Privacy e GDPR
Privacy negli agenti di Hotely — consenso alla privacy policy in chat, disclaimer della piattaforma, etichetta «Agente AI» obbligatoria per l'AI Act, dati raccolti, consenso marketing, richieste degli ospiti e ruoli.
Un agente parla con i tuoi clienti e raccoglie dati personali: nomi, contatti, richieste, a volte dati di prenotazione. Questa pagina spiega le impostazioni privacy dell'agente e cosa resta in capo alla tua attività.
Ruoli
La tua attività è il titolare dei dati raccolti dall'agente; Hotely è il responsabile del trattamento che li tratta per tuo conto per fornire il servizio. Per il quadro generale vedi GDPR e conformità.
Le impostazioni privacy dell'agente
Nella scheda Privacy dell'agente trovi due opzioni.
Richiedi consenso in chat
Quando è attiva, l'utente può inviare il primo messaggio solo dopo aver spuntato l'accettazione della privacy policy. Inserisci il link alla tua privacy policy: si apre direttamente dalla chat.
Disclaimer piattaforma
Mostra un popup legale fisso prima che l'utente possa usare la chat. Il testo è definito dalla piattaforma e non è modificabile; il riferimento privacy del popup punta all'informativa di Hotely.
Etichetta «Agente AI»
Indipendentemente da queste opzioni, la chat mostra sempre l'etichetta «Agente AI»: informare l'utente che sta parlando con un'intelligenza artificiale è obbligatorio per legge (AI Act, art. 50). L'informazione è tradotta in 14 lingue. Al telefono, fai dire alla Segreteria nella frase di apertura che risponde un assistente virtuale.
Dati raccolti dall'agente
| Categoria | Esempi |
|---|---|
| Conversazione | Messaggi, lingua, data e ora |
| Contatto | Nome, email, telefono, se l'utente li lascia o si registra |
| Richieste e ordini | Servizi richiesti, appuntamenti, ordini, note |
| Chiamate | Trascrizione e riepilogo delle telefonate della Segreteria |
| Pagamenti | Riferimenti dei pagamenti (i dati delle carte li gestisce Stripe) |
Le conversazioni e le chiamate sono consultabili dal team con i permessi adeguati, in Messaggi e Chiamate.
Consenso marketing
Gli ospiti che si registrano dalla chat scelgono se ricevere comunicazioni; l'iscrizione e la disiscrizione vengono registrate con la data. Ogni email marketing contiene il link per disiscriversi. Vedi Email marketing.
Richieste degli interessati
- Accesso e rettifica — i dati del contatto sono nella sezione Ospiti o Lead.
- Opposizione al marketing — link di disiscrizione o disiscrizione manuale dalla sezione Ospiti.
- Cancellazione — puoi eliminare il contatto; per richieste che riguardano anche conversazioni e chiamate scrivi a support@hotely.ai.
Rispondi alle richieste entro un mese.
Accessi del team
Chi vede conversazioni, contatti e ordini dipende dal ruolo: ad esempio il ruolo Pulizie non vede nessuna conversazione, il Commercialista solo le pagine fiscali. Vedi Inviti e permessi.
Informazioni sensibili nei contenuti
L'agente risponde partendo dai contenuti che gli dai. Non caricare nei file, negli articoli o nelle istruzioni password, codici di accesso, dati bancari o dati personali di ospiti: Hotely esclude dalle risposte i file che contengono segreti o note tecniche e blocca l'invio di segreti riconosciuti, ma la prima protezione è non inserirli.
Buone pratiche
- Collega sempre la tua privacy policy e attiva il consenso in chat se raccogli dati di contatto.
- Cita l'agente AI nell'informativa: finalità, dati trattati, conservazione.
- Ruolo minimo necessario per chi legge le conversazioni.
- Non chiedere in chat dati che non servono (documenti, carte): per il check-in online e i pagamenti ci sono i link dedicati.