Codice di accesso alla camera
Come Hotely consegna all'ospite il modo di entrare — codice della camera, codici della serratura smart e link del soggiorno. Le tre modalità di invio, il codice legato al check-in online, e cosa riceve ogni ospite a seconda del portale da cui arriva.
Ogni struttura ha un modo di far entrare l'ospite, e Hotely ne conosce tre.
Il codice della camera è un numero fisso che scrivi tu: la combinazione della cassetta di sicurezza, del locker all'ingresso, della tastiera meccanica sulla porta. Non scade e non cambia da solo. È quello che oggi detti al telefono o scrivi a mano in chat.
I codici della serratura smart li genera la serratura stessa, se hai TTLock o Nuki collegati. Sono diversi per ogni soggiorno, valgono solo nelle date di quella prenotazione e si possono revocare.
Il link del soggiorno apre l'agente di Hotely su una pagina che l'ospite tiene in mano davanti alla porta: i tasti per aprire, i codici quando sono validi, e la possibilità di fare domande. Scade con il soggiorno.
Questa pagina riguarda soprattutto il primo, perché è quello che quasi tutte le strutture italiane usano davvero, e perché è l'unico che puoi condizionare a un'azione dell'ospite: puoi consegnarlo solo dopo che ha completato il check-in online.
Perché legarlo al check-in
Finché la registrazione degli ospiti è facoltativa nei fatti, buona parte degli ospiti la salta e i documenti si raccolgono al banco il giorno dell'arrivo.
Quando il codice arriva in cambio della registrazione, compilare smette di essere un favore e diventa il modo di entrare in camera. Le schedine arrivano prima dell'ospite e al banco non resta nulla da raccogliere.
Non è un obbligo: è una delle tre modalità, e le altre due restano disponibili.
Dove si configura
Booking Engine → la tua struttura → Impostazioni → Alloggiati Web
Dentro la sezione Codice di accesso alla camera trovi due blocchi. Quando mandarlo, con le tre modalità. E Il codice di ogni camera, con un campo per ogni tipologia: lascialo vuoto e per quella tipologia non parte nulla.
Il campo è per tipologia, non per stanza fisica. Se hai sei camere identiche che condividono la stessa tastiera, è un campo solo ed è giusto così. Se invece hanno combinazioni diverse, vanno separate in tipologie diverse.
Sotto le modalità c'è una tabella che si aggiorna mentre scegli e dice cosa riceverebbe ogni tipo di ospite con le impostazioni attuali. Le righe gialle sono ospiti che resterebbero senza niente, con scritto il motivo.
Le tre modalità
Non mandarlo mai in automatico
Il valore predefinito per tutte le strutture. Hotely non manda nulla da sé: il codice resta memorizzato sulla camera e lo mandi tu, quando decidi, con il pulsante Manda il codice della camera sul dettaglio della prenotazione.
Con le istruzioni di arrivo
Il codice parte con l'email di pre-arrivo, nelle 24 ore prima del check-in — oppure subito, se la prenotazione arriva a ridosso dell'arrivo. Per gli ospiti che il portale ci consegna senza indirizzo email, va nel messaggio di check-in dentro la conversazione del portale.
L'ospite lo riceve anche se non si è registrato. È la modalità più comoda per lui, e quella che non ti aiuta a raccogliere i dati.
Solo dopo il check-in online
Nelle 24 ore prima dell'arrivo l'ospite riceve il link per registrarsi — subito, se prenota all'ultimo momento. Il codice non è in quel messaggio: arriva da solo, in pochi secondi, appena la registrazione è completata.
Il messaggio dice esplicitamente all'ospite cosa otterrà: «Il codice di accesso arriva appena completi il check-in online». Senza quella riga l'ospite legge un adempimento burocratico e lo rimanda.
Chi non si registra non riceve niente. È il punto della modalità, non un effetto collaterale.
Importante: questa modalità richiede che il pre check-in Alloggiati sia raccolto da Hotely. Servono accesi sia l'integrazione Alloggiati Web sia l'interruttore «Raccolta dati nel booking engine», entrambi sulla stessa pagina. Senza, nessun ospite riceve mai un modulo da compilare, quindi nessuno completa la registrazione, quindi nessun codice parte più. Hotely rifiuta il salvataggio e ti spiega perché.
Come fa Hotely a sapere quale camera
È la prima domanda delle strutture con più camere, e la risposta non passa mai da somiglianze di nomi o da abbinamenti probabili.
Il codice è una proprietà della tipologia di camera, e ogni prenotazione porta con sé la propria tipologia fin dal momento in cui entra — anche giorni prima che tu assegni la stanza fisica, che è esattamente quando il codice va mandato. Il modulo di pre check-in nasce legato alla prenotazione, quindi quando l'ospite compila, Hotely sa già di quale camera si tratta.
Se una prenotazione occupa più camere, Hotely manda il codice solo quando tutte dicono la stessa cosa. Codici diversi, o una camera senza codice, e non parte nulla: il motivo finisce nella cronologia e il messaggio lo scrivi tu, che sai quale porta è quale.
