informativa e nel rispetto delle previsioni della Normativa Applicabile.

Potranno inoltre venire a conoscenza dei dati personali degli Utenti i soggetti terzi che potranno trattare dati personali per conto del Titolare in qualità di Responsabili del Trattamento, quali, a titolo esemplificativo, fornitori di servizi informatici e logistici funzionali all’operatività della Piattaforma e di alcune sue funzioni (es. hosting, invio e-mail ecc.), fornitori di servizi in outsourcing o cloud computing, professionisti e consulenti.

Potranno inoltre venire a conoscenza dei dati personali degli Utenti i soggetti terzi che potranno trattare dati personali in qualità di Titolari autonomi del Trattamento, quali, a titolo esemplificativo, fornitori di servizi di pagamento (Stripe, che li tratterà secondo la propria informativa di cui al link https://stripe.com/it/privacy ) e i provider del servizio di calendario digitale in uso da parte dell’Utente, meglio indicati al paragrafo 3 che precede.

Gli Utenti hanno il diritto di ottenere una lista degli eventuali responsabili del trattamento nominati dal Titolare, facendone richiesta al Titolare con le modalità indicate al successivo paragrafo 8.

8. DIRITTI DEGLI INTERESSATI – COME PUOI TUTELARE I TUOI DATI?

Gli Utenti potranno esercitare i diritti garantiti loro dalla Normativa Applicabile, contattando il Titolare agli indirizzi di cui al paragrafo 3 che precede, nonché, in alcuni casi, tramite le funzionalità disponibili all’interno del proprio account (es. revoca del consenso marketing).

Ai sensi della Normativa Applicabile, il Titolare informa che gli Utenti hanno il diritto di ottenere l’indicazione (i) dell’origine dei dati personali; (ii) delle finalità e modalità del trattamento; (iii) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; (iv) degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili; (v) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati.

Inoltre, gli Utenti hanno il diritto di ottenere:

a)l’accesso, l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi hanno interesse, l’integrazione dei dati;

b)la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o la limitazione dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

c)l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

Inoltre, gli Utenti hanno:

a)il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, qualora il trattamento si basi sul loro consenso;

b)il diritto (ove applicabile) alla portabilità dei dati (diritto di ricevere tutti i dati personali che li riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico);

c)il diritto di opporsi:

i)in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che li riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta.

ii)in tutto o in parte, al trattamento di dati personali che li riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale;

iii)qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, in qualsiasi momento, al trattamento dei loro dati effettuato per tale finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.

d)qualora ritenessero che il trattamento che li riguarda violi il Regolamento, il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo (nello Stato membro in cui risiedono abitualmente, in quello in cui lavorano oppure in quello in cui si è verificata la presunta violazione). L’Autorità di controllo italiana è il Garante per la protezione dei dati personali, con sede in Piazza Venezia n. 11, 00187 – Roma (http://www.garanteprivacy.it/).

9. REGISTRAZIONE TRAMITE SERVIZI TERZI – COSA SUCCEDE SE TI REGISTRI CON IL TUO ACCOUNT GOOGLE?

Registrazione tramite “Accedi con Google”

Il Titolare informa che gli Utenti che hanno un account Google possono registrarsi all’interno della Piattaforma tramite il servizio “Accedi con Google” o equivalente, nei casi in cui tale opzione sia disponibile tramite l’apposito bottone.

I dati che potranno essere comunicati da Google al Titolare tramite il servizio “Accedi con Google" sono i seguenti: nome, cognome, indirizzo e-mail. Il Titolare tratteranno tali dati esclusivamente per le finalità indicate nella presente informativa, nel rispetto dei consensi che l’Utente deciderà di prestare.

Cliccando sul tasto “Accedi con Google”, l’Utente acconsente che Google trasferisca al Titolare i dati suindicati. Il Titolare utilizzerà tali dati per facilitare la procedura di registrazione, precompilando alcuni campi della scheda di registrazione con i dati comunicati da Google.

Per ulteriori informazioni sul servizio “Accedi con Google” e per modificare le proprie impostazioni privacy relative a detto servizio, è possibile consultare i seguenti link:

- www.google.com/intl/it_ALL/policies/privacy/

- https://support.google.com/accounts/answer/12849458?hl=it

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Il Titolare non è responsabile per l’aggiornamento di tutti i link visualizzabili nella presente Informativa. Pertanto, ogni qualvolta un link non sia funzionante e/o aggiornato, gli Utenti riconoscono ed accettano che dovranno sempre far riferimento al documento e/o sezione dei siti internet richiamati da tale link.