Gestori e proprietari
La fatturazione del property manager — i tre modelli di mandato e chi emette all'ospite, il documento in nome del proprietario, la fattura del compenso del gestore, la ricevuta del proprietario privato, chi incassa e la ritenuta del 21%, l'anagrafica del proprietario, i rendiconti e la chiusura del gestore.
Chi gestisce unità di altri deve rispondere a una domanda prima di ogni altra: chi è il fornitore del soggiorno, cioè chi lo vende all'ospite? La risposta non dipende da chi possiede l'immobile né da chi gestisce il PMS, ma dal contratto tra gestore e proprietario. Hotely la chiede in modo esplicito, con il mandato, e ne ricava chi emette, a chi e che cosa.
I tre modelli
| Modello | Chi è il fornitore dell'alloggio | Chi emette all'ospite | Che cosa emette il gestore al proprietario | Norma |
|---|---|---|---|---|
| Vendo in nome mio (mandato senza rappresentanza) | Il gestore | Il gestore, a suo nome, con la sua numerazione | Niente sul soggiorno; il proprietario documenta al gestore il suo corrispettivo (fattura se ha partita IVA, altrimenti ricevuta) | art. 3 c.3 DPR 633/72; art. 1705 c.c. |
| Vendo in nome del proprietario (rappresentanza) | Il proprietario | Il proprietario: fattura se ha partita IVA, ricevuta se è privato. Il gestore la predispone | La fattura del compenso, di norma al 22% | art. 1704 c.c.; art. 21 DPR 633/72 |
| Sublocazione (il gestore prende in affitto e rivende) | Il gestore | Il gestore, a suo nome | Niente: paga un canone al proprietario | — |
Il modello si sceglie in Fatturazione → Impostazioni → Mandato, con decorrenza e versione. La classificazione del contratto concreto spetta al commercialista: la lista di prontezza ricorda se nessun professionista l'ha ancora guardata.
Il documento in nome del proprietario
Nel modello in rappresentanza il soggiorno è una vendita del proprietario. Hotely emette il documento con il proprietario come cedente, con la sua numerazione e il suo regime, e il PDF porta la dicitura « Documento emesso da [gestore] per conto del cedente (art. 21, c. 1, D.P.R. 633/1972) ». La rappresentanza del gestore è un fatto del contratto e resta registrata nel mandato e nel registro.
| Proprietario | Documento all'ospite | Che cosa serve |
|---|---|---|
| Con partita IVA (impresa, ordinario o forfettario) | Fattura elettronica a nome del proprietario, via SDI | Il profilo di emittente del proprietario e il suo incarico di trasmissione |
| Privato (locazione breve senza partita IVA) | Ricevuta a nome del proprietario, fuori campo IVA | L'anagrafica del proprietario; marca da bollo sopra 77,47 € |
Senza il profilo di emittente del proprietario il documento non si emette: la lista di prontezza lo segnala come voce bloccante.
La fattura del compenso
Nel modello in rappresentanza il gestore fattura il suo compenso al proprietario. La fattura nasce dal rendiconto approvato del periodo, con una riga per ogni voce del compenso seguita dal periodo (« … - periodo dal gg/mm/aaaa al gg/mm/aaaa ») e l'aliquota IVA della commissione (22% se il gestore è in regime ordinario, N2.2 se è forfettario). La ritenuta, se il gestore la opera, non riduce la base della fattura del compenso.
Il destinatario della fattura è il proprietario:
| Proprietario | Codice destinatario | Che cosa serve in anagrafica |
|---|---|---|
| Privato italiano | 0000000 | Codice fiscale e indirizzo |
| Società o professionista italiano | Il suo codice di 7 caratteri, oppure 0000000 + PEC | Codice destinatario SDI o PEC: senza nessuno dei due la fattura si ferma prima del numero |
| Estero | XXXXXXX | Paese e indirizzo |
Alla chiusura del mese due controlli verificano che ogni rendiconto che prevede un compenso abbia la sua fattura e che la somma dei compensi dei rendiconti coincida con le fatture emesse.
Chi incassa
| Chi incassa | Conseguenza |
|---|---|
| Il gestore | Il gestore tiene un conto di transito per il proprietario: incassi, commissione, spese, ritenuta, netto da liquidare. Se il soggiorno è una locazione breve, il gestore che incassa o interviene nel pagamento opera la ritenuta del 21% (art. 4 c.5 D.L. 50/2017) |
| Il proprietario | Nessun incasso del gestore da rappresentare: il gestore fattura il compenso e ne tiene il credito |
| Il portale | Il payout arriva a chi è indicato nel contratto con il portale; la ritenuta, se il portale la opera, la certifica il portale |
Hotely non tiene mai denaro dei clienti: registra i flussi, non li esegue.
