Pulizie

Le Pulizie di Hotely fanno tre cose:

1. ogni prenotazione crea da sola la pulizia giusta (partenza, cambio con arrivo, riassetto);
2. la assegna a chi deve farla, secondo i turni che hai deciso;
3. avvisa quella persona (app ed email) e le dà una pagina semplice dove segnare « Fatta ».

Tu imposti i turni una volta. Da lì in avanti non serve assegnare niente a mano.

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Configurare in 4 passi

1. Aggiungi chi pulisce

Chi pulisce può essere:

• una persona del team: in Team → Persone invitala (o apri la sua scheda) e scegli il ruolo Pulizie, poi le strutture in cui lavora. Entrando in Hotely vede solo « Le mie pulizie », niente prenotazioni, pagamenti o conversazioni.
• un'impresa o una collaboratrice senza account: nella struttura apri Pulizie → Impostazioni pulizie (oppure Impostazioni → Pulizie → Configura), sezione Contatti esterni, e premi Aggiungi con nome ed email. Riceve subito un'email con il suo link personale (dove vede solo le sue camere e le segna fatte) e le sue pulizie dei prossimi 7 giorni; poi le email di ogni nuova pulizia e la lista del mattino.

Un contatto esterno appena aggiunto è già nei turni di tutte le camere, ogni giorno: se un'impresa fa tutto, hai finito qui.

2. Decidi i turni

Nella struttura apri Operatività → Pulizie e premi Turni. Per ogni persona premi Metti in turno (o Modifica) e scegli:

• Giorni: per esempio Lun–Ven. Nessun giorno scelto = ogni giorno.
• Camere: Tutte le camere della struttura, oppure un piano in un clic (« Piano 3 ») o camere singole (spunta solo la 101 e la 102, per esempio).

Le regole sono semplici:

• un turno su camere precise vince su un turno di tutta la struttura;
• se più persone hanno la stessa camera lo stesso giorno, la camera va a tutte (una squadra).

Esempio — un hotel di 5 piani:

Risultato: piani 1–2 sempre all'impresa; piani 3–4 a Maria nei giorni feriali e a Giulia nel weekend; piano 5 a Giulia nel weekend e all'impresa negli altri giorni.

Una camera sempre alla stessa persona: nel turno di quella persona spunta solo quella camera, oppure dal tabellone apri il bottone delle persone sulla camera e scegli Sempre, per questa camera (vedi Usare il tabellone). Per un giorno solo, Solo per questo giorno.

3. Scegli il riassetto

Il riassetto è la pulizia di una camera occupata (l'ospite resta). La pulizia alla partenza c'è sempre; il riassetto lo decidi tu.

Apri Pulizie → Impostazioni pulizie (oppure Impostazioni → Pulizie → Configura), pannello Riassetto:

1. Per tutta la struttura: scegli dal menu in alto.

   Scelta	Significato
   Come la categoria	Hotel e B&B ogni giorno, appartamenti mai
   Mai (solo al cambio ospite)	Si pulisce solo quando l'ospite parte
   Ogni giorno	Tutti i giorni tra arrivo e partenza
   Ogni 2, 3 o 4 notti	Contato dall'arrivo: con « ogni 3 notti » e arrivo il 1°, riassetto il 4 e il 7
   Una volta a settimana	Ogni 7 notti dall'arrivo

2. Diverso per tipologia o camera (sotto, se hai più di una camera): cambia solo quello che fa eccezione.

   • Su una tipologia (riga in grassetto): vale per tutte le sue camere.
   • Su una camera (righe sotto la tipologia): vale solo per lei.
   • Come sopra / Come la tipologia = nessuna eccezione, segue la riga sopra.

   Vince sempre la scelta più precisa: camera → tipologia → struttura.

Esempio — struttura « ogni 3 notti », tipologia Suite « ogni giorno », camera Suite 12 « mai »:

Ogni scelta si salva da sola. Il tabellone, il calendario e le email si aggiornano subito: i riassetti già previsti che non servono più spariscono.

