Team e collaboratori

L'Agent di Hotely è uno strumento operativo che vive nel quotidiano della tua attività. Per le strutture con più collaboratori — un hotel con reception 24/7, un ristorante con maître e responsabile sala, un B&B condotto da una famiglia — la gestione collaborativa dell'Agent è un elemento essenziale dell'organizzazione.

Hotely include un sistema team completo per:

• Invitare collaboratori sull'account
• Differenziare i permessi per ruolo
• Tracciare chi fa cosa
• Coordinare il lavoro su conversazioni, richieste, ordini
• Comunicare tra membri del team

Concetti chiave: account, workspace, team

Prima di entrare nei dettagli, è utile chiarire la struttura organizzativa:

Account utente

Ogni persona ha un proprio account utente Hotely con email e credenziali personali. Un account può appartenere a più workspace.

Workspace

Il workspace è il contenitore principale della tua attività. Tipicamente coincide con la struttura o il gruppo di strutture. Ogni workspace ha:

• Uno o più Agent
• Un team di collaboratori
• Configurazioni condivise
• Fatturazione unificata

Team

Il team è l'insieme di persone che collaborano nel workspace, ciascuna con ruoli e permessi specifici.

Ruoli disponibili

Hotely propone ruoli predefiniti che coprono la maggior parte degli scenari operativi nell'ospitalità:

Proprietario

Il ruolo più alto, tipicamente assegnato a chi ha creato il workspace. Ha:

• Accesso completo a tutte le funzionalità
• Possibilità di invitare/rimuovere collaboratori
• Gestione fatturazione e piano
• Configurazione di tutti gli Agent
• Accesso a tutte le impostazioni avanzate

Tipicamente: il proprietario della struttura, il general manager, il fondatore dell'attività.

Amministratore

Accesso quasi completo, eccetto fatturazione e cambio piano. Può:

• Configurare tutti gli Agent
• Invitare collaboratori (eccetto cambio ruolo del proprietario)
• Gestire le configurazioni operative
• Accedere a tutte le conversazioni e dati

Tipicamente: direttore di sala, vice manager, responsabile operativo.

Editor

Può modificare configurazioni e contenuti dell'Agent, ma non gestire team o fatturazione. Funziona bene per:

• Marketing manager che cura messaggi e contenuti
• Receptionist senior che aggiornano FAQ
• Maître che gestiscono il menu
• Responsabili comunicazione

Operatore

Accesso operativo all'inbox conversazioni e gestione ordini, ma non può modificare la configurazione dell'Agent. Adatto a:

• Receptionist nei turni
• Camerieri che gestiscono ordini al tavolo
• Personale di sala
• Concierge

Solo lettura

Accesso in sola consultazione, senza possibilità di modificare nulla. Utile per:

• Consulenti esterni che osservano l'operatività
• Investitori
• Tirocinanti in osservazione
• Tutor o formatori

Ruoli personalizzati

Per strutture grandi con esigenze specifiche, è possibile creare ruoli personalizzati con permessi granulari. Esempio: ruolo "Spa manager" che ha accesso alle conversazioni e ordini della spa ma non alle prenotazioni dell'hotel.

Permessi granulari

Per ogni area dell'Agent puoi configurare:

Inviti e onboarding nuovi collaboratori

Per aggiungere un nuovo collaboratore al team:

1. Vai su Team dalla sidebar
2. Clicca Invita nuovo membro
3. Inserisci email del collaboratore
4. Scegli ruolo (predefinito o custom)
5. Configura eventuali permessi specifici
6. Invia invito

L'invitato riceve email con link di registrazione. Una volta accettato, l'account viene aggiunto al team del workspace.

Onboarding suggerito

Per i nuovi collaboratori, le prime ore in Hotely sono importanti per familiarizzare:

1. Tour della dashboard — i video guide della piattaforma
2. Conversazione di prova — apri una chat con l'Agent dal sito reale
3. Esempio reale di intervento manuale — assistito da un collega
4. Configurazione preferenze personali — notifiche, lingua interfaccia
5. Lettura della documentazione di ruolo — per il proprio scope

Per team grandi, è consigliato un training di 30-60 minuti dedicato.

