Flusso di prenotazione

Il flusso di prenotazione è l'esperienza che l'ospite vive dal momento in cui apre la tua pagina di prenotazione fino alla conferma. Ogni passaggio è pensato per ridurre l'abbandono e offrire un'esperienza chiara e trasparente, sotto il tuo brand.

Panoramica dei passaggi

Il flusso si articola in questi passaggi, di cui alcuni opzionali in base alla configurazione della struttura:

Passaggio 1 — Apertura della pagina di prenotazione

L'ospite accede alla pagina di prenotazione attraverso uno dei seguenti punti di ingresso:

• Pulsante "Prenota" sul sito web: il metodo più comune. Il booking engine può essere integrato come pagina del sito o aprirsi in una nuova finestra
• Link diretto: un URL dedicato condivisibile via email, social media o messaggi
• Widget integrato: un modulo di ricerca incorporato direttamente nelle pagine del sito
• QR code: stampato su materiale promozionale, biglietti da visita, menu
• Agente AI: l'agente in chat, al telefono o su WhatsApp verifica la disponibilità e manda all'ospite il link per completare la prenotazione

All'apertura, la pagina carica automaticamente le informazioni della struttura: nome, immagini, lingue disponibili, valuta. L'aspetto grafico rispecchia il branding configurato dalla struttura (colori, logo, font).

Passaggio 2 — Calendario flessibile con prezzi

Prima ancora di cercare date specifiche, l'ospite può consultare il calendario flessibile — una vista mensile che mostra il prezzo più basso disponibile per ogni giorno.

Come funziona il calendario flessibile

Il calendario mostra una griglia mensile dove ogni cella contiene:

• Il numero del giorno
• Il prezzo più basso disponibile per quella data (considerando tutte le tipologie di camera e le tariffe pubbliche)
• Un indicatore di colore che distingue prezzi bassi (verde), medi (giallo) e alti (rosso)

Vantaggi per l'ospite:

• Può identificare a colpo d'occhio i giorni più convenienti
• Può spostare le date di qualche giorno per risparmiare
• Non deve fare ricerche multiple per trovare il prezzo migliore

Vantaggi per la struttura:

• Incentiva prenotazioni nei giorni a bassa occupazione (prezzi verdi)
• Riduce le richieste telefoniche "quanto costa il giorno X?"
• Aumenta la percezione di trasparenza e affidabilità

Il calendario prezzi si attiva in Configurazione → Impostazioni → Elementi promozionali → Calendario prezzi. Vedi Calendario flessibile.

Prezzi in tempo reale

I prezzi mostrati nel calendario sono calcolati in tempo reale, tenendo conto di:

• prezzi del calendario Inventario e delle tariffe (compresi quelli di Smart Pricing)
• regole tariffa dei piani
• soggiorno minimo e chiusure
• disponibilità effettiva (se una tipologia è esaurita, il prezzo riflette la tipologia successiva)

Passaggio 3 — Ricerca disponibilità

L'ospite inserisce i parametri della sua ricerca:

Per prenotazioni multi-camera, l'ospite può specificare la composizione degli ospiti per ciascuna camera separatamente. Questo è particolarmente utile per famiglie o gruppi che necessitano di camere con configurazioni diverse.

La ricerca viene eseguita in tempo reale — i risultati appaiono in pochi secondi senza ricaricare la pagina.

Passaggio 4 — Risultati: card camere con segnali di scarsità

I risultati vengono presentati come card per ogni tipologia di camera disponibile. Ogni card contiene informazioni complete per aiutare l'ospite nella scelta.

Contenuto di ogni card camera

Segnali di scarsità reali

I segnali di scarsità sono indicatori che mostrano all'ospite quante camere rimangono disponibili per la tipologia e le date selezionate. Questi segnali sono basati su dati reali — non sono artificiosi.

Quando appaiono: quando restano 3 camere o meno della tipologia per le date cercate, se hai attivato Camere rimaste negli elementi promozionali delle Impostazioni.

Come appaiono: "Solo 2 camere rimaste!" o "Ultima camera disponibile!" — con un colore di avviso che attira l'attenzione.

Perché funzionano: la scarsità reale crea un senso di urgenza legittimo che accelera la decisione dell'ospite. Non si tratta di tattiche manipolative — è un'informazione utile che aiuta l'ospite a capire che deve decidere rapidamente per assicurarsi la camera desiderata.

I segnali sono disattivati di default: compaiono a nome della struttura, quindi la scelta di mostrarli è tua. Vedi Segnali di scarsità.

Passaggio 5 — Selezione camera e piano tariffario

L'ospite seleziona la camera desiderata e il piano tariffario preferito. Ogni tipologia di camera può avere più piani tariffari disponibili, ciascuno con condizioni e prezzi diversi.

Esempio di piani tariffari per una camera

L'ospite confronta le opzioni e clicca "Seleziona" sulla combinazione desiderata. La selezione viene aggiunta al riepilogo dell'ordine.

Per prenotazioni multi-camera, l'ospite ripete la selezione per ogni camera richiesta.