4. Scegli le email

Sempre in Impostazioni pulizie:

• Nuove pulizie e cambi: l'email a chi pulisce quando arriva o si annulla una prenotazione sulle sue camere, o quando gli assegni una camera a mano.
• Lista del giorno: ogni mattina, a ognuno l'email con le sue camere del giorno.
• Note per tutti: compaiono in ogni email e nella pagina di chi pulisce (es. « biancheria nel ripostiglio di ogni piano »). Ogni contatto esterno ha anche note solo per lui (codici, chiavi).

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Cosa succede da solo

Le persone del team ricevono le notifiche nell'app e le email; i contatti esterni solo le email, sempre con il loro link personale.

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Usare il tabellone

In Operatività → Pulizie trovi due viste: Giorno, per lavorare su un giorno, e Calendario, per vedere i giorni che arrivano. Hotely ricorda l'ultima che hai usato.

Non c'è niente da « generare »: ogni giorno si prepara da solo dalle prenotazioni. Oggi è il piano vero; i giorni dopo sono la previsione, che si aggiorna da sola se una prenotazione arriva, cambia o si annulla.

Giorno

Scegli il giorno con le frecce ‹ › o la data (Oggi per tornare). Una riga per camera, in ordine di urgenza (prima i cambi con arrivo). Per ogni camera:

• chi parte e chi arriva, quanti ospiti (per preparare letti e biancheria) ed entro che ora va pronta;
• il bottone delle persone: i nomi di chi pulisce, oppure « Da assegnare » se la camera va pulita e nessuno è in turno. Una camera già pronta non ha niente da assegnare: mostra solo « Niente da pulire » e chi è in turno quel giorno. Nel bottone spunta una o più persone e scegli
  • Solo per questo giorno — vale solo oggi (o il giorno che stai guardando);
  • Sempre, per questa camera — diventa il turno fisso della camera;
  • Torna ai turni — annulla una scelta fatta a mano;
• Segna pulita e Verifica, il passo successivo;
• il menu … per nota, pulizia extra, fuori servizio, chiudere una segnalazione.

« turno » accanto al nome vuol dire che la camera è stata assegnata dai turni. Se segni a mano una camera Da pulire (menu …), va subito a chi è in turno.

In alto: Turni (chi pulisce cosa) e Pulizia extra.

Calendario

Una riga per camera, una colonna per giorno: 7, 14 o 30 giorni, con le frecce ‹ › per andare avanti e indietro e Oggi per tornare. I fine settimana hanno lo sfondo più scuro.

Passa sopra una casella per i dettagli; un clic su una casella o su un giorno apre quel giorno nella vista Giorno. Anche da qui c'è Turni.

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Cosa vede chi pulisce

Persona del team (ruolo Pulizie)

Entrando in Hotely apre direttamente Le mie pulizie, nel team in cui pulisce: è l'unica pagina che vede insieme al tabellone, senza altri prodotti né uno spazio personale. Funziona bene dal telefono.

• Oggi in cima, con l'avanzamento (« 3 di 5 fatte »), poi i prossimi 7 giorni.
• Per ogni camera: tipo di pulizia, entro che ora, chi parte e chi arriva, note.
• Inizia → Fatta. Dal menu …: Segnala un problema (« lampadina bruciata ») o Rimetti da fare.
• Mie / Tutte: le sue camere o tutte quelle della giornata.
• Elenco / Calendario: l'elenco giorno per giorno, o il calendario della settimana (un tocco su una casella mostra i dettagli).

Impresa o collaboratrice esterna

Apre il link personale che trova in ogni email. Se lo perde: in Impostazioni pulizie premi Invia il link per email (o Copia link personale e mandalo tu, per WhatsApp). Vede solo le sue camere, di quella struttura, con gli stessi bottoni: Inizia, Fatta, Segnala un problema. Non serve un account.

Se il link finisce in mani sbagliate, in Impostazioni pulizie premi Nuovo link: il vecchio smette subito di funzionare e il nuovo parte per email.

