Documenti ospite
Raccolta dei documenti d'identità degli ospiti prima dell'arrivo in Hotely — attivazione, caricamento dal link personale, stati, consultazione sicura dalla scheda prenotazione, collegamento con Alloggiati Web e cancellazione automatica.
Panoramica
Le strutture ricettive italiane devono identificare gli ospiti e comunicarne le generalità alla Questura (art. 109 TULPS). Hotely permette di raccogliere i dati e i documenti d'identità prima dell'arrivo: l'ospite li carica dal telefono, lo staff li ritrova nella scheda della prenotazione e le schedine per Alloggiati Web sono pronte senza ricopiare nulla.
Niente fotocopie alla reception e niente documenti inviati per email.
Come funziona
1. Attivazione
Attiva Richiedi documenti in Configurazione → Impostazioni → Flusso di prenotazione. Da quel momento il link personale della prenotazione mostra all'ospite la sezione per caricare i documenti.
2. L'ospite riceve il link
L'ospite trova il link personale della prenotazione nell'email di conferma e nei messaggi pre-arrivo, che gli ricordano di completare il check-in online finché i documenti mancano. Per le prenotazioni dei portali, il link del check-in online può essere inviato anche nella conversazione del portale (vedi Pre-arrivo e check-in).
Il link è personale, non richiede di creare un account e funziona da qualsiasi dispositivo.
3. Caricamento
Dal link l'ospite carica la foto o la scansione del documento (fronte e retro) per sé e per gli altri ospiti, scattandola con la fotocamera o scegliendo un file. Sono accettate immagini e PDF.
4. Consultazione da parte dello staff
Nella scheda della prenotazione, sezione Documenti, lo staff vede la richiesta documenti e i file caricati. I file si aprono solo da utenti con accesso alla struttura, attraverso un collegamento protetto: non esiste un indirizzo pubblico del documento.
Al momento del check-in puoi verificare il documento e completare i dati mancanti nel dialogo di check-in.
Stati della richiesta
| Stato | Significato |
|---|---|
| Non richiesto | La struttura non raccoglie documenti per questa prenotazione |
| In attesa | Richiesta attiva, l'ospite non ha ancora caricato |
| Caricato | L'ospite ha caricato i documenti |
| Scaduto | Il link di caricamento non è più valido: puoi generarne uno nuovo |
Le prenotazioni con documenti ancora mancanti sono segnalate nel ricevimento e nel planner, così sai chi completare all'arrivo.
Documenti e Alloggiati Web
I dati raccolti con il check-in online alimentano le schedine della Questura. Quando tutte le schedine degli ospiti della prenotazione risultano inviate, Hotely cancella automaticamente i file dei documenti: nella scheda resta la dicitura "File eliminati dopo l'invio della schedina alla Questura". I dati delle schedine restano dove la legge li richiede, le immagini dei documenti no.
Protezione dei dati
- Accesso limitato — solo chi ha accesso alla struttura può aprire i documenti, e i ruoli del team permettono di escludere chi non ne ha bisogno.
- Minimizzazione — si raccoglie solo quanto serve all'obbligo di identificazione; non vengono estratti dati biometrici.
- Conservazione limitata — i file vengono eliminati dopo l'invio delle schedine.
- Cifratura in transito — tutte le comunicazioni avvengono su HTTPS.
Ricorda di indicare nella tua informativa privacy la raccolta dei documenti, la finalità (obbligo di legge) e il periodo di conservazione. Vedi GDPR e conformità.
Vantaggi operativi
- Check-in più rapido — all'arrivo restano solo le chiavi (o il codice di accesso).
- Meno errori — documenti scaduti o illeggibili emergono prima dell'arrivo.
- Questura senza ricopiare — le schedine partono dai dati inseriti dall'ospite, anche in automatico.
- Niente archivi di carta — e niente documenti dimenticati in un cassetto.