Trasmissione e stati

Una fattura elettronica esiste quando lo SDI l'ha accettata. Fino a quel momento è un file pronto; dopo, è un documento con un esito. Hotely separa questi momenti e mostra per ogni documento in che punto si trova, che cosa vuol dire e che cosa si fa.

Gli stati

Stato	Che cosa vuol dire	È un documento valido?
Bozza	Salvata dal composer, non emessa, senza numero	No
In coda	Emessa, con numero e data, in attesa di partire o in un nuovo tentativo	Non ancora
Trasmessa	Consegnata al canale e inoltrata allo SDI, in attesa dell'esito	In attesa
Consegnata	Lo SDI l'ha recapitata al destinatario	Sì
Messa a disposizione	Lo SDI l'ha accettata ma non ha potuto recapitarla (privato, codice `0000000` senza PEC, casella non raggiungibile): è nell'area riservata del cliente sul sito dell'Agenzia	Sì
Scartata	Lo SDI l'ha respinta: il documento non si considera emesso	No: si corregge e si riemette con lo stesso numero
Emessa senza SDI	Ricevuta del locatore privato o documento commerciale con il suo numero fiscale	Sì
In attesa del numero	Documento commerciale preparato, non ancora registrato con il numero del dispositivo	Non ancora

Importante

Importante: « messa a disposizione » non è un errore. È l'esito normale della fattura a un privato italiano e a chi non ha codice destinatario né PEC. La fattura è valida dalla data dell'esito; al cliente si dà la copia di cortesia.

I tempi

Lo SDI risponde di norma in pochi minuti; il termine massimo per l'esito è di 5 giorni. Hotely riceve gli esiti in tempo reale e in più li rilegge periodicamente e ogni volta che premi Trasmetti ora: un esito non va perso anche se una notifica non arriva.

Situazione	Che cosa fa Hotely
Esito arrivato	Aggiorna lo stato, registra ora e motivo
Invio partito ma risposta del canale persa	Prima di rispedire cerca il documento per numero presso il canale e, se c'è, lo adotta: non si crea mai un doppione
Guasto transitorio del canale	Ritenta da solo a intervalli crescenti; puoi anticipare il tentativo
Trasmessa da oltre 5 giorni senza esito	Compare in coda come Esito SDI mancante: si continua a rileggere, si segnala con il numero del documento, non si riemette

Il controllo prima del numero

Prima di assegnare un numero Hotely costruisce il file e lo controlla contro lo schema ufficiale FatturaPA e contro le regole che fanno scartare un documento: intestatario incompleto, codice destinatario incoerente, caratteri che il formato non ammette, righe senza aliquota o natura, totali che non tornano, servizi che non possono passare dallo SDI. Se il controllo fallisce, il documento non riceve un numero e il motivo è scritto in italiano. I caratteri speciali che il formato non accetta (frecce, emoji, alfabeti non latini) vengono resi con equivalenti ammessi quando è possibile; un nome in un alfabeto non latino va traslitterato.

La copia di cortesia e l'originale

File	Che cos'è	Dove
XML generato	Il documento come lo abbiamo prodotto	Registro → apri il documento → XML
XML trasmesso	Il file che il canale ha effettivamente inviato allo SDI	Registro → apri il documento → XML trasmesso
Copia di cortesia (PDF)	Una rappresentazione leggibile, con la dicitura « copia di cortesia »: non è l'originale	Registro → apri il documento → PDF; dalla prenotazione, Scarica PDF
Ricevuta PDF	Per il locatore privato è l'originale	Registro → apri il documento → PDF

Hotely confronta campo per campo il file trasmesso con il nostro: numero, date, cedente, cessionario, righe, aliquote, nature, totali, bollo. Le sole differenze ammesse sono quelle dell'intestazione di trasmissione (che il canale compila) e la scrittura degli importi con più decimali a parità di valore. Qualunque altra differenza porta il documento in coda come Originale diverso, con i campi che non tornano, prima che il documento arrivi allo studio.

Che cosa c'è nel PDF

Il PDF è costruito dal documento emesso, con la fotografia dell'emittente di quel giorno: si ristampa identico anche dopo un cambio di indirizzo.

