Contratto di soggiorno

Il contratto di soggiorno è facoltativo. Se lo attivi, l'ospite lo legge e lo firma dal telefono subito dopo il check-in online, e tu ritrovi la copia firmata nella prenotazione.

Finché non lo attivi, per te e per i tuoi ospiti non cambia nulla.

Il contratto è della tua struttura

Hotely ti propone un modello già scritto, con due versioni: locazione turistica (appartamenti, case vacanze) e struttura ricettiva (hotel, B&B, affittacamere).

Il contratto però è tuo: lo leggi, lo adatti e lo confermi a tuo nome. Aurora Technologies, che fornisce Hotely, non è parte del contratto, e il testo lo dice in apertura. Senza la tua conferma il check-in non mostra nessun contratto.

Cosa serve prima di attivarlo

• Ragione sociale, sede e partita IVA o codice fiscale di chi gestisce la struttura. Li precompiliamo dai dati che hai già inserito: controllali.
• Il link alla tua informativa privacy per gli ospiti.
• Un numero di telefono per le urgenze durante il soggiorno.
• Il CIN di ogni alloggio. Se ti manca, lo aggiungi in PMS → la tua struttura → Camere.

Finché manca uno di questi dati, Hotely ti dice quale e non lascia confermare.

Come si attiva

PMS → la tua struttura → Configurazione → Contratto di soggiorno

Lo trovi nel menu a sinistra, nella sezione Configurazione.

1. Nella scheda Gestore e regole scegli il tipo di contratto, controlla i dati del gestore e le regole: orari di ingresso e uscita, ore di quiete, deposito, penali, cosa comprende il prezzo.
2. Nella scheda Testo scrivi le regole della casa e, se vuoi, l'inventario dell'alloggio. Poi rileggi il contratto e modificalo dove serve.
3. Premi Salva bozza.
4. Nella scheda Stato e conferma apri Leggi l'anteprima. Puoi vederla compilata con una prenotazione vera, esattamente come la vedrà l'ospite, e scaricarla in PDF.
5. Spunta «Ho verificato questo contratto e lo uso a mio nome con i miei ospiti» e conferma.
6. Accendi l'interruttore Nel check-in.

Solo il titolare o un amministratore del team può confermare il contratto e attivarlo.

Cosa puoi modificare

• Le regole, che il contratto riporta da solo nei punti giusti.
• Ogni clausola: puoi riscriverla, toglierla o riportarla al testo di Hotely.
• Clausole tue, aggiunte in un articolo esistente o in fondo, in «Altre condizioni». Se una clausola tua va approvata espressamente dall'ospite, segnalo: finisce nell'elenco della seconda firma.
• Regole della casa e inventario, che l'ospite firma come allegati e ritrova nella pagina del suo soggiorno.

Alcune clausole non si modificano o non si tolgono. Quelle che descrivono come funziona Hotely non si modificano. Le tutele che la legge riconosce all'ospite (registrazione in Questura, diritti del consumatore, privacy, lingua del contratto) si possono riformulare ma non togliere.

Numeri degli articoli, rimandi interni ed elenco delle clausole da approvare si aggiornano da soli quando togli o aggiungi qualcosa.

Cosa vede l'ospite

Dopo aver compilato i dati del check-in online, l'ospite trova il contratto nella stessa pagina:

1. legge il contratto, compilato con i dati della sua prenotazione, fino in fondo;
2. firma il contratto;
3. firma una seconda volta, a parte, le clausole che la legge chiede di approvare espressamente (artt. 1341 e 1342 del Codice civile);
4. riceve un codice via email e lo inserisce per confermare;
5. riceve via email la copia PDF del contratto firmato.

Il contratto è in italiano, la lingua in cui è valido. Istruzioni, pulsanti e un breve riassunto sono nella lingua dell'ospite.

Firma un adulto: chi firma si impegna anche per gli altri ospiti della prenotazione. Se il check-in l'ha fatto un minorenne, l'ospite inserisce i dati di un adulto.

