Inviti e permessi del team

Questa pagina è la guida operativa dettagliata per invitare collaboratori, gestire ruoli e configurare permessi. Per la panoramica generale del sistema team vedi Team e collaboratori.

Invitare un nuovo collaboratore

Il flusso di invito è progettato per essere rapido — tipicamente 60 secondi dal click all'invio dell'invito.

Procedura passo-passo

1. Dalla sidebar principale, vai su Team o Workspace
2. Clicca Invita nuovo membro in alto
3. Inserisci email del collaboratore
4. Scegli ruolo dal menu a tendina
5. Opzionalmente, personalizza permessi specifici
6. Aggiungi un messaggio di benvenuto personalizzato (opzionale)
7. Clicca Invia invito

L'invitato riceve email con link sicuro per accettare. Tipicamente entro 5 minuti.

Cosa succede dopo l'invio

• L'invito appare nella lista del team con stato "In attesa"
• Il collaboratore riceve email da Hotely
• Clicca il link nell'email e completa la registrazione (se nuovo) o entra direttamente (se ha già un account Hotely)
• Una volta accettato, il suo account viene aggiunto al team con i ruoli configurati

Scadenza dell'invito

Gli inviti hanno una scadenza tipica di 7 giorni. Se non viene accettato in tempo, dovrai re-inviare. Puoi inviare promemoria al collaboratore manualmente.

Ruoli predefiniti: i permessi nel dettaglio

Proprietario

Accesso completo a tutto. Tipicamente assegnato solo a 1-2 persone (proprietario reale + co-fondatore).

Amministratore

Quasi tutto, eccetto fatturazione e cambio piano.

Editor

Modifica contenuti e configurazione operativa, no gestione team.

Operatore

Solo operatività quotidiana, no configurazione.

Solo lettura

Visualizzazione senza modifica.

Ruoli personalizzati per attività complesse

Per strutture grandi puoi creare ruoli con permessi su misura. Esempi nell'ospitalità:

Spa Manager

Per il responsabile del centro benessere di un hotel grande:

• Configurazione Agent: Visualizza
• Servizi (sezione Spa): Modifica
• Conversazioni con tag "Spa": Tutto
• Conversazioni altre: Nessuno
• Ordini servizio Spa: Gestione
• Altri ordini: Nessuno
• Ospiti VIP del settore Spa: Modifica
• Altri ospiti: Lettura

F&B Manager (Food & Beverage)

Per il responsabile della ristorazione di un hotel:

• Configurazione Agent: Visualizza
• Menu strutturato: Modifica
• Conversazioni con tag "Ristorante": Tutto
• Ordini ristorante: Gestione
• Prenotazioni tavolo: Gestione
• Altri ordini: Nessuno

Front Office Manager

Per il capo reception di un hotel boutique:

• Configurazione Agent: Modifica articoli e FAQ
• Conversazioni: Tutto
• Ordini room service: Gestione
• Richieste prenotazione: Lavorazione
• Ospiti: Modifica
• Email marketing: Lettura

Marketing Manager

Per chi cura comunicazione e brand:

• Design Agent: Modifica
• Articoli e contenuti: Modifica
• Welcome screen: Modifica
• Email marketing: Invio
• Analytics: Lettura completa
• Conversazioni: Lettura

Modifica ruolo di un membro esistente

Per cambiare ruolo a un collaboratore già nel team:

1. Vai su Team
2. Trova il membro nella lista
3. Clicca sui suoi dettagli
4. Cambia ruolo dal menu
5. Personalizza permessi specifici se serve
6. Salva

Il cambiamento è immediato. Il collaboratore vede la nuova interfaccia al prossimo refresh.

Sospensione temporanea di un membro

A volte è utile sospendere temporaneamente l'accesso (ferie, congedo, sostituzione interna) senza eliminare l'account. Per sospendere:

1. Vai sui dettagli del membro
2. Toggle Account attivo su Off
3. Salva

L'account viene messo in pausa: nessun accesso, ma i dati storici (conversazioni gestite, note inserite) restano. Per riattivare basta tornare al toggle.

