Chiusura del mese e commercialista
La chiusura del mese in Hotely — i controlli incrociati (torna, da guardare, non torna), le eccezioni scritte, l'impronta del periodo, il pacchetto per lo studio (prima nota, registro IVA, corrispettivi, XML), la presa d'atto del commercialista, la riapertura con motivo, e il calendario delle scadenze fiscali della struttura.
La chiusura del mese trasforma un mese di documenti in un periodo verificato: i conti tornano, le eccezioni sono spiegate per iscritto, il commercialista riceve un pacchetto che può importare e ne prende atto. Si fa da Chiusura del mese, prima scheda.
I controlli
Quando scegli il mese, Hotely esegue una serie di controlli incrociati. Ognuno ha uno di tre esiti:
| Esito | Significato |
|---|---|
| Torna | Il controllo è a posto |
| Da guardare | Qualcosa da verificare, non blocca la chiusura |
| Non torna | Blocca la chiusura, a meno che tu non lo accetti come eccezione con una spiegazione scritta |
Le tabelle qui sotto dicono quando un controllo non torna (blocca) e quando è da guardare.
Ogni controllo mostra fino a otto elementi che lo fanno fallire (prenotazioni, documenti, giornate), con il collegamento per aprirli.
Controlli dei documenti agli ospiti
| Controllo | Non torna se | Da guardare se |
|---|---|---|
| Documenti agli ospiti emessi | Ci sono obblighi scaduti o scarti non risolti | Ci sono obblighi ancora aperti ma nei termini |
| Integrazioni TD17/TD18 | Integrazioni scadute | Integrazioni da fare, ancora nei termini |
| Tassa di soggiorno | Doppie riscossioni | Imposta dovuta al Comune non ancora riversata per intero |
Controlli della cassa (se usi il documento commerciale)
| Controllo | Non torna se | Da guardare se |
|---|---|---|
| Documenti commerciali con il numero del registratore | Documenti preparati e mai registrati con il numero | — |
| Chiusura giornaliera e trasmissione entro 12 giorni | Giornate senza chiusura, trasmissioni in ritardo | Trasmissioni in attesa ma nei termini |
| Turni di cassa chiusi e contati | — | Turni aperti o con differenze |
| Ogni soggiorno partito è certificato | Soggiorni conclusi senza documento | — |
| Cauzioni restituite o applicate | — | Cauzioni ancora aperte |
| Crediti verso le aziende oltre 90 giorni | — | Fatture non incassate da più di 90 giorni |
Controlli del gestore (se gestisci per conto di proprietari)
| Controllo | Non torna se | Da guardare se |
|---|---|---|
| Rendiconti | Proprietari con movimenti senza rendiconto approvato | — |
| Fatture del compenso | Rendiconti con compenso senza fattura | — |
| Payout dei portali | Payout non riconciliati o differenze non spiegate | — |
| Crediti verso i portali | — | Soggiorni incassati dal portale e non ancora pagati |
| Ritenute e F24 | Ritenute non decise o F24 in ritardo | — |
| Quadratura ospiti/proprietari | Le vendite agli ospiti non coincidono con quanto attribuito ai proprietari | — |
| Quadratura compensi | I compensi dei rendiconti non coincidono con le fatture del compenso | — |
| Quadratura ritenute | F24 in ritardo | Ritenute operate diverse da quelle versate |
Chiudere
- Risolvi ciò che puoi: la coda operativa porta a ogni elemento.
- Per ogni controllo che non torna e resta, scrivi un'eccezione: una spiegazione di almeno dieci caratteri, per esempio « Payout di Booking del 28 arrivato il 2 del mese dopo, riconciliato a parte con lo studio ».
- Premi Chiudi il mese. Hotely registra chi ha chiuso, quando, le eccezioni e un'impronta (SHA-256) del contenuto del periodo.
Un periodo chiuso non si chiude una seconda volta: per cambiarlo si riapre.
