Calendario e planner

Hotely ha due viste a calendario, entrambe in Operatività:

• Calendario — la disponibilità giorno per giorno e i blocchi manuali: serve a capire quante camere restano.
• Planner — una riga per ogni camera e una barra per ogni soggiorno: serve a capire chi dorme dove e a spostare gli ospiti.

Entrambe mostrano tutte le prenotazioni, da qualsiasi fonte: sito, banco, agente AI, portali collegati al Channel Manager e calendari iCal.

Calendario

Disponibilità

La vista mostra, per ogni tipologia e per ogni giorno, le camere ancora prenotabili, con prenotazioni, blocchi e chiusure già sottratti. Puoi passare dalla vista Mesi (un colpo d'occhio su più settimane) alla vista Timeline, e cambiare ampiezza della finestra.

Per modificare prezzi, chiusure e restrizioni apri l'Inventario.

Blocchi manuali

Sotto la griglia trovi tutti i blocchi manuali della struttura, anche fuori dalla finestra visualizzata: crei, modifichi e rimuovi i blocchi per manutenzione, uso interno o fuori servizio. Ogni modifica rinvia la disponibilità ai portali. Vedi Blocchi manuali.

Planner

Il planner è il "tape chart" della struttura: le righe sono le camere (raggruppate per tipologia), le colonne i giorni, e ogni soggiorno è una barra che parte a metà del giorno di arrivo e finisce a metà di quello di partenza, così il giorno di cambio si legge senza ambiguità. Il planner richiede la modalità unità fisiche.

Cosa mostra ogni barra

• Nome dell'ospite e canale di provenienza (colore e icona del portale o del sito)
• Stato: confermata, in casa, partita
• Pagamento: la riga sotto la barra è piena se il soggiorno è saldato, a metà se c'è solo l'acconto
• Avvisi: saldo da incassare, schedina Alloggiati da inviare o oltre il termine di legge

Passando sopra una barra vedi il riepilogo (date, ospiti, trattamento, tariffa, cancellazione, totale, incassato, saldo); cliccandola apri l'anteprima della prenotazione con il link alla scheda completa.

Nel planner compaiono anche i blocchi manuali (con l'icona del motivo: manutenzione, uso proprietario, altro), le tipologie chiuse alla vendita (righe tratteggiate), le unità fuori servizio, le camere libere ma da pulire e le occupazioni dai calendari iCal (che si gestiscono sul portale di origine).

Passando sopra una barra leggi subito il periodo: per un soggiorno arrivo → partenza e notti, per un blocco la prima e l'ultima notte bloccata.

Bloccare date dal planner

Trascina sulle celle libere di una camera (o clicca una cella sola): accanto al cursore compare un menu con tre scelte.

• Nuova prenotazione — apre il modulo con camera e date già compilate.
• Blocca camera — toglie quella camera dalla vendita per le notti scelte, con un motivo: Manutenzione, Uso proprietario o Altro, e una nota interna facoltativa. Nella vista per tipologia blocchi un numero di camere della tipologia.
• Stop vendite — chiude alla vendita l'intera tipologia (ovunque, solo sui portali o solo sul sito), lasciando le camere libere. È la stessa chiusura dell'inventario: la vedi e la modifichi da entrambe le parti. Per riaprire, seleziona le notti chiuse e scegli Riapri alla vendita.

Blocchi e chiusure arrivano ai portali collegati come ogni altra modifica di disponibilità. Un blocco si sposta e si allunga trascinandolo come un soggiorno; cliccandolo vedi motivo, periodo e stato di invio ai portali, e puoi modificarlo o rimuoverlo. Ogni operazione si può annullare subito.

Se nella camera c'è già un ospite, o se bloccandola una prenotazione resterebbe senza camera, Hotely te lo dice (chi e in quali notti) prima di salvare. In un'emergenza puoi bloccare comunque: la prenotazione resta valida e il planner segna il conflitto in rosso finché non sposti l'ospite.

Spostare e modificare con il trascinamento

• Trascina una barra su un'altra camera per cambiare l'assegnazione o spostare l'ospite (anche in una tipologia diversa).
• Trascina i bordi per anticipare o posticipare arrivo e partenza: Hotely ricalcola il prezzo e la differenza va sul saldo.
• Se la camera di destinazione è occupata in quelle date, lo spostamento non è consentito.
• Ogni spostamento si può annullare subito.

Le prenotazioni dei portali si possono spostare di camera ma non di date: le date si cambiano sul portale.

Prenotazioni senza camera

Il pannello Prenotazioni senza camera elenca i soggiorni ancora da assegnare (ad esempio prenotazioni arrivate quando tutte le unità erano assegnate a mano). Trascinali sulla camera giusta.

Ricerca, filtri e legenda

• Cerca per ospite, codice o camera.
• Vista per tipologia o elenco completo delle camere.
• Nascondi blocchi e fuori servizio per una vista più pulita.
• Zoom e numero di giorni visibili; frecce per spostarsi di settimana in settimana.
• La legenda spiega colori, icone e indicatori.

Planner di tutte le strutture

Se gestisci più proprietà, Le mie proprietà → Planner mostra le camere di tutte le strutture nella stessa vista, con il nome della struttura su ogni riga. Puoi filtrare per struttura o aprirne una sola. Vedi Multi-proprietà.

Prenotazioni dai calendari iCal

Le occupazioni importate dai feed iCal compaiono come barre del canale di origine. Per Airbnb il feed include nome e codice dell'ospite; Booking.com espone solo le date occupate. Quando colleghi lo stesso portale al Channel Manager, i blocchi iCal vengono sostituiti dalle prenotazioni complete.

Utilizzo consigliato

Il planner funziona anche da tablet e smartphone; per il lavoro al banco da telefono, l'app mobile offre le liste di arrivi, in casa e partenze.