Rimozione di un collaboratore

Per rimuovere definitivamente un collaboratore (es. ha lasciato la struttura):

1. Vai sui dettagli del membro
2. Clicca Rimuovi dal team
3. Conferma l'azione

Cosa succede:

• L'account perde accesso al workspace immediatamente
• Lo storico delle azioni gestite resta nel sistema (audit log)
• Le conversazioni e ordini gestiti da lui restano accessibili al resto del team
• Note interne firmate da lui restano visibili

L'account stesso del collaboratore non viene eliminato — semplicemente non ha più accesso al tuo workspace. Può sempre essere reinvitato in seguito.

Sicurezza degli accessi

Password e autenticazione

Tutti i membri del team usano credenziali individuali. Hotely supporta:

• Password classica con requisiti di sicurezza
• Autenticazione a due fattori (2FA) — fortemente consigliata
• Login con Google (SSO) per Workspace business
• Login con Microsoft 365 per organizzazioni enterprise

Sessioni e logout

• Sessione attiva tipica: 30 giorni
• Logout automatico dopo periodo di inattività configurabile
• Possibilità di disconnettere tutti i dispositivi attivi (utile in caso di smarrimento)
• Audit log delle sessioni per ruoli admin

Restrizioni IP (per strutture grandi)

Per workspace enterprise puoi configurare:

• Accesso solo da indirizzi IP della struttura (es. solo dalla rete dell'hotel)
• Blocchi per paesi specifici
• Allowlist di IP autorizzati

Audit log delle azioni

Per ruoli admin, l'audit log mostra:

• Login e logout di ogni membro
• Modifiche alla configurazione dell'Agent
• Modifiche a contenuti (articoli, file)
• Risposta a conversazioni
• Gestione ordini
• Eliminazioni di dati

L'audit log è consultabile per periodo, per membro, per area di attività. Utile per:

• Identificare chi ha fatto una modifica specifica
• Conformità GDPR (chi ha consultato dati personali)
• Sicurezza (accessi sospetti)
• Performance review

Casi reali

Hotel 4 stelle con turni di 8 receptionist

Setup: 8 account Operatore. Turni configurati in dashboard. Notifiche solo per chi è in turno. Manager monitora globalmente. Una volta al mese review dei pattern di gestione.

B&B familiare

Setup: 2 account Amministratore (i proprietari). Stessi permessi per semplicità. Coordinamento via note interne e chat WhatsApp interna.

Catena alberghiera con 5 strutture

Setup: 1 Proprietario (CEO). 5 Amministratori (uno per struttura). Permessi limitati per struttura (ogni manager vede solo i dati della sua struttura). 30 Operatori distribuiti. 1 Marketing manager centrale (Editor).

Ristorante stellato con maître e sala

Setup: 1 Proprietario (chef-patron). 1 Amministratore (maître). 4 Operatori (camerieri). Notifiche differenziate: il maître riceve tutto, i camerieri solo gli ordini dei loro tavoli.

Wedding planner indipendente

Setup: 1 account Proprietario. Gestisce tutto da sola. Eventualmente invita un assistente come Editor per supporto stagionale.

Domande frequenti

Quanti membri posso invitare?

Dipende dal piano. La maggior parte dei piani standard include team illimitati o numero ampio. Verifica nel tuo piano specifico.

Posso avere lo stesso account in più workspace?

Sì. Un account utente Hotely può essere membro di più workspace (es. consulente che lavora con più strutture). Lo switch tra workspace è rapido dal menu account.

Cosa succede se cambio email di un membro?

L'email è il principale identificativo. Per cambiarla, il membro stesso può cambiarla dalle proprie preferenze account. Tu come admin non puoi cambiarla per lui.

I membri del team vedono i miei dati personali?

No. I dati personali (carta di credito, password) sono visibili solo al proprietario. I membri vedono solo i dati operativi del workspace.

Posso esportare la lista del team?

Sì, dalla sezione Team puoi esportare CSV con tutti i membri e relativi ruoli.

Buone pratiche

Errori frequenti

Prossimi passi

• Team — panoramica sistema team
• Notifiche — configurazione per ruolo
• Privacy — conformità GDPR sul team