La ritenuta del 21%
Sulle locazioni brevi (fino a 30 giorni, fuori dall'attività d'impresa) il gestore che incassa i canoni opera una ritenuta del 21% sul canone lordo, a titolo d'acconto, e la versa con F24 codice tributo 1919 entro il 16 del mese successivo. La base è il canone pagato dall'ospite prima di commissioni e spese.
| Voce | Importo |
|---|---|
| Canone incassato dall'ospite | 1.000,00 € |
| Ritenuta 21% (sul lordo) | − 210,00 € |
| Commissione di gestione 20% + IVA 22% | − 244,00 € |
| Pulizie | − 60,00 € |
| Netto al proprietario | 486,00 € |
La ritenuta non si applica se il proprietario è una società o ha partita IVA per quell'attività, se il contratto supera i 30 giorni, o se l'ha già operata un altro intermediario (per esempio il portale). Dal 2026 il proprietario che destina a locazione breve più di due unità si presume imprenditore (L. 178/2020 art. 1 c. 595, come modificato dalla L. 199/2025): Hotely blocca la ritenuta sulla sua anagrafica e chiede la verifica.
Il calcolo, il registro dei versamenti, la Certificazione Unica delle locazioni brevi e il DAC7 sono spiegati nella guida Rendicontazione proprietari · CU · DAC7.
L'anagrafica del proprietario
In Proprietari, per ogni proprietario:
| Campo | Perché serve |
|---|---|
| Persona giuridica (società) | Cambia i dati richiesti e il codice fiscale (11 cifre per le società, 16 caratteri per le persone fisiche) |
| Ragione sociale o Nome e Cognome, Codice fiscale, Partita IVA | Identificazione nel documento e nei modelli dichiarativi |
| Codice destinatario SDI e PEC | Dove arriva la fattura del compenso |
| Indirizzo, Città, Provincia | Sede nel documento |
| Regime fiscale | IRPEF ordinaria, cedolare secca 21% o 26%, forfettario, società |
| Commissione gestione % e IVA su commissione % | Base della fattura del compenso |
| Spese pulizia | Addebito nel rendiconto |
| Ritenuta 21% applicabile | Se il gestore opera la ritenuta |
| Locatore non proprietario | Sublocazione o comodato: cambia la titolarità del reddito |
| Unità dichiarate in locazione breve | Controllo della soglia delle due unità |
| IBAN | Liquidazione del netto |
| Dati catastali e tipo di immobile | CU e DAC7 |
I rendiconti
In Rendiconti proprietari ogni proprietario ha il suo rendiconto per periodo: canone lordo, commissioni, pulizie, ritenuta, netto da liquidare. Un rendiconto approvato è la base della fattura del compenso e della liquidazione. Il consolidamento per proprietario mostra chi riceve quanto nel periodo e il confronto anno su anno.
La chiusura del gestore
In Chiusura del mese il gestore ha sei schede: Chiusura del mese, Payout dei portali, Ritenute e F24, Tassa di soggiorno, Documenti ricevuti, Contratti. I controlli specifici del gestore sono:
| Controllo | Che cosa verifica |
|---|---|
| Rendiconti | Un rendiconto approvato per ogni proprietario con movimenti |
| Fatture del compenso | La fattura del compenso per ogni rendiconto che la prevede |
| Payout dei portali | Payout riconciliati riga per riga |
| Crediti verso i portali | Soggiorni incassati dai portali e non ancora pagati |
| Ritenute | Ritenute decise e versate con F24 entro il 16 |
| Documenti agli ospiti | Nessun obbligo scaduto, nessuno scarto |
| Tassa di soggiorno | Nessuna doppia riscossione, riversamento registrato |
| Integrazioni | Integrazioni TD17/TD18 delle fatture ricevute |
| Quadratura ospiti/proprietari | Le vendite agli ospiti coincidono con la somma attribuita ai proprietari |
| Quadratura compensi | I compensi dei rendiconti coincidono con le fatture del compenso emesse |
| Quadratura ritenute | Le ritenute operate coincidono con quelle versate |
Il resto della chiusura è in Chiusura del mese.