Cassa e documento commerciale
Il banco di Hotely per chi certifica i corrispettivi con il documento commerciale — registratore telematico o procedura web dell'Agenzia, punti di certificazione, turni e conta, vendite, pagamenti, resi e annulli, registro di emergenza, chiusura giornaliera e trasmissione entro 12 giorni, associazione POS e registratore dal 2026, limiti al contante ed eccezione per i turisti.
La pagina Cassa serve a chi certifica i privati con il documento commerciale invece che con la fattura: alberghi con reception, bar o ristorante, e chiunque venda al banco. Compare nella barra laterale quando la fatturazione è attiva. Il locatore privato non usa la cassa: emette ricevute.
Le schede sono sei: Banco, Documenti commerciali, Chiusure, Turni di cassa, Crediti aziendali, Registratori.
Fattura o documento commerciale?
L'art. 22 DPR 633/72 consente ad alberghi e pubblici esercizi di non emettere fattura se il cliente non la chiede entro l'effettuazione dell'operazione. In quel caso il corrispettivo si memorizza e trasmette all'Agenzia con il documento commerciale (D.Lgs. 127/2015 art. 2). La scelta si fa in Cassa → Registratori, riquadro « Come si certifica il privato che non chiede fattura »:
| Scelta | Al privato | Alle aziende e a chi chiede fattura |
|---|---|---|
| Fattura | Fattura elettronica con codice fiscale | Fattura elettronica |
| Documento commerciale | Documento commerciale battuto al banco | Fattura elettronica |
Con « Documento commerciale », i soggiorni dei privati compaiono nel banco tra i Soggiorni da certificare alla cassa alla partenza.
Il punto di certificazione
Un punto di certificazione è lo strumento che dà al documento il suo numero fiscale. Si registra in Registratori → Nuovo punto di certificazione.
| Tipo | Che cos'è | Numero del documento |
|---|---|---|
| Registratore telematico (RT) | Il registratore fisico, con matricola, produttore e reparti configurati | Quello stampato dal registratore, nella forma azzeramento-progressivo (per esempio 0012-0034) |
| Procedura web dell'Agenzia | Il servizio gratuito « Documento commerciale online » del portale Fatture e Corrispettivi, per chi non ha un registratore | Quello restituito dalla procedura |
Per ogni RT registri i reparti del registratore e a quale aliquota o natura corrispondono (per esempio reparto 1 = 10%, reparto 2 = 22%, reparto 3 = N1): il banco ti dice su quale reparto battere ogni riga.
Importante: Hotely non sostituisce il registratore né la procedura dell'Agenzia e non stampa documenti commerciali. Prepara il documento, ti dice che cosa battere, registra il numero che il dispositivo ha dato e tiene la quadratura. Il documento fiscale lo produce il dispositivo.
Il turno di cassa
- Apri il turno con il fondo cassa iniziale e il registratore.
- Durante il turno registri i movimenti: prelievo, versamento, rimborso in contanti, ognuno con una nota.
- Chiudi e conta: inserisci il contante contato. Hotely calcola il contante atteso (fondo + incassi in contanti − rimborsi in contanti ± movimenti) e registra la differenza.
Esempio: fondo 100,00 €, una cena pagata in contanti 55,00 €, un reso rimborsato in contanti 10,00 € → atteso 145,00 €.
La vendita al banco
- Vendita al banco: scegli il conto (una prenotazione o una vendita senza soggiorno) e le righe da certificare.
- Indica come paga il cliente. I campi sono quelli del tracciato ufficiale:
| Campo | Uso |
|---|---|
| Contanti | Pagamento in contanti |
| Elettronico | Carta, bancomat, bonifico istantaneo, link di pagamento |
| Buoni pasto | Importo e numero dei buoni |
| Non riscosso — servizi | Servizio reso e non ancora pagato (sarà incassato dopo) |
| Non riscosso — fattura | Il pagamento seguirà una fattura (per esempio all'azienda) |
| Sconto a pagare | Sconto concesso al momento del pagamento |
- Il documento passa in Da battere sul registratore: lo batti sul dispositivo, reparto per reparto.
- Registra il numero del documento che il registratore ha stampato, con data e ora, e se vuoi una foto o il PDF dello scontrino. Da quel momento il documento commerciale è emesso e gli incassi sono registrati sul conto: contanti, carta e buoni pasto, fino al saldo del conto.
Un documento preparato e poi non battuto si abbandona con il motivo: non resta in sospeso.
Il non riscosso
Un servizio certificato come « non riscosso » e pagato più tardi non produce un nuovo documento: da Incasso del non riscosso registri l'incasso con il mezzo di pagamento, e il conto si aggiorna.
Reso e annullo
| Operazione | Quando | Regole |
|---|---|---|
| Reso | Il cliente restituisce o non riceve una parte di ciò che ha pagato | Si rende solo ciò che il documento originale ha certificato, riga per riga, fino a quanto resta da rendere; serve un motivo |
| Annullo | Il documento è sbagliato per intero | Solo se sul documento non c'è già stato un reso; altrimenti si rende il resto |
Reso e annullo si battono sul registratore con il riferimento al documento originale (numero, data, matricola), che Hotely ti mostra. Il rimborso in contanti entra nel turno come uscita.