Chi pulisce cosa può fare

Chi ha il ruolo Pulizie segna le camere (Inizia, Fatta, Rimetti da fare), segnala un problema e lascia una nota. Assegnare le camere, i Turni, le pulizie extra, il fuori servizio e le Paghe sono di chi organizza: ricevimento, amministratori, titolare.

Dall'app Hotely

Chi ha il ruolo Pulizie apre l'app e trova una schermata sola, Pulizie: le sue camere di oggi, una sotto l'altra. Per ogni camera: cosa fare (partenza, cambio, riassetto), quando si può entrare (« Libera dalle 10:12 ») ed entro quando va pronta, e un bottone grande, Fatta. Sotto, Segnala un problema. Calendario mostra il mese: sotto ogni giorno quante pulizie ha (un punto = pulizie senza nessuno); un tocco su un giorno mostra le sue camere. Le camere fatte si raccolgono in fondo (con Rimetti da fare). Ogni notifica delle pulizie apre questa schermata. In alto a destra la sua foto apre account e notifiche; se pulisce per più team, il selettore del team è sopra la lista. Niente PMS, niente filtri.

Per chi organizza, nell'app Ricevimento → Pulizie è fatta così: in cima il giorno (‹ ›) e quante camere sono fatte, con la prossima scadenza. Ogni camera dice quando si può entrare (« Libera dalle 10:12 » o « parte entro le 10:00, ancora in camera ») ed entro quando va pronta, in rosso se è in ritardo; sotto, in grande, Inizia e Fatta. Le camere senza niente da fare sono una riga sola, in fondo.

Per chi organizza fa anche le stesse cose del tabellone: frecce ‹ › per cambiare giorno, una o più persone per camera (« Solo per questo giorno », « Sempre, per questa camera », « Torna ai turni »), Turni, pulizia extra, segnalazioni e note. Un avviso rosso dice quante camere da pulire non hanno nessuno in turno: toccandolo si aprono i Turni.

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Paghe di chi pulisce

Quanto paghi tu a chi pulisce. Non riguarda l'ospite: quello che addebiti all'ospite sta nel prezzo del soggiorno (la pulizia finale) o nella pulizia extra a pagamento.

Si apre da Operatività → Pulizie → Paghe (solo per chi organizza), oppure da Impostazioni pulizie → Paghe di chi pulisce → Apri le paghe.

1. Imposta le tariffe. Premi Tariffe, poi Imposta accanto a ogni persona o impresa. In cima scegli come la paghi:

   • A pulizia: quanto paghi per una partenza (anche il cambio con arrivo), un riassetto e un'extra. Esempio: partenza 20 €, riassetto 10 €.
   • A ore: i €/ora e le ore previste per partenza, riassetto ed extra. Le ore si scrivono con la virgola: 1,5 = un'ora e mezza, 0,5 = mezz'ora. Ogni pulizia paga ore × €/ora. Esempio: 12 €/ora, partenza 1,5 ore → 18 € a partenza; riassetto 0,5 ore → 6 €.

   Per tipologia: la prima riga vale per tutte le tipologie. Se una tipologia costa di più (a pulizia) o richiede più tempo (a ore) — un trilocale più di un monolocale — compila la sua riga: vince sulla prima. Un campo lasciato vuoto prende il valore della prima riga.

   Ogni persona ha un modo solo: passando da A pulizia ad A ore (o viceversa) i campi si svuotano, perché i numeri non vogliono più dire la stessa cosa.

2. Il conto si fa da solo. Ogni mese vedi, per persona, le pulizie fatte (segnate Pulita o Verificata) e quanto le spetta; per chi è pagato a ore anche la colonna Ore. Una camera pulita in due divide la paga (a ore: divide le ore). A ore conta il tempo previsto che hai scritto, non quello tra Inizia e Fatta.

3. Segna pagato. Quando hai pagato, premi Segna pagato: il mese resta fermo così, anche se poi cambi le tariffe. Riapri il mese lo ricalcola. Finché non è pagato, il mese usa le tariffe di oggi.

