ISTAT — Flussi turistici (Ross1000)

La comunicazione dei flussi turistici a ISTAT è un obbligo di legge per tutte le strutture ricettive italiane, distinto e separato dall'obbligo Alloggiati Web (Questura). Hotely integra direttamente il sistema Ross1000, il software regionale per la trasmissione XML dei dati statistici, permettendoti di raccogliere i dati, generare i report giornalieri e inviarli al portale regionale senza mai uscire dalla dashboard.

Che cos'è l'obbligo ISTAT

Base normativa

L'obbligo di comunicazione delle presenze turistiche è stabilito da:

• Regolamento CE n. 692/2011 del Parlamento Europeo e del Consiglio
• D.M. 7 gennaio 2013 (recepimento italiano)
• Piano Statistico Nazionale (PSN) — rilevazione EMR00028

In base a queste norme, tutte le strutture ricettive (alberghi, B&B, agriturismo, case vacanza, campeggi, ostelli, ecc.) devono comunicare giornalmente al proprio Ente Regionale i dati sulle presenze turistiche: arrivi, partenze e pernottamenti.

Differenza da Alloggiati Web

Entrambi gli obblighi si applicano contemporaneamente. Hotely li gestisce in un unico flusso di check-in online: l'ospite compila i dati una sola volta e il sistema popola automaticamente sia le schedine Alloggiati Web che i record ISTAT.

Cos'è Ross1000

Ross1000 è il sistema adottato dalla maggior parte delle regioni italiane per la raccolta dei flussi turistici. Hotely gli invia ogni giorno i dati della struttura nel formato ufficiale più recente.

Regioni supportate

Hotely trasmette i dati in automatico per le seguenti regioni:

Piemonte, Toscana (Firenze, Pistoia, Prato), Abruzzo, Veneto, Emilia-Romagna, Marche, Lombardia, Calabria, Sardegna, Liguria, Lazio, Molise e Basilicata.

Puglia usa il sistema regionale SPOT, che non accetta invii automatici: Hotely prepara il file XML del mese da caricare sul portale regionale (con SPID) e ti avvisa quando è pronto.

Friuli-Venezia Giulia usa webTur, che non accetta invii da altri programmi: per ogni giorno Hotely prepara il Riepilogo webTur (arrivi e partenze per provenienza, presenti e camere occupate) da ricopiare su webTur; poi premi Segna come inserito.

Per le regioni non elencate (Valle d'Aosta, Trentino-Alto Adige, Umbria, Sicilia) puoi scaricare il file XML da Hotely e verificare con il portale regionale se lo accetta, oppure inserire i dati direttamente sul portale.

Configurazione iniziale

Dove si trova

Apri la struttura → Adempimenti italiani → ISTAT.

Per le impostazioni: ISTAT → pulsante Impostazioni ISTAT in alto a destra, oppure Configurazione → Impostazioni → ISTAT.

Ottenere le credenziali Ross1000

Le credenziali Ross1000 sono diverse dalle credenziali Alloggiati Web. Sono rilasciate dall'Ufficio Regionale del Turismo della tua regione:

1. Contatta l'Ufficio Regionale del Turismo e richiedi l'abilitazione al portale Ross1000
2. Fornisci i dati della struttura (nome, indirizzo, categoria, P.IVA, codice ATECO)
3. Riceverai username, password e il codice struttura (es. A00927P)
4. Inserisci i dati nelle impostazioni ISTAT di Hotely e testa la connessione

Campi da configurare

Dopo aver salvato, usa il pulsante Testa connessione per verificare che le credenziali siano corrette.

Come funziona il flusso

1. Raccolta dati — check-in online unificato

Il link di pre check-in raccoglie tutti i dati in un'unica sessione, indipendentemente da quali moduli sono abilitati:

Campi identificativi (sempre presenti se Alloggiati Web è abilitato):

• Nome, cognome, sesso, data di nascita
• Paese e comune di nascita, cittadinanza
• Tipo documento, numero e luogo di rilascio
• Data di arrivo e giorni di permanenza

Campi aggiuntivi (mostrati solo se ISTAT è abilitato):

• Paese di residenza
• Città o comune di residenza (comune italiano o località estera)
• Motivo del viaggio (Culturale, Balneare, Affari, ecc.)
• Mezzo di trasporto (Auto, Aereo, Treno, ecc.)
• Titolo di studio (facoltativo)
• Professione (facoltativa)

L'ospite vede tutto in un unico form continuo. I campi aggiuntivi appaiono dopo quelli anagrafici senza etichette burocratiche — la struttura ha già attivato la funzione e la struttura del form è trasparente per l'ospite.

