Scarti e correzioni
Come si corregge un documento in Hotely — lo scarto dello SDI e la riemissione con lo stesso numero e la stessa data entro 5 giorni, il rifiuto del canale, la nota di credito totale e parziale (art. 26 DPR 633/72), la rifatturazione, le cancellazioni, i rimborsi, gli errori sul documento commerciale e sulla ricevuta.
Due situazioni che sembrano simili e si risolvono in modo opposto:
- uno scarto vuol dire che la fattura non è mai stata emessa: si corregge e si rimanda, con lo stesso numero e la stessa data;
- una fattura consegnata o messa a disposizione è un documento valido: non si modifica e non si cancella, si corregge con una nota di credito e, se serve, con una fattura nuova.
Lo scarto dello SDI
Lo SDI scarta un file quando non supera i suoi controlli: un codice fiscale inesistente in anagrafe, una partita IVA cessata, un codice destinatario non valido, un file duplicato. Il motivo dello scarto arriva con l'esito e Hotely lo mostra nel documento e nella coda (Scartati dallo SDI).
Come si corregge:
- correggi il dato sbagliato nella prenotazione o nell'intestatario (per esempio il codice fiscale);
- premi Riemetti sul documento;
- Hotely ricostruisce il file con i dati corretti, lo stesso numero e la stessa data, e lo trasmette.
La riemissione resta a nome dello stesso emittente: se nel frattempo l'emittente della struttura è cambiato, lo scarto non si riemette a nome di un altro soggetto.
La riemissione va fatta entro 5 giorni dalla notifica di scarto (circolare AdE 13/E del 2 luglio 2018). Oltre i 5 giorni Hotely lo dice: la riemissione resta possibile, ma la valutazione del ritardo passa al commercialista.
Attenzione: mentre c'è uno scarto pendente, al posto di Emetti fattura il pannello della prenotazione mostra Riemetti. Emettere un documento nuovo con un altro numero lascerebbe un buco nella numerazione e un obbligo non soddisfatto.
Il rifiuto del canale e il file non valido
| Categoria in coda | Che cosa è successo | Che cosa fare |
|---|---|---|
| Rifiutati dal canale | Il canale di trasmissione ha rifiutato il file prima dello SDI | Il documento non è mai partito: correggi e riemetti |
| XML non valido | Il file non passa i controlli: il documento è fermo | Correggi i dati e riemetti |
| Trasmissione fallita | Guasti tecnici ripetuti, nessun esito fiscale | Riemetti quando il canale risponde |
In nessuno di questi casi il documento è stato emesso fiscalmente.
La nota di credito
Una fattura valida si corregge con una nota di variazione (art. 26 DPR 633/72): la nota di credito (tipo TD04) ha un suo numero, cita la fattura che corregge (numero e data) e porta gli importi da stornare con le stesse aliquote e nature.
| Tipo | Quando | Effetto |
|---|---|---|
| Nota di credito totale (menu ⋯ → « Nota di credito totale… ») | La fattura è sbagliata per intero: intestatario sbagliato, soggiorno annullato dopo l'emissione | Annulla la fattura; la fattura resta nel registro, stornata. Poi, se serve, emetti la fattura corretta |
| Nota di credito parziale | Una parte è sbagliata o non dovuta: una notte in meno, un extra non consumato, uno sconto concesso dopo | Riduce la fattura della sola parte; la fattura resta valida per il resto |
La nota di credito segue il destino della fattura: si trasmette allo SDI, ha i suoi esiti e compare nel registro con il segno meno.
La rifatturazione
Dopo uno storno totale la prenotazione torna da certificare: l'emissione della fattura corretta si sblocca e riceve un numero nuovo. Il caso tipico è il cambio di intestatario: nota di credito totale alla persona sbagliata, fattura nuova all'azienda giusta.
Entro quando
La nota di credito per errori, per accordi successivi o per mancato pagamento segue le regole e i termini dell'art. 26 DPR 633/72. In particolare, la riduzione per sopravvenuto accordo tra le parti si può fare, ai fini IVA, entro un anno dall'operazione (art. 26 c.3). Oltre i termini la variazione resta possibile solo ai fini civilistici, senza recupero dell'IVA: valuta il caso con il commercialista prima di emettere.
Cancellazioni e rimborsi
Un rimborso è un movimento di denaro; una nota di credito è un documento fiscale. Spesso vanno insieme, ma non sempre.
| Situazione | Documento | Denaro |
|---|---|---|
| Cancellazione gratuita di un soggiorno con acconto già fatturato | Nota di credito dell'acconto | Rimborso dell'acconto |
| Cancellazione con penale trattenuta come da contratto | Nessuna nota di credito sulla parte trattenuta se è un acconto fatturato; se il contratto la configura come caparra o penale risarcitoria, valutazione con il commercialista | Rimborso della parte restituita |
| Tariffa non rimborsabile e no-show | La fattura dell'acconto resta | Nessun rimborso |
| Rimborso parziale per un disservizio | Nota di credito parziale | Rimborso parziale |
| Contestazione della carta (chargeback) | Nessun documento automatico: è una disputa di pagamento | Secondo l'esito della disputa |
| Caparra confirmatoria restituita | Nessun documento (era fuori campo) | Restituzione |
Documento commerciale e ricevuta
| Documento | Come si corregge |
|---|---|
| Documento commerciale | Con un reso (parziale, riga per riga) o un annullo (intero, solo se non c'è già stato un reso), battuti sul registratore con il riferimento all'originale. Vedi Cassa |
| Ricevuta del locatore privato | Non esiste una nota di credito per la ricevuta, e Hotely non la storna: la ricevuta sbagliata si conserva annotata come annullata e se ne emette una nuova per l'importo corretto |
Che cosa non si fa mai
- Cancellare un documento emesso per « rifarlo »: la numerazione e il registro non ammettono buchi né riscritture.
- Riemettere un documento trasmesso e senza esito: sarebbe un doppione. Si aspetta l'esito, e oltre i 5 giorni si segnala.
- Emettere una seconda fattura dell'intero soggiorno per un extra arrivato dopo: si certifica solo l'extra.
- Trasformare un saldo in negativo per compensare un acconto esterno troppo alto: serve una nota di credito sul documento esterno.