Gestione prenotazioni
Gestire le prenotazioni in Hotely — stati, elenco e filtri, prenotazione manuale dal banco, scheda prenotazione (ospite, camera, importi, pagamenti, conti, documenti, messaggi, note interne, cronologia), modifiche, cancellazioni e storico importato.
Tutte le prenotazioni della struttura — dal sito, dai portali, dall'agente AI, dal telefono o inserite al banco — stanno nello stesso elenco e hanno la stessa scheda. Da lì le confermi, le modifichi, incassi, comunichi con l'ospite e prepari i documenti fiscali.
Le trovi in Operatività → Prenotazioni.
Stati della prenotazione
| Stato | Significato |
|---|---|
| In attesa | Il checkout è in corso: la camera è tenuta in attesa del pagamento (hold) |
| Da approvare | La prenotazione aspetta la conferma dello staff (conferma istantanea disattivata o richiesta da verificare) |
| Confermata | Prenotazione confermata |
| Check-in | L'ospite è arrivato |
| Check-out | L'ospite è partito |
| Cancellata | Annullata dall'ospite, dallo staff o dal portale |
| Scaduta | Il checkout non è stato completato entro la hold |
| No-show | L'ospite non si è presentato, segnato dallo staff |
Il passaggio a No-show è sempre manuale: Hotely non segna mai da solo un ospite come non presentato, perché la camera tornerebbe in vendita anche sui portali mentre l'ospite potrebbe essere in viaggio.
L'elenco
Origine
Ogni prenotazione mostra da dove arriva: pagina di prenotazione, widget, chat, telefono, WhatsApp, banco (inserita dallo staff), oppure il portale — Booking.com, Airbnb, Expedia o altri.
Ricerca e filtri
- Ricerca per codice, nome, email o telefono dell'ospite.
- Filtri per stato, origine, date di arrivo, di partenza e di creazione.
Le prenotazioni con note interne mostrano un indicatore con il numero di note.
Esportazione
Esporta l'elenco filtrato in CSV per analisi o per il commercialista.
Nuova prenotazione dal banco
Nuova prenotazione (dalla panoramica, dal calendario o dall'elenco) serve per telefonate, email, walk-in e gruppi. Rispetto al checkout online, lo staff ha più libertà:
- email facoltativa — l'ospite può non averla;
- tariffa fuori listino — puoi impostare un prezzo diverso da quello calcolato;
- deroga all'occupazione — puoi superare i massimi di adulti o bambini della camera;
- soggiorno minimo e massimo — il banco può derogare, e può prenotare anche sulle date chiuse solo sul sito o solo sui portali (la chiusura vendita ovunque vale anche per il banco).
Il pagamento si registra come incasso al banco oppure si invia all'ospite un link di pagamento.
La scheda prenotazione
Ospite e soggiorno
Dati dell'ospite principale, contatti, date, ospiti (adulti e bambini con età), tariffa, orario di arrivo comunicato, richieste dell'ospite e soggiorni precedenti dello stesso ospite.
Stanza assegnata
La camera fisica assegnata. Puoi cambiarla in qualsiasi momento prima del check-in, anche verso una tipologia superiore. Vedi Unità camera.
Dettaglio importi
Tutte le voci che compongono il totale: notti, trattamento, fee, extra, sconti, tasse e tassa di soggiorno.
Conti del portale
Per le prenotazioni dei portali: codice del portale, incassato dal portale o da riscuotere all'arrivo, commissione del portale, netto alla struttura, offerte applicate dal portale (es. Genius) e confronto con il listino attuale.
Pagamenti e rimborsi
Lo storico di acconti, saldi, addebiti e rimborsi, con le scadenze future. Da qui incassi il saldo, invii un link di pagamento o emetti un rimborso. Vedi Pagamenti e ledger.