Passaggio 6 — Checkout: riepilogo ordine

Dopo aver selezionato tutte le camere desiderate, l'ospite procede al checkout. La prima fase è il riepilogo dell'ordine.

Contenuto del riepilogo

Selezione extra

In questa fase l'ospite può aggiungere servizi extra alla prenotazione:

• Trasferimenti: servizio navetta da/per aeroporto o stazione
• Colazione o parcheggio, se non inclusi
• Servizi camera: culla, letto extra, animali
• Esperienze: attività o escursioni (se configurate)

Ogni extra ha un prezzo e una modalità di calcolo (per soggiorno, per notte, per ospite…). Vedi Extra e servizi aggiuntivi.

Codice promo

Il riepilogo include il campo Codice promozionale: il codice viene verificato subito e il totale si aggiorna con la riga di sconto. Vedi Promozioni e codici sconto.

Passaggio 7 — Checkout: dati ospite

L'ospite compila il modulo con i propri dati personali:

Per prenotazioni multi-camera, la struttura può richiedere i dati di ogni ospite o solo dell'ospite principale.

Assegnazione camere

L'ospite non sceglie la camera fisica: Hotely assegna un'unità libera della tipologia e lo staff può cambiarla dalla scheda della prenotazione o dal planner. Eventuali preferenze (piano, vista) vanno nelle note.

Passaggio 8 — Checkout: pagamento

Il pagamento è gestito tramite Stripe, garantendo sicurezza e conformità PCI-DSS senza che la struttura debba gestire direttamente i dati delle carte di credito.

Il modulo di pagamento

Il modulo di pagamento Stripe compare direttamente nella pagina di checkout: l'ospite paga senza lasciare la pagina, con carta e — dove il dispositivo e il tuo account Stripe lo consentono — con Apple Pay, Google Pay e gli altri metodi attivi. Se il modulo non si carica, l'ospite può aprire la pagina di pagamento Stripe e tornare poi alla conferma.

Hold timer (timer di riserva)

Quando l'ospite raggiunge la fase di pagamento, il sistema attiva un hold timer — un conto alla rovescia che riserva le camere selezionate per un tempo limitato, impostato in Impostazioni → Flusso di prenotazione → Durata hold. Durante la hold la camera risulta occupata anche sui portali collegati.

L'hold timer previene la situazione in cui un ospite blocca la disponibilità indefinitamente senza completare il pagamento, penalizzando altri potenziali clienti. Allo stesso tempo, dà all'ospite il tempo sufficiente per completare la transazione senza fretta eccessiva.

Importo del pagamento

L'importo addebitato dipende dalla configurazione della struttura:

Il saldo residuo viene gestito secondo la policy di pagamento della tariffa: addebito automatico prima dell'arrivo oppure incasso in struttura. Se uno sconto copre l'intero importo, la prenotazione si conferma senza pagamento.

Passaggio 9 — Pagina di conferma

Dopo il pagamento riuscito, l'ospite visualizza la pagina di conferma con:

Contemporaneamente, il sistema invia automaticamente:

• Email di conferma all'ospite: con tutti i dettagli della prenotazione e il riepilogo del pagamento
• Notifica allo staff: con i dettagli della nuova prenotazione nella dashboard

Disponibilità in tempo reale

L'intero flusso lavora con disponibilità in tempo reale. Questo significa che:

• I risultati di ricerca riflettono la disponibilità effettiva al momento della ricerca
• Se un'altra persona prenota l'ultima camera mentre l'ospite sta navigando, i risultati si aggiornano
• L'hold timer nel checkout garantisce che la camera selezionata non venga prenotata da qualcun altro durante il pagamento
• Se la camera non è più disponibile, non può essere prenotata
• Con il Channel Manager attivo, la disponibilità è la stessa dei portali e si aggiorna in tempo reale in entrambe le direzioni

Recupero carrelli abbandonati

Il recupero dei checkout abbandonati recupera prenotazioni perse — ospiti che hanno iniziato il checkout ma non hanno completato il pagamento.

Come funziona

1. Rilevamento: l'ospite arriva al checkout, inserisce i suoi dati (email compresa) ma non completa il pagamento. La camera resta tenuta per la durata della hold.
2. Email di recupero: poco prima che la hold scada, Hotely invia all'ospite un'email con il riepilogo della prenotazione e il link per completarla da dove si era fermato.
3. Completamento: se l'ospite paga in tempo, la prenotazione si conferma normalmente; altrimenti la hold scade e la camera torna disponibile ovunque.

Il testo dell'email si modifica in Configurazione → Template email. Ogni prenotazione recuperata è un ricavo in più senza costo di acquisizione.

Ottimizzazione mobile

L'intero flusso di prenotazione è progettato per funzionare perfettamente su dispositivi mobili — smartphone e tablet. Considerando che oltre il 60% delle ricerche di hotel avviene da dispositivi mobili, ogni passaggio è ottimizzato per:

• Touch target adeguati (pulsanti grandi e facili da toccare)
• Campi modulo ottimizzati per tastiera mobile
• Calendario touch-friendly
• Pagamento con Apple Pay / Google Pay, dove disponibili
• Tempi di caricamento rapidi su reti mobili