Nella prenotazione

Nella scheda della prenotazione, sezione Documenti → Contratto di soggiorno, vedi a che punto è l'ospite: se ha aperto il contratto, se l'ha letto, quali firme ha fatto. Da lì puoi:

• Firma al banco (QR): l'ospite inquadra il codice con il suo telefono e firma lì;
• Invia per email o Copia link, per chi non ha fatto il check-in online o arriva da un portale;
• Rigenera link, se l'hai mandato alla persona sbagliata: il vecchio smette di funzionare;
• scaricare il PDF firmato o rimandare la copia all'ospite.

Se dopo la firma cambiano le date, il numero di ospiti, l'alloggio o il prezzo del soggiorno, la prenotazione mostra «Contratto da rifirmare» con quello che è cambiato. Con Chiedi una nuova firma l'ospite riceve un link nuovo. La firma precedente resta nell'archivio.

Lo stato del contratto compare anche nella finestra Registra check-in.

Versioni e registro

Ogni versione che confermi resta archiviata e non si può più modificare: data, ora, chi l'ha confermata e il testo esatto, scaricabile in PDF. Il registro elenca ogni azione sul contratto: bozze salvate, conferme, attivazione e disattivazione.

Se cambi il testo, gli ospiti continuano a firmare la versione in uso finché non confermi quella nuova.

Disattivare il contratto non tocca quelli già firmati.

Cosa contiene la copia firmata

Il PDF che ricevono l'ospite e la struttura contiene il contratto con entrambe le firme e una pagina finale con i dati della firma: quando l'ospite ha aperto e letto il contratto, data, ora e indirizzo IP di ogni firma, quando ha ricevuto e inserito il codice, e un codice di conferma.

Chiunque abbia il PDF può verificarlo su hotely.ai/verifica-contratto con il codice di conferma. Il file si controlla nel browser e non viene caricato.

Per quanto tempo restano

Hotely conserva ogni contratto firmato per dieci anni dalla firma, il tempo in cui può servire come prova, e poi lo cancella da solo. Le richieste di firma mai completate si cancellano dopo dodici mesi. Nessuno, nemmeno tu, può modificare o cancellare un contratto firmato prima di quella data.

Scrivilo nella tua informativa privacy per gli ospiti: «Il contratto di soggiorno firmato è conservato per dieci anni dalla firma».

Se vendi anche sui portali

Con Booking.com e Airbnb la firma avviene dopo la prenotazione. Perché l'ospite lo sappia prima di prenotare, scrivi nelle regole della casa del tuo annuncio: «Al check-in online si firma il contratto di soggiorno con la struttura».

La firma non blocca mai l'arrivo: se un ospite del portale non firma, il soggiorno procede come sempre e la prenotazione mostra «Contratto da firmare».

Il deposito cauzionale

Hotely non incassa e non blocca depositi sulla carta dell'ospite. Se nel contratto indichi un importo, il deposito lo chiedi e lo restituisci tu, con il mezzo che usi già. Se non lo indichi, il contratto riporta «Nessun deposito».

Cosa resta a te

• Il contenuto del contratto. Il modello è una proposta: sei tu a usarlo con i tuoi ospiti e a risponderne.
• Il riconoscimento dell'ospite. La firma del contratto non sostituisce la verifica di persona del documento richiesta per Alloggiati Web.

Domande frequenti

L'ospite arriva da Booking.com o Airbnb senza email. Come firma? Nella pagina di firma inserisce la sua email: il codice e la copia arrivano lì. Oppure firma al banco con il QR.

Posso far firmare chi non ha fatto il check-in online? Sì: dalla prenotazione mostri il QR o mandi il link. L'ospite inserisce i suoi dati e firma.

Ho modificato una regola dopo che alcuni ospiti avevano già firmato. Cosa succede? Chi ha già firmato resta con il contratto che ha firmato. I nuovi ospiti firmano la nuova versione, quando l'hai confermata.

L'ospite non ha ricevuto il codice. Dalla pagina di firma può chiederne un altro dopo qualche secondo. Se l'indirizzo è sbagliato, lo corregge prima di firmare.