Ricevimento e front desk
Gli strumenti operativi di front desk in Hotely: calendario tape chart, gestione prenotazioni, arrivi e partenze, check-in/check-out e messaggi con l'ospite.
Il front desk è il cuore operativo del PMS: è da qui che il personale di ricevimento gestisce la giornata. In Hotely gli strumenti di front desk sono raccolti nella sezione Ricevimento della dashboard di proprietà, ordinati per come si usano davvero — prima ciò che serve ogni ora, poi la configurazione.
Calendario (tape chart)
Il calendario operativo mostra le camere sull'asse verticale e i giorni su quello orizzontale, con le prenotazioni come barre. Da qui il ricevimento:
- vede a colpo d'occhio occupazione e disponibilità;
- apre una prenotazione esistente per consultarla o modificarla;
- crea una prenotazione manuale (telefono, walk-in) direttamente sulla griglia;
- visualizza i blocchi manuali e gli eventi importati dai canali.
Prenotazioni
La gestione prenotazioni è l'elenco completo, filtrabile per stato, data e canale di provenienza. Ogni prenotazione raccoglie ospiti, camere, extra, voci di costo, pagamenti, messaggi e cronologia delle modifiche (audit trail).
Arrivi, partenze e check-in/out
Durante la giornata il ricevimento lavora soprattutto su due liste:
- Arrivi — chi deve arrivare oggi, con stato della camera, saldo dovuto e documenti dell'ospite da raccogliere.
- Partenze — chi parte oggi, con saldo da chiudere e camera da liberare per le pulizie.
Le azioni di check-in e check-out aggiornano lo stato della prenotazione (checkedInAt / checkedOutAt), segnalano la camera alle pulizie e alimentano gli adempimenti (schedina Alloggiati Web e tassa di soggiorno).
Messaggi con l'ospite
Dalla sezione Messaggi il ricevimento comunica con l'ospite per ogni prenotazione: richieste pre-arrivo, conferme, informazioni sul soggiorno. I messaggi restano legati alla prenotazione, così la conversazione è sempre nel contesto giusto.
Pagamenti e saldo
Ogni prenotazione tiene il conto di importo totale, acconto incassato e saldo residuo. Dal front desk puoi registrare un incasso, inviare una richiesta di saldo o gestire un pagamento in struttura. Per il dettaglio vedi Pagamenti e ledger.
Ruoli
Il front desk può essere assegnato a collaboratori con permessi dedicati, così il personale di ricevimento vede gli strumenti operativi senza accedere a configurazione, tariffe o dati fiscali. Vedi Team e collaboratori.