4. Scarica CSV per pagare o per il commercialista (si apre in Excel).

Le paghe entrano da sole nel conto economico, alla voce Paghe pulizie. Se qualcuno ha pulizie fatte senza tariffa, un avviso te lo dice. Chi pulisce vede nella sua pagina quante pulizie ha fatto nel mese e, se c'è una tariffa, il totale.

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Pulizia extra

Una pulizia fuori dal piano — l'ospite chiede il cambio lenzuola, una pulizia dopo una manutenzione. Sul tabellone premi Pulizia extra (o … sulla camera → Pulizia extra…):

• camera, giorno e motivo;
• Gratis oppure A pagamento con l'importo: va sul conto della prenotazione che occupa la camera quel giorno, come un extra.

Chi pulisce quella camera la riceve subito. Solo chi gestisce le prenotazioni (ricevimento, amministratori) può renderla a pagamento. Annulla pulizia extra dal menu … la toglie e storna l'eventuale addebito.

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Stato delle camere

Le pulizie lavorano sulle camere fisiche: le prenotazioni devono avere la camera assegnata (Hotely la assegna da sola all'arrivo della prenotazione), oppure la tipologia deve avere una camera sola, come un appartamento.

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Domande frequenti

Ho messo i turni ma la camera non è assegnata

I turni assegnano solo le camere da pulire. Una camera pronta, senza partenze né riassetti quel giorno, mostra « Niente da pulire » e sotto « In turno: … »: non c'è niente da assegnare. Appena una prenotazione crea una pulizia, va da sola a chi è in turno quel giorno. Se nel Calendario vedi ?, in quel giorno nessuno è in turno per quella camera (per esempio un turno Lun–Ven e una partenza di sabato).

Devo assegnare le camere ogni giorno?

No. Con i turni impostati, ogni pulizia nuova va da sola a chi deve farla. Assegni a mano solo le eccezioni, con Solo per questo giorno.

Voglio che una camera la pulisca sempre la stessa persona

Apri Turni, premi Modifica su quella persona e in Camere spunta solo quella camera (e i giorni, se servono). Oppure, dal tabellone, bottone delle persone sulla camera → Sempre, per questa camera. Il turno su una camera precisa vince su quello di tutta la struttura.

Una camera ha bisogno di un riassetto diverso dalle altre

Impostazioni pulizie → Riassetto → Diverso per tipologia o camera: scegli la frequenza sulla riga di quella camera. Le altre restano come prima.

Pago chi pulisce a ore

Paghe → Tariffe → Imposta sulla persona → A ore: scrivi i €/ora e le ore previste per partenza, riassetto ed extra. Il conto del mese mostra ore e importo.

Due persone possono pulire la stessa camera?

Sì: spuntale entrambe nel bottone delle persone, o mettile entrambe nel turno di quella camera.

Un'impresa vuole sapere solo delle sue camere

È già così: ogni contatto riceve solo le pulizie dei suoi turni. Per restringere, apri Turni e scegli i suoi piani o le sue camere.

Una persona lascia il team o un'impresa smette di lavorare con noi

Togli la persona dal team, o in Impostazioni pulizie disattiva (o rimuovi) il contatto. Da quel momento non riceve più camere né email, e il suo link non funziona più. Le camere tornano agli altri turni o restano da assegnare: le vedi con ? nel Calendario.

L'ospite cambia le date o la camera

Non devi fare niente. Le pulizie si spostano da sole, anche quelle di oggi (una pulizia già iniziata resta), e chi pulisce riceve subito notifica ed email « Prenotazione modificata »: quale pulizia non serve più e quale è nuova.

Cosa vede chi pulisce dell'ospite?

Solo il nome con l'iniziale del cognome (« Mario R. »), il numero di ospiti e gli orari. Mai email, telefono, prezzi o pagamenti.

Si possono spegnere le notifiche?

Ognuno spegne le notifiche delle pulizie dalle impostazioni dell'app, e le email dalle proprie preferenze. Per tutta la struttura, gli interruttori sono in Impostazioni pulizie.