2. Generazione report giornalieri

Dopo il check-in online, Hotely:

1. Crea automaticamente il record ISTAT corrispondente
2. Genera o aggiorna il report giornaliero per la data di arrivo dell'ospite
3. Calcola automaticamente le statistiche struttura (camere occupate) dalle prenotazioni confermate

Puoi anche generare manualmente il report per oggi dalla pagina ISTAT → pulsante Genera oggi.

3. Invio al portale regionale

Dalla pagina ISTAT → sezione Report giornalieri:

• Ogni riga rappresenta un giorno
• Colonne: data, camere occupate/disponibili, arrivi, partenze, stato
• Azioni per riga: Invia (trasmette il giorno al portale regionale) o Scarica XML (il file per caricarlo a mano)

Clicca su una riga per vedere il dettaglio: statistiche struttura, lista arrivi, eventuale errore.

4. Invio automatico

Con l'opzione Invio automatico attiva nelle impostazioni, Hotely invia il giorno precedente all'ora scelta (di default le 08:00, ora italiana). Se l'invio non riesce, riprova ogni ora durante la giornata. Funziona anche per giorni con zero ospiti (struttura aperta ma vuota): il portale chiede un report per ogni giorno.

Hotely recupera anche i giorni rimasti non inviati, ma mai quelli precedenti all'attivazione dell'ISTAT su Hotely: quei giorni li hai già dichiarati tu o il programma che usavi prima, e Hotely non li sovrascrive.

Se il portale regionale non risponde per più tentativi, ricevi un avviso nella chat del team.

Cosa contiene il report giornaliero

• La struttura: aperta o chiusa, camere occupate (calcolate dalle prenotazioni), camere e letti disponibili (dalle impostazioni).
• Gli arrivi del giorno: per ogni ospite, tipo di ospite (singolo, capofamiglia, familiare…), sesso, età, cittadinanza, residenza, e se li hai attivati motivo del viaggio, mezzo di trasporto, titolo di studio e professione. I familiari sono collegati al loro capofamiglia, come in Alloggiati Web.
• Le partenze del giorno: chi lascia la struttura.

Calendario ospiti

La pagina ISTAT include un Calendario Ospiti mensile. Ogni cella del giorno mostra:

I due pallini in basso a sinistra di ogni cella rappresentano rispettivamente lo stato Alloggiati Web (primo) e lo stato ISTAT (secondo) per quella giornata.

Cliccando su un giorno si apre un pannello laterale con il conteggio di arrivi, partenze e presenti, il dettaglio dello stato di compliance per ciascun sistema e la lista degli ospiti con il relativo stato individuale.

Gestione errori

Credenziali errate

Se il test di connessione fallisce, verifica:

• Username e password sono quelli del portale Ross1000 (non di Hotely)
• Il codice struttura è corretto (visibile nel portale Ross1000 → Profilo struttura)
• La regione selezionata corrisponde a quella della struttura

Report in errore

Se un report risulta in errore dopo l'invio:

1. Clicca sulla riga del report in errore per vedere il messaggio di errore
2. Verifica i dati degli ospiti nella sezione ISTAT della prenotazione
3. Usa il pulsante Riprova per ritentare l'invio

Gli errori più comuni:

• Credenziali scadute — aggiorna la password nelle impostazioni
• Codice struttura non valido — verifica il codice nel portale Ross1000
• Dati ospite incompleti — lo stato di residenza o il motivo del viaggio sono mancanti

Dati ISTAT mancanti per ospiti già registrati

Se un ospite ha completato il check-in online prima che ISTAT fosse abilitato, i campi ISTAT specifici (stato/luogo residenza, motivo viaggio, mezzo trasporto) potrebbero essere assenti. In questo caso il report viene creato con valori di default (Non specificato) che puoi modificare direttamente dall'arrivo nel report giornaliero.