Disponibilità e turni

Per strutture con personale a turni, Hotely permette di tracciare la disponibilità del team:

• Online / In turno — disponibile per ricevere notifiche
• Offline — in pausa o fuori turno
• Stato personalizzato — es. "In meeting", "Fuori per servizio"

Lo stato del team influenza:

• A chi vengono inoltrate le notifiche
• Come vengono assegnate le conversazioni
• Quale operatore appare come "online" nella chat dell'ospite

Assegnazione di conversazioni e richieste

Per team con più persone, le conversazioni in arrivo possono essere:

• Aperte a tutti — chiunque del team può prenderle in carico
• Assegnate automaticamente — round-robin tra gli operatori online
• Assegnate per skill — es. tutte le conversazioni in tedesco vanno alla collega che parla tedesco
• Assegnate per turno — chi è in turno riceve le conversazioni in quel periodo
• Assegnate manualmente — un manager smista le richieste

L'assegnazione viene tracciata e visibile a tutti i membri del team.

Note interne e comunicazione team

Su ogni conversazione, richiesta, ordine o profilo ospite, i membri del team possono lasciare note interne visibili solo internamente. Queste note non sono mai mostrate all'ospite e servono per:

• Aggiornare colleghi su sviluppi della conversazione
• Lasciare istruzioni per il turno successivo
• Annotare informazioni rilevanti sull'ospite
• Coordinare interventi

Esempio: il manager scrive in note "Cliente VIP, dare massima priorità, eventuale upgrade alla suite se disponibile". Quando il receptionist apre la conversazione, vede subito la nota e adatta il comportamento.

Audit e tracciamento

Ogni azione importante nel sistema viene tracciata:

• Chi ha modificato la configurazione dell'Agent
• Chi ha risposto a quale conversazione
• Chi ha gestito quale ordine
• Chi ha rimosso/aggiunto un articolo
• Chi ha eliminato un ospite

L'audit log è consultabile dai ruoli admin e utile per:

• Identificare modifiche errate da revertire
• Capire chi ha gestito una situazione specifica
• Conformità GDPR (chi ha consultato dati personali)
• Performance review interna

Casi reali nell'ospitalità

Hotel 4 stelle con reception 24/7

Team di 8 receptionist + 1 manager + 1 marketing manager. Ruoli:

• 1 Proprietario (general manager)
• 1 Amministratore (vice GM)
• 1 Editor (marketing manager)
• 8 Operatori (receptionist)

Turni distribuiti: i receptionist in turno ricevono le notifiche, fuori turno non vengono disturbati. Il manager monitora globalmente.

B&B familiare gestito da 2 persone

Team semplificato: 2 proprietari, entrambi con ruolo Amministratore. Stesso accesso a tutto. Coordinamento via note interne ("Mario, ho risposto alla coppia tedesca, rispondi tu alla cinese").

Ristorante stellato con maître + sala

Team di 4 persone. Maître ha ruolo Amministratore. Camerieri di sala hanno ruolo Operatore (gestiscono ordini e prenotazioni, non possono modificare il menu). Maître coordina via note interne.

Catena alberghiera con 5 strutture

Workspace centralizzato. Team:

• Proprietario (CEO)
• 1 Amministratore centrale (operations manager)
• 5 Amministratori (uno per struttura)
• 30 Operatori (receptionist sparsi)
• 1 Marketing manager (Editor centrale)

Configurazione di team con permessi granulari: i manager di struttura vedono solo i dati della loro struttura, l'amministratore centrale vede tutto.

Guida turistica indipendente

Team di 1 persona (la guida stessa). Ruolo Proprietario. Gestisce tutto autonomamente.

Sotto-pagine

• Inviti e permessi — guida dettagliata alla gestione

Buone pratiche

Errori frequenti

Prossimi passi

• Inviti e permessi — dettaglio operativo
• Notifiche — configurazione per team
• Conversazioni — gestione operativa
• Privacy — conformità GDPR sul team