Ricevimento e front desk
Il ricevimento in Hotely: arrivi, ospiti in casa e partenze, check-in con i dati per Questura, ISTAT e tassa di soggiorno, check-out, incassi, prenotazioni dal banco, messaggi — dal computer e dall'app mobile.
Il ricevimento è dove passa la giornata della struttura: chi arriva, chi è in casa, chi parte, cosa resta da incassare e quali schedine mandare alla Questura. In Hotely lo gestisci dal computer e, in mobilità, dall'app.
Dal computer
| Cosa serve | Dove |
|---|---|
| Arrivi, partenze e occupazione di oggi, avvisi da controllare | Panoramica della struttura |
| Chi dorme dove, spostamenti, assegnazione camere | Operatività → Planner (Calendario e planner) |
| Elenco completo, ricerca, nuova prenotazione dal banco | Operatività → Prenotazioni (Gestione prenotazioni) |
| Conversazioni con gli ospiti di sito e portali | Operatività → Messaggi (Comunicazioni ospite) |
| Stato delle camere | Operatività → Pulizie (Pulizie e housekeeping) |
| Schedine da inviare | Adempimenti italiani → Alloggiati Web |
Dall'app mobile
La scheda Ricevimento dell'app organizza la giornata come la vive chi sta al banco:
- Arrivi — chi arriva oggi, con camera assegnata, saldo, stato del check-in online e della schedina per la Questura accanto al pulsante di check-in;
- In casa — gli ospiti presenti, con saldo e note interne;
- Partenze — chi parte oggi, con il saldo da chiudere;
- Camere — lo stato delle camere di oggi;
- Pulizie — il piano pulizie;
- Questura — le schedine da inviare.
Dall'app puoi registrare check-in e check-out, assegnare la camera, registrare un incasso e inviare le schedine.
Check-in
Dalla scheda prenotazione (o dall'app) Check-in apre il dialogo di registrazione:
- Per ogni ospite atteso controlli o inserisci i dati del documento: servono per Alloggiati Web, ISTAT e tassa di soggiorno. Se l'ospite ha fatto il check-in online, i dati sono già presenti.
- Se la struttura usa il contratto di soggiorno, ne verifichi la firma.
- Registra check-in: la prenotazione passa allo stato Check-in.
Puoi anche saltare l'inserimento dei dati e completarli più tardi dalla sezione Documenti della prenotazione, ma ricorda che la schedina va inviata entro 24 ore dall'arrivo.
Gli ospiti che arrivano senza prenotazione si registrano creando una nuova prenotazione dal banco e facendo subito il check-in.
Check-out
Check-out chiude il soggiorno:
- segnala eventuali saldi aperti da incassare;
- mette la camera da pulire nel piano pulizie;
- avvia, se attivi, i messaggi post-soggiorno (ringraziamento, richiesta di feedback).
I soggiorni terminati e rimasti aperti vengono chiusi in automatico dalla chiusura giornaliera.
Incassi al banco
Dalla prenotazione registri incassi in contanti, POS o bonifico, oppure invii un link di pagamento. I saldi "da incassare in struttura" restano visibili finché non li chiudi. Gli incassi alimentano la cassa e, se attiva, la fatturazione. Vedi Pagamenti e ledger.
Mancata presentazione
Se un ospite non arriva, segnalo come no-show dalla scheda prenotazione. Hotely non lo fa mai in automatico.
Ruoli
Puoi dare ai collaboratori del ricevimento il ruolo Ricevimento: vedono gli strumenti operativi delle strutture assegnate, senza accedere a tariffe, configurazione o dati fiscali. Vedi Inviti e permessi.