Domande frequenti

Devo inviare un report anche nei giorni in cui non ci sono ospiti?

Sì. Ross1000 richiede un report giornaliero per ogni giorno di attività della struttura, inclusi i giorni con zero arrivi e zero partenze. Il report conterrà solo l'elemento <struttura> con i dati delle camere disponibili. L'invio automatico di Hotely gestisce automaticamente anche questi giorni.

Posso usare ISTAT senza Alloggiati Web (o viceversa)?

Sì, i due sistemi sono indipendenti nelle impostazioni. Se abiliti solo ISTAT, il form di pre check-in raccoglie i campi anagrafici di base più tutti i campi ISTAT. Se abiliti solo Alloggiati Web, i campi ISTAT non vengono raccolti. Se entrambi sono abilitati, il form unifica tutto in un'unica sessione.

Il form di pre check-in è disponibile in più lingue?

Sì. Il form è tradotto in 14 lingue: italiano, inglese, tedesco, francese, spagnolo, portoghese, olandese, polacco, ceco, russo, cinese, giapponese, rumeno, ungherese. La lingua viene rilevata automaticamente dal browser dell'ospite; puoi forzarla con ?lang=en (o de, fr, cs, ja, ro, hu, ecc.) in coda al link. I campi aggiuntivi ISTAT sono tradotti nelle stesse lingue.

I dati ISTAT e Alloggiati Web sono collegati?

Sì — quando entrambi i sistemi sono abilitati, ogni record ISTAT è collegato alla corrispondente schedina Alloggiati Web tramite lo stesso identificativo dell'ospite. Questo evita doppia raccolta di dati anagrafici e garantisce coerenza tra i due sistemi.

Se reinvio un giorno, gli ospiti vengono duplicati?

No. Ogni ospite ha un identificativo stabile che resta lo stesso a ogni reinvio: il portale aggiorna i dati invece di aggiungerne di nuovi, e arrivo e partenza restano collegati.

Posso scaricare il file XML e caricarlo manualmente?

Sì. Dalla lista dei report giornalieri, ogni riga ha un pulsante Scarica XML (icona download) che genera il file del giorno pronto per essere caricato sul portale regionale. Utile per le regioni senza invio automatico.

Quando viene inviato il report con l'invio automatico?

Il report viene inviato ogni mattina alle 08:00 (ora italiana) e si riferisce al giorno precedente. Ad esempio, il report di giovedì viene inviato venerdì mattina alle 08:00. Puoi cambiare l'orario dalle impostazioni ISTAT.

Come gestisce Hotely i gruppi e le famiglie?

Ross1000 utilizza la stessa struttura di Alloggiati Web per famiglie e gruppi:

• Il capofamiglia (tipo 17) o capogruppo (tipo 18) viene registrato per primo
• I familiari (tipo 19) e membri del gruppo (tipo 20) vengono collegati automaticamente al loro capo
• I dati di motivo del viaggio e mezzo di trasporto del capogruppo vengono pre-compilati automaticamente per i membri del gruppo nel form di check-in

Cosa succede se un ospite non compila i campi aggiuntivi nel form online?

I campi obbligatori sono paese di residenza e città/comune di residenza: senza di questi il form mostra un errore e non permette l'invio. Motivo del viaggio, mezzo di trasporto, titolo di studio e professione sono facoltativi e vengono inviati con valore predefinito "Non specificato" se lasciati vuoti. I campi obbligatori sono marcati con asterisco nel form.

Le sanzioni ISTAT sono severe quanto quelle Alloggiati Web?

Le sanzioni per omessa comunicazione ISTAT variano per regione (sono disciplinate da leggi regionali sul turismo) e sono in genere sanzioni amministrative pecuniarie. Sebbene generalmente inferiori alle sanzioni per Alloggiati Web, l'obbligo è comunque vincolante per legge e i controlli regionali sono in aumento.