Cosa riceve ogni ospite
Il canale non lo scegli: dipende da cosa il portale ci ha dato. Sono quattro situazioni, e si comportano in modo diverso.
Ospite con un indirizzo email vero
Prenotazione dal tuo sito, o presa al banco con l'email. Riceve tutto per email. Con «solo dopo il check-in», l'email di pre-arrivo porta il link di registrazione e il codice arriva subito dopo con un'email dedicata, il cui oggetto nomina il codice — «[nome struttura]: il tuo codice di accesso» — invece di annunciare un generico messaggio.
Ospite Booking.com, con l'indirizzo del portale
Booking.com fornisce un indirizzo del tipo @guest.booking.com. Le email arrivano davvero, quindi questo ospite riceve il codice della camera come chiunque altro.
I codici della serratura smart, invece, su quell'indirizzo non viaggiano: restano sul link del soggiorno. La casella di Booking.com conserva i messaggi e non è tua. Il codice della camera lo detti già al telefono, quindi non cambia nulla; un codice di serratura è una chiave revocabile, e va su un canale che scade.
Ospite Airbnb, o qualsiasi portale senza email
Airbnb non ci dà mai un indirizzo. Anche Booking.com, al primo caricamento dopo la connessione, a volte manda prenotazioni senza contatti. Per questi ospiti l'email di pre-arrivo non può partire: l'unico canale è la conversazione del portale.
Serve accendere un interruttore, che vive su un'altra pagina:
Messaggi → pulsante «Risposte AI» → sezione «Accesso alla struttura» → «Manda il check-in se l'ospite non ha un'email»
È spento di default per tutte le strutture. Scrivere nella conversazione di un portale è casa tua, e chi ha già configurato un messaggio di benvenuto sull'extranet si ritroverebbe due flussi di check-in addosso allo stesso ospite.
Questo messaggio esiste per chiedere qualcosa all'ospite: il pre check-in, il documento d'identità, o entrambi. Se la tua struttura non raccoglie né l'uno né l'altro da Hotely, non c'è niente da chiedere e il messaggio non parte — nemmeno con l'interruttore acceso e un codice impostato. In quel caso il codice per gli ospiti senza email va dato a mano.
Su questo messaggio restano due protezioni. Se Hotely vede che hai già scritto tu in quella conversazione, tace: due flussi di check-in sullo stesso ospite sono peggio di nessuno. E non lo manda mai due volte.
Ospite senza email e senza conversazione
Prenotazione presa al telefono, walk-in, riservazione annotata al banco. Su un affittacamere non è il caso raro: spesso è la maggioranza.
Per questi ospiti non esiste un canale su cui mandare niente in automatico. Hai due strumenti.
Il link di pre check-in dal banco, nel pannello «Link pre check-in dal banco» della pagina Schedine Alloggiati. Genera un link da mandare come preferisci — WhatsApp, SMS, di persona. Il campo Prenotazione collegata è la parte che conta: scegliendo il soggiorno, il link resta legato ad esso, e quando l'ospite compila il codice della sua camera parte da solo. Un link generato senza prenotazione non sa a quale camera appartenga l'ospite: non fa partire nulla, e lascia la schedina scollegata dal soggiorno.
Il codice a schermo. Sul dettaglio della prenotazione, quando l'ospite non ha alcun canale, compare un riquadro con il codice della sua camera, pronto da leggere al telefono.
Se usi l'agente AI sulle conversazioni dei portali
Hotely può rispondere ai messaggi degli ospiti su Booking.com e Airbnb, in tre configurazioni: spento, bozza (l'agente scrive, una persona invia) e invio automatico. Quasi nulla di questa pagina dipende da quella scelta, ma l'eccezione conta.
Il messaggio di check-in non dipende dall'agente. Parte nelle 24 ore prima dell'arrivo anche con le risposte AI completamente spente. Il testo non è scritto dal modello: è composto da Hotely, sempre uguale, con i link giusti per quella prenotazione. L'interruttore vive nella stessa finestra delle impostazioni AI solo perché è lì che si governa tutto ciò che riguarda le conversazioni dei portali.
Lo stesso vale per «Manda le chiavi se l'ospite non ha un'email»: è una consegna programmata, non una risposta, e funziona con l'agente spento.
Una sola funzione richiede l'agente acceso: «Manda le chiavi quando l'ospite le chiede». Quella reagisce a una domanda dell'ospite — «come entro?» — e serve l'agente per riconoscerla. In modalità bozza le chiavi sono già allegate al testo che approvi, così vedi esattamente cosa partirà; in invio automatico parte da sé.
Il punto chiave: anche quando è l'agente a rispondere, il codice non passa mai dal modello. L'agente decide soltanto se la domanda sull'accesso è stata fatta; cosa allegare lo decide Hotely, dopo. In una conversazione di un portale scrive chiunque abbia quella prenotazione, e se il codice entrasse nelle istruzioni del modello basterebbe un messaggio costruito bene per farselo consegnare.