Folio / Cassa e documento fiscale
Il conto della prenotazione (ospite ed eventualmente azienda), gli incassi al banco e il documento fiscale da emettere: ricevuta, fattura o documento commerciale. Puoi intestare il conto a un cliente aziendale. Vedi Fatturazione.
Consumi in camera
Gli ordini fatti durante il soggiorno (servizi, room service, esperienze) e il loro stato.
Documenti e contratto
I documenti d'identità caricati dall'ospite o registrati al check-in, lo stato delle schedine per la Questura e il contratto di soggiorno firmato. Vedi Documenti ospite.
Messaggi
La conversazione con l'ospite: email, messaggi del portale (Booking.com, Airbnb, Expedia) e chat del link di soggiorno. Vedi Comunicazioni ospite.
Note interne
Note visibili solo allo staff, con autore e data: "arriva tardi, lasciare le chiavi in cassetta", "ospite abituale, preferisce piano alto". Non raggiungono mai l'ospite. Le vedi anche nel ricevimento e nell'app.
Recensione
Il feedback dell'ospite e la recensione sul portale, se presenti.
Cronologia
Ogni evento della prenotazione, con data, ora e autore: creazione, pagamenti, email inviate, assegnazione camera, modifiche, check-in, check-out. Per le cancellazioni indica chi ha annullato: l'ospite dal suo link, lo staff o il portale (Airbnb dichiara se è stato l'ospite o l'host; Booking.com non lo comunica).
Azioni
| Azione | Quando | Effetto |
|---|---|---|
| Approva / Rifiuta | Prenotazioni da approvare | Conferma con email all'ospite, oppure rifiuta con un motivo |
| Check-in | Confermate | Registra l'arrivo; controlla camera assegnata e documenti |
| Check-out | In casa | Registra la partenza, segnala saldi aperti e mette la camera tra quelle da pulire |
| Incasso saldo | Con saldo aperto | Registra un incasso al banco o online |
| Emetti rimborso | Con pagamenti online | Rimborso totale o parziale sul metodo usato |
| Segna come no-show | Confermate, nel giorno di arrivo | Registra la mancata presentazione e applica la penale prevista |
| Annulla | Non ancora concluse | Calcola la penale secondo la tariffa, rimborsa l'eventuale differenza, libera la camera ovunque e avvisa l'ospite |
Annullare una prenotazione dei portali
Una prenotazione di Booking.com, Airbnb o Expedia si annulla sul portale, non in Hotely: per questo nella scheda il pulsante diventa Annulla su seguito dal nome del portale.
- Airbnb: puoi annullare direttamente da Hotely con Annulla da Hotely su Airbnb, scegliendo il motivo e scrivendo il messaggio per l'ospite. Airbnb può trattenere una penale di cancellazione host dal tuo prossimo compenso: l'avviso nella finestra te lo ricorda. In alternativa, Apri su Airbnb.
- Booking.com ed Expedia: la finestra mostra il codice della prenotazione, i passaggi da fare sul portale e il pulsante per aprirlo.
Quando hai annullato sul portale, premi Ho annullato: verifica ora: Hotely rilegge subito le prenotazioni dal portale e libera la camera ovunque.
Modifica
Modifica prenotazione permette di cambiare date, camera, tariffa, ospiti ed extra. Hotely ricalcola il prezzo e la differenza va sul saldo da incassare o diventa un rimborso. La disponibilità aggiornata parte subito verso i portali.
Le prenotazioni dei portali si modificano sul portale: le modifiche arrivano in Hotely in automatico. Dalla scheda puoi comunque cambiare la camera assegnata, aggiungere note e gestire il conto.
Storico importato
Se arrivi da un altro gestionale, in Prenotazioni → Storico trovi i soggiorni passati importati: consultabili, con filtri per anno, stato e canale, e con i totali di soggiorni, notti, incasso e tariffa media. I soggiorni futuri importati diventano invece prenotazioni vere. Vedi Migrazione da altri sistemi.