Il pacchetto per lo studio
Dalla chiusura scarichi il pacchetto del mese, uno ZIP con:
| File | Contenuto |
|---|---|
LEGGIMI.txt | Periodo, struttura, emittente, stato della chiusura con l'impronta e la data della presa d'atto, come leggere il resto |
prima-nota.csv | Una riga per movimento: data e numero del documento, tipo, intestatario, descrizione, conto, aliquota o natura, imponibile, imposta, totale. È pensato per l'import nei gestionali contabili più diffusi; la mappatura delle colonne si conferma con lo studio alla prima importazione |
registro-iva.csv | Riepilogo per aliquota e natura: imponibile, imposta, totale |
corrispettivi.csv | Per giorno e per aliquota: documenti, imponibile, imposta, corrispettivo |
documenti-commerciali.csv | Ogni documento commerciale con il suo numero del registratore |
chiusure.csv | Ogni chiusura giornaliera: cassa, azzeramento, totale, differenza, trasmissione, scadenza |
non-certificati.csv | I soggiorni del periodo non ancora certificati, con il motivo |
crediti.csv | Crediti verso i clienti: documenti, importo da incassare, giorni |
fatture/*.xml | L'XML di ogni fattura e nota di credito del periodo, importabile in qualunque gestionale |
manifest.json | L'elenco dei file con l'impronta SHA-256 di ciascuno |
Tutti i numeri vengono dai documenti emessi, alla loro data e con il loro numero. Una fattura emessa a fronte di un documento commerciale già compreso nei corrispettivi non è ripetuta nella prima nota. Il pacchetto non è conservazione a norma.
Il pacchetto si può scaricare anche prima della chiusura: in quel caso il LEGGIMI.txt avverte che il periodo non è chiuso e che i numeri possono cambiare.
La presa d'atto del commercialista
Il commercialista entra in Hotely con il ruolo Commercialista (vedi sotto), apre la chiusura del mese, confronta l'impronta mostrata con quella scritta nel LEGGIMI.txt del pacchetto che ha ricevuto e registra la presa d'atto, con una nota se vuole (« Pacchetto importato, quadrature ok »). La presa d'atto è legata a quell'impronta: un'impronta diversa da quella del periodo chiuso viene rifiutata, perché vorrebbe dire che il pacchetto in mano allo studio non è quello chiuso.
Il commercialista in Hotely
Lo studio può lavorare direttamente nella struttura con il ruolo Commercialista: apre la chiusura, scarica il pacchetto e prende atto, senza poter emettere o modificare niente. Come si invita e che cosa vede: Il commercialista in Hotely.
Riaprire
Un periodo chiuso si riapre con un motivo scritto di almeno dieci caratteri (per esempio « Fattura tardiva di un'agenzia da aggiungere al mese »). La riapertura è registrata con chi, quando e perché; il periodo va poi richiuso, con una nuova impronta, e il commercialista ne riprende atto.
Il calendario delle scadenze
Le scadenze ricorrenti della fatturazione e della cassa:
| Scadenza | Che cosa | Norma |
|---|---|---|
| 12 giorni dall'operazione | Emissione della fattura immediata | art. 21 c.4 DPR 633/72 |
| 12 giorni dall'operazione | Trasmissione dei corrispettivi | D.Lgs. 127/2015 art. 2 c.6-ter |
| 5 giorni dalla notifica | Riemissione di una fattura scartata | Circ. AdE 13/E/2018 |
| 15 del mese successivo | Fattura differita | art. 21 c.4 lett. a DPR 633/72 |
| 15 del mese successivo al ricevimento | Integrazione o autofattura TD17/TD18 delle commissioni estere | art. 17 c.2 DPR 633/72 |
| 16 del mese successivo | Versamento delle ritenute sulle locazioni brevi (F24, 1919) | art. 4 c.5 D.L. 50/2017 |
| 31 maggio · 30 settembre · 30 novembre · 28 febbraio | Versamento del bollo sulle fatture elettroniche (2521–2524), con il differimento sotto 5.000 € | DM 17 giugno 2014 art. 6; D.L. 73/2022 |
| 10 aprile (20 per i trimestrali) | Comunicazione dei contanti incassati dai turisti stranieri, da 5.000 € | D.L. 16/2012 art. 3; L. 199/2025 |
| 20 aprile 2026, poi finestra mobile | Associazione dei POS al registratore | L. 207/2024; provv. AdE 424470/2025 |
Le scadenze della Certificazione Unica e del DAC7 sono nella guida Rendicontazione proprietari · CU · DAC7; quelle dell'imposta di soggiorno nella guida Tassa di soggiorno.