Parte	Contenuto
Intestazione	Il cedente (denominazione, sede, partita IVA, codice fiscale) e, a destra, il riquadro del documento: tipo, numero, data, documento rettificato per una nota di credito, tipo SDI (TD01, TD04)
Avviso	Per fatture e note: « copia di cortesia priva di valore fiscale », con il rimando all'area riservata dell'Agenzia
Le parti	Il cessionario con partita IVA o codice fiscale, indirizzo, codice destinatario o PEC; il riferimento al soggiorno (struttura, date, prenotazione)
Le righe	Descrizione, quantità, prezzo unitario, aliquota o natura, importo
Riepilogo IVA	Per aliquota o natura: imponibile, imposta e riferimento normativo (per esempio N1 « Escluso ex art. 15, c. 1, n. 3, D.P.R. 633/1972 »)
Totali	Imponibile, IVA, non soggetto a IVA, totale documento
Note di legge	Solo quelle che servono: bollo virtuale, dicitura del forfettario, imposta di soggiorno, rivalsa del bollo, nota di variazione (art. 26), per la ricevuta il motivo del fuori campo IVA e lo spazio per la marca da bollo
Piè di pagina	Su ogni pagina: il numero, il nome del file SDI, l'impronta dell'XML e « Pagina x di n »

Le date sono quelle del calendario italiano, come nel file; l'IVA è quella del documento, al centesimo.

Il registro

Fatturazione → Documenti → Registro elenca fatture, note di credito e ricevute: numero e tipo, intestatario con partita IVA o codice fiscale, data, importo con il netto, stato. Si cerca per numero, nome, codice fiscale o partita IVA, si filtra per date, stato e tipo (i filtri si applicano da soli) e si scorre per pagine.

Un clic su un documento apre il suo dettaglio a lato: PDF, XML (e XML trasmesso, se archiviato), la prenotazione, la nota di credito integrale quando è possibile; sotto, lo stato spiegato in una frase, i dati del documento (numero, data, soggiorno, file SDI, impronta), l'intestatario, le righe con il riepilogo IVA, i documenti collegati e gli atti. I totali in testa distinguono i documenti validi (consegnati, messi a disposizione, emessi senza SDI) da quelli in corso e dagli scarti; le note di credito si sottraggono. Le bozze e i documenti in coda non entrano nei totali del fatturato.

Conservazione a norma

La fattura elettronica va conservata a norma per dieci anni (art. 39 DPR 633/72; art. 2220 c.c.; DM 17 giugno 2014). Il file salvato in un archivio qualunque non è conservazione a norma.

Modalità	Come funziona
Servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate	Si aderisce una volta, dal portale « Fatture e Corrispettivi », per l'emittente (o lo fa il commercialista con delega). Da quel momento l'Agenzia conserva le fatture che passano dallo SDI. In Hotely registri la data di adesione
Conservatore di fiducia	Il servizio del tuo studio o di un fornitore accreditato. In Hotely registri il nome del fornitore

Una fattura trasmessa senza una conservazione registrata compare in coda come Non conservati finché non registri una conservazione che lo copra. Hotely tiene comunque i propri archivi (XML generato, XML trasmesso, PDF, impronte) e li mette nel pacchetto di uscita, ma questo non sostituisce la conservazione a norma. Le ricevute del locatore privato non sono soggette a conservazione a norma.

Il pacchetto di uscita

Per chi lascia Hotely, per lo studio o per un'ispezione: uno ZIP per anno, leggibile senza Hotely. Si scarica da Fatturazione → Trasmissione allo SDI, nel pannello della conservazione (« Scarica il pacchetto dei documenti »), e contiene:

File	Contenuto
`LEGGIMI.txt`	Che cos'è il pacchetto e che cosa non è (non è conservazione a norma)
`indice.csv`	Una riga per documento: numero, data, cliente, importi, stato SDI, identificativi presso il canale e lo SDI, impronte
`manifest.json`	Lo stesso indice in forma leggibile da un programma, con l'impronta di ogni file
`<numero>/fattura.xml`	L'XML generato
`<numero>/trasmesso.xml`	Il file trasmesso dal canale, se archiviato
`<numero>/copia.pdf`	La copia di cortesia, o l'originale per una ricevuta

Ogni impronta si ricalcola sul contenuto: un file che non torna con l'hash registrato è segnalato nell'indice, non nascosto.