Se hai TTLock o Nuki
Le serrature smart hanno un percorso proprio e questa funzione non lo disturba.
Sulla porta della camera comanda la serratura. Dove ha già emesso un codice per quel soggiorno, il codice fisso della camera non parte: due numeri diversi per la stessa porta sono un modo per sbagliarla, e quello che apre davvero è il codice della serratura. Vale anche quando l'invio lo fai tu dal pulsante.
Una serratura sull'ingresso comune — il portone, il cancello — non ha voce sulla porta della stanza. Se hai la serratura smart sul portone e la tastiera meccanica sulle camere, l'ospite riceve entrambi i codici: sono due porte diverse, e servono tutte e due.
Se scegli «solo dopo il check-in online», la regola vale anche per la serratura: i codici restano trattenuti finché l'ospite non si registra, e con loro il tasto «apri porta» del link del soggiorno. La pagina, al posto dell'orario, mostra «Il codice di accesso arriva appena completi il check-in online», perché l'ospite non sta aspettando un orario ma un'azione propria.
L'invio avviene una volta sola
Hotely segna la prenotazione prima di mandare, non dopo. Un ospite che ricarica due volte la pagina di check-in, o due richieste che arrivano nello stesso istante, ricevono comunque un solo messaggio.
Ogni invio lascia una riga in Comunicazioni ospite, sul dettaglio della prenotazione, che registra a chi è andato — indirizzo email, oppure nome, portale e codice prenotazione — su quale canale, quale codice è stato consegnato, e la ricevuta del portale quando è passato da una conversazione.
Anche i mancati invii automatici finiscono lì, con il motivo: camera senza codice, camere che non concordano, nessun canale disponibile. Una struttura che ha attivato la modalità e dimenticato un codice non deve scoprirlo dall'ospite fermo davanti alla porta. Quando invece premi tu il pulsante, il motivo compare subito a schermo.
Riscrivere i testi
L'email che porta il codice ha un modello dedicato:
Booking Engine → la tua struttura → Template email → Codice di accesso
Puoi cambiare oggetto, titolo e testo introduttivo, in italiano e in inglese. Il codice non è una variabile da inserire nel testo: è il contenuto, e Hotely lo stampa nel suo riquadro. Chi riscrive il messaggio non può spostarlo per sbaglio né dimenticarlo.
Il messaggio che va nelle conversazioni dei portali viaggia in 14 lingue, in quella con cui l'ospite ha prenotato: lì è spesso l'unica comunicazione che riceve da te.
Come attivarlo
Il modo più rapido è il pulsante Aiutami a configurare, nella sezione Codice di accesso alla camera: quattro domande e ti dice i passi del tuo caso, segnando quelli già a posto.
Se preferisci farlo a mano:
- Inserisci il codice di ogni camera in Impostazioni → Alloggiati Web. Le camere lasciate vuote non mandano nulla.
- Scegli la modalità. Se scegli «solo dopo il check-in online», verifica che il pre check-in sia raccolto da Hotely.
- Leggi la tabella Cosa riceve ogni tipo di ospite: le righe gialle sono ospiti che resterebbero senza codice.
- Se ricevi prenotazioni da Airbnb o da portali senza indirizzo email, accendi il messaggio di check-in nella conversazione, in Messaggi → Risposte AI.
- Per le prenotazioni prese al telefono, genera il link di pre check-in dal banco collegandolo alla prenotazione.
Domande frequenti
L'ospite può ricevere il codice due volte? No. La prenotazione viene segnata prima dell'invio, e il pulsante Manda il codice della camera rispetta lo stesso blocco: dopo la consegna sparisce e al suo posto compare la data.
Se cambio il codice di una camera, chi l'ha già ricevuto? Ha ancora il vecchio. La cronologia di ogni prenotazione registra quale codice è stato mandato a chi, così sai esattamente a chi scrivere.
L'ospite si registra in ritardo, il secondo giorno. Riceve lo stesso il codice? Sì. L'invio è legato alla registrazione, non al calendario: appena completa, il codice parte.
Posso mandarlo comunque a chi non si è registrato? Sì. Il pulsante Manda il codice della camera ignora la modalità, perché in quel momento c'è una persona che sta decidendo. Restano validi il blocco contro i doppioni e la regola sulle serrature smart.
Devo accendere le risposte AI per usare questa funzione? No. Solo «Manda le chiavi quando l'ospite le chiede» richiede l'agente attivo, perché è una risposta a una domanda. Tutto il resto funziona con l'agente spento.
Attivarlo cambia qualcosa sulle mie altre strutture? No: ogni impostazione si applica a una struttura sola. Le due che introducono un messaggio nuovo — la modalità di invio del codice e il messaggio di check-in nelle conversazioni dei portali — nascono spente per tutti. Gli interruttori delle chiavi della serratura sono invece già accesi di serie, ma riguardano solo chi ha TTLock o Nuki collegati: senza serrature non producono nulla.