Inviti e permessi
Invitare collaboratori in Hotely e decidere cosa vedono — titolare, amministratori e ruoli (ricevimento, pulizie, revenue manager, back office, commercialista, agenti AI, marketing, statistiche, personalizzato), aree, livelli e strutture.
Ogni persona che lavora con te ha il suo accesso a Hotely: vede solo quello che le serve, sulle strutture di cui si occupa, sul web e nell'app. Inviti, ruoli e permessi si gestiscono da Persone.
Invitare un collaboratore
- Apri Persone e clicca Invita.
- Inserisci l'email della persona.
- Scegli il ruolo (vedi sotto) e, se il ruolo è limitato, le strutture su cui può lavorare: tutte o solo alcune.
- Controlla nell'anteprima cosa vedrà e quali notifiche riceverà.
- Invia l'invito.
La persona riceve un'email con il link per accettare. Se non ha ancora un account lo crea al primo accesso; se ce l'ha, trova l'invito anche nelle notifiche e alla prima apertura di Hotely. L'invito scade dopo 7 giorni: puoi reinviarlo dalla lista degli inviti in attesa.
Titolare, amministratori e ruoli
| Chi | Cosa può fare |
|---|---|
| Titolare | Tutto: persone e ruoli, abbonamento, configurazione di ogni struttura e agente |
| Amministratore | Vede e gestisce tutto, anche persone e ruoli. Solo il titolare nomina o rimuove gli amministratori |
| Ruolo | Un accesso limitato ad alcune aree e ad alcune strutture |
I ruoli pronti
| Ruolo | Cosa fa |
|---|---|
| Ricevimento | Prenotazioni, check-in, incassi, Alloggiati e messaggi degli ospiti. Niente prezzi né configurazione |
| Pulizie | Solo lo stato delle camere e le attività di pulizia. Nessun dato di pagamento, nessuna conversazione |
| Revenue manager | Tariffe, inventario, promozioni, canali e cruscotti di direzione. Vede le prenotazioni, non le gestisce |
| Back office | Emette e storna i documenti fiscali, gestisce incassi, adempimenti e contabilità |
| Commercialista | Vede ed esporta le pagine fiscali (fatturazione, cassa, rendiconti, chiusure, contabilità). Non emette e non modifica niente |
| Agenti AI | Configura gli agenti e la loro conoscenza, risponde ai messaggi, gestisce gli ordini |
| Marketing e sito web | Sito web, pubblicazione, ospiti, offerte ed email. Vede le statistiche |
| Solo statistiche | Statistiche degli agenti, contabilità, report e direzione. Solo lettura |
| Personalizzato | Le aree scelte una per una |
Aree e livelli
Un ruolo è un insieme di aree, ciascuna con un livello: nessun accesso, vede, modifica (o l'azione propria dell'area: risponde, gestisce, incassa, aggiorna, invia) e, per la fatturazione, emette.
| Gruppo | Aree |
|---|---|
| Agenti | Agenti e apprendimento · Messaggi e chiamate · Prenotazioni e ordini · Ospiti e marketing · Statistiche |
| Struttura | Ricevimento · Pulizie · Pagamenti · Prezzi e vendita · Canali · Configurazione struttura |
| Fisco e conti | Fatturazione · Alloggiati e ISTAT · Tassa di soggiorno e ISA · Contabilità e report · Direzione e revenue |
| Sito | Contenuti del sito · Pubblicazione e dominio |
| Assistente | Hotely Advance |
Con Personalizzato imposti ogni area a mano; partendo da un ruolo pronto puoi anche ritoccarne le aree.
Strutture
Per i ruoli limitati scegli tutte le strutture o solo alcune. Chi lavora su una sola struttura non vede le altre: né nelle liste, né nel planner, né nelle notifiche.
Cosa vede e cosa riceve
L'anteprima del ruolo, nell'invito e nella scheda della persona, mostra:
- le voci del menu disponibili e quelle con il lucchetto;
- le notifiche che la persona riceverà (prenotazioni, messaggi, pagamenti, pulizie, adempimenti…).
Le voci non accessibili restano visibili con il lucchetto: la persona sa che esistono, ma non si aprono. Vedi Notifiche e alert.
Cambiare ruolo
Dalla scheda della persona in Persone cambi ruolo, aree e strutture. La modifica ha effetto subito e la persona riceve un avviso. Il ruolo si può cambiare anche dall'app; aree e strutture una per una solo dal web.
Un amministratore non può modificare o rimuovere un altro amministratore: lo fa solo il titolare.
Rimuovere un collaboratore
Dalla scheda della persona scegli Rimuovi: perde subito l'accesso a tutto il workspace. Le prenotazioni, i messaggi e le operazioni che ha fatto restano, con il suo nome, nella cronologia.
Rimuovi sempre le persone che non lavorano più con te: è la misura di sicurezza più importante.
Casi reali
Hotel con reception a turni — i receptionist con il ruolo Ricevimento, il revenue manager con Revenue manager, l'amministrazione con Back office, il commercialista con Commercialista. Il direttore è amministratore.
B&B familiare — i due titolari amministratori, la persona delle pulizie con il ruolo Pulizie sull'app.
Property manager con molte strutture — il personale operativo con Ricevimento e Pulizie solo sulle strutture dove lavora; l'amministrazione con Back office su tutte.
Ristorante — il maître con Agenti AI per gestire prenotazioni e ordini dall'app; il titolare amministratore.
Domande frequenti
Il commercialista deve pagare un account? No: il commercialista accede con il suo account al tuo workspace, con il ruolo dedicato.
Una persona può lavorare in più workspace? Sì: con lo stesso account può far parte di più team e passa dall'uno all'altro dalla dashboard.
Posso vedere cosa vede un collaboratore? Sì, con l'anteprima del ruolo nella sua scheda.
Buone pratiche
- Ruolo minimo necessario: parti dal ruolo pronto più vicino e aggiungi solo ciò che serve.
- Limita le strutture per chi lavora solo su alcune.
- Pochi amministratori: solo chi deve davvero gestire persone e configurazione.
- Account personali: mai credenziali condivise tra colleghi.
- Rivedi i ruoli a inizio e fine stagione.