Fattura dopo il documento commerciale
Se il cliente chiede la fattura dopo aver ricevuto il documento commerciale, la fattura si emette a fronte di quel documento, collegata a lui: l'importo non si certifica due volte. Il pacchetto del mese indica se l'IVA di quella fattura è già compresa nei corrispettivi del giorno, così lo studio non la conta due volte.
Il registratore fuori servizio
Se il registratore si guasta, segnalo come fuori servizio: i documenti si annotano sul registro di emergenza e la giornata viene marcata. Quando il registratore torna in funzione, o con la procedura web dell'Agenzia, i corrispettivi della giornata si regolarizzano secondo le istruzioni dell'Agenzia per i malfunzionamenti.
La chiusura giornaliera
Ogni giorno, per ogni registratore:
- Chiudi la giornata inserendo il numero di azzeramento (Z) e il totale che il registratore ha stampato.
- Hotely confronta quel totale con la somma dei documenti commerciali del giorno (vendite meno resi e annulli) e mostra la differenza.
- Registri l'esito della trasmissione dei corrispettivi all'Agenzia: trasmesso, con il riferimento della ricevuta.
La trasmissione va fatta entro 12 giorni (D.Lgs. 127/2015 art. 2 c.6-ter). La scheda Chiusure mostra la scadenza di ogni giornata e quelle in ritardo. Una chiusura già fatta si può correggere.
POS e registratore (dal 2026)
Dal 2026 ogni strumento di pagamento elettronico va associato al registratore nel servizio web dell'Agenzia (L. 207/2024 art. 1 cc. 74-77; provv. AdE 31 ottobre 2025 n. 424470). È un collegamento logico, non un cavo. In Registratori → Associazioni POS ↔ registratore registri per ogni POS, fisico o virtuale, la data di associazione.
| Stato | Significato |
|---|---|
| Associato | Associazione fatta e registrata |
| Da associare | Dentro la finestra utile |
| In ritardo | Finestra chiusa senza associazione |
| Rimosso | POS dismesso |
Per gli strumenti attivi a gennaio 2026 il termine era il 20 aprile 2026. Per un POS nuovo la finestra va dal sesto giorno del secondo mese successivo alla sua disponibilità all'ultimo giorno di quel mese. L'associazione serve a chi certifica con documento commerciale e ha un registratore attivo.
Il limite al contante
Il contante tra soggetti diversi è vietato da 5.000 € in su per operazione (D.Lgs. 231/2007 art. 49). I pagamenti della stessa operazione si sommano: dividere il conto in più pagamenti non aggira il limite. Il banco blocca un incasso in contanti che porterebbe l'operazione oltre il limite e chiede un mezzo tracciabile per il resto.
L'eccezione per i turisti stranieri
Per le persone fisiche di cittadinanza non italiana e residenti fuori dall'Italia (compresi i cittadini dell'Unione europea e dello Spazio economico europeo, dal 2019), le strutture e i negozi che hanno fatto la comunicazione preventiva all'Agenzia possono incassare in contanti fino a 15.000 € (art. 3 D.L. 16/2012, come modificato dalla L. 145/2018). Condizioni dell'esercente: fotocopia del passaporto, autocertificazione del cliente su cittadinanza e residenza, versamento del contante sul conto dedicato entro il primo giorno lavorativo successivo.
Quando il contante arriva a 5.000 €, il banco mostra i campi dell'eccezione: cittadinanza, residenza, numero del passaporto, protocollo della comunicazione preventiva e la prova (copia del passaporto e autocertificazione). Senza tutti i campi, l'eccezione non si applica. Hotely non valuta i requisiti: registra che li hai dichiarati, con la prova.
La comunicazione annuale
Le operazioni in contanti con l'eccezione si comunicano ogni anno all'Agenzia con il modello polifunzionale, entro il 10 aprile (20 aprile per chi liquida l'IVA a trimestre). Dal 2026 la comunicazione riguarda solo le operazioni da 5.000 € in su (prima la soglia era 1.000 €, L. 199/2025). Il pannello Contanti dei turisti da comunicare elenca, per anno, le operazioni da comunicare, sommate per operazione.
Crediti aziendali
La scheda Crediti aziendali mostra le fatture emesse alle aziende e non ancora incassate, con i giorni di anzianità, l'incassato e i solleciti già fatti.
- Registra l'incasso: importo, mezzo (bonifico, carta, contanti), data e riferimento. L'incasso va sul conto dell'azienda; non nasce un documento nuovo, perché la fattura c'è già. Si può incassare anche solo una parte.
- Sollecito: registri che cosa hai chiesto e come (email, PEC, telefono, lettera). Resta negli atti, con la data.
Alla chiusura del mese un controllo segnala i crediti oltre 90 giorni.