Pagamenti e ledger

Ogni prenotazione può avere più movimenti di pagamento: un acconto alla prenotazione, un saldo prima dell'arrivo, un incasso al banco, un rimborso. Hotely li registra tutti, con stato, importo, data e metodo, così sai sempre quanto è stato incassato e quanto resta da incassare.

I pagamenti online passano dal tuo account Stripe collegato: i fondi arrivano direttamente a te. Gli incassi al banco (contanti, POS, bonifico) si registrano a mano.

I movimenti di una prenotazione

Le rate dipendono dalla policy di pagamento della tariffa.

Stati del pagamento

Saldi programmati

I saldi con addebito online vengono addebitati in automatico alla scadenza sulla carta salvata al momento della prenotazione. I saldi da incassare in struttura non vengono mai addebitati da soli: restano In attesa e compaiono nel ricevimento fino all'incasso.

La pagina Pagamenti mostra i saldi programmati con le prime scadenze da monitorare.

Se un addebito non riesce

Un saldo può essere rifiutato per carta scaduta, fondi insufficienti o autenticazione richiesta dalla banca. Il pagamento compare tra i Saldi non riusciti nella panoramica della struttura e nella pagina Pagamenti. Hai tre strade:

• Riprova incasso — Hotely ritenta subito l'addebito con il metodo di pagamento salvato.
• Link pagamento — genera un link di pagamento Stripe da inviare all'ospite via email, messaggio o chat: l'ospite paga con una nuova carta o completa l'autenticazione.
• Segna offline — se l'ospite ha pagato in altro modo (bonifico, contanti), registra l'incasso a mano.

Hotely non ritenta da solo a intervalli: la scelta di come recuperare il pagamento resta allo staff.

Incassi al banco

Dalla scheda prenotazione (Incasso saldo) o dal ricevimento registri gli incassi in contanti, POS, bonifico o con link di pagamento. Gli incassi entrano nel Folio / Cassa della prenotazione e nella cassa del giorno. Vedi Cassa e documento commerciale.

Rimborsi

Come emettere un rimborso

1. Apri la prenotazione e scegli Emetti rimborso (o rimborsa il singolo pagamento).
2. Indica l'importo, totale o parziale, e il motivo.
3. Conferma: il rimborso parte subito su Stripe e compare tra i movimenti.

Il rimborso torna sul metodo di pagamento originale; l'ospite lo vede sul conto di norma in 5-10 giorni lavorativi, secondo la sua banca. Per gli incassi in contanti al banco il rimborso si registra a mano.

Rimborso alla cancellazione

Quando una prenotazione viene annullata — dallo staff o dall'ospite dal suo link — Hotely calcola la penale secondo la policy di cancellazione e propone il rimborso della differenza. Lo staff può decidere un importo diverso per venire incontro all'ospite.

Emetti i rimborsi sempre da Hotely: un rimborso fatto direttamente nella dashboard di Stripe non viene riportato sulla prenotazione, che continuerebbe a risultare pagata.

Saldo dovuto

Saldo dovuto = Totale prenotazione (soggiorno, extra, fee, tasse, penali) − Sconti − Pagamenti incassati + Rimborsi

Il saldo si aggiorna quando la prenotazione viene modificata, quando aggiungi un extra o un consumo in camera, quando un pagamento riesce o fallisce e quando emetti un rimborso. È sempre visibile nella scheda prenotazione e nel planner (la riga sotto la barra: piena se saldato, a metà con solo l'acconto).

La pagina Pagamenti

Operatività → Pagamenti raccoglie i movimenti di tutte le prenotazioni della struttura:

• Collegamento Stripe — stato dell'account e link per configurarlo;
• Saldi programmati — le prossime scadenze;
• Movimenti — checkout, garanzie, acconti, saldi e rimborsi, filtrabili per stato, con le azioni Riprova incasso, Link pagamento e Segna offline.

Per le prenotazioni dei portali i pagamenti seguono le regole del portale: nella scheda prenotazione, sezione Conti del portale, vedi se l'importo è incassato dal portale o da riscuotere all'arrivo.

Metodi di pagamento

Sicurezza

I dati delle carte sono gestiti da Stripe (PCI-DSS): la struttura non li vede e non li conserva mai. L'autenticazione forte (3D Secure) è supportata, e ogni movimento è tracciato con data e identificativo.