Primi passi con il PMS

Questa guida ti accompagna dalla creazione di una nuova proprietà fino al momento in cui sei pronto a ricevere prenotazioni — dal tuo sito e dai portali. Ogni passaggio spiega cosa fare e perché, così puoi completare la configurazione in autonomia e senza sorprese.

Il wizard guidato crea in pochi minuti struttura, camere e tariffe; poi la checklist Prontezza al lancio nella panoramica della proprietà ti indica esattamente cosa manca.

Panoramica del percorso

Se arrivi da un altro gestionale, prima di iniziare leggi Migrazione da altri sistemi: puoi importare prenotazioni future e storico invece di reinserirli.

Passaggio 1: Creare la proprietà

Da Le mie proprietà clicca Nuova proprietà. Il wizard ha cinque schermate.

Tipo e dati

• Tipo di struttura — Hotel, B&B, Appartamento o Villa. Il tipo imposta i valori di partenza (camere, trattamento, policy) e le etichette dell'interfaccia.
• Nome proprietà — il nome commerciale che vedranno gli ospiti nella pagina di prenotazione, nelle email e sui portali.
• Indirizzo, città, paese, email e telefono — obbligatori: i portali rifiutano una struttura senza recapiti completi.
• Orari di check-in e check-out, valuta, fuso orario e lingua.
• Modalità inventario:
  • Pool tipologie — gestisci le camere come numero di unità per tipologia (es. 4 Doppie Standard). Ideale quando le camere dello stesso tipo sono intercambiabili.
  • Unità fisiche — ogni camera ha la sua unità (U001, U002…) a cui assegnare l'ospite. Serve per il planner per camera, le pulizie per stanza, i codici di accesso per camera e le connessioni iCal.

Camere

Per ogni tipologia indica nome, numero di camere, adulti massimi, bambini massimi e occupazione massima. In modalità unità fisiche il wizard crea anche le unità. Descrizioni e foto si aggiungono dopo, dalla pagina Camere.

Tariffa e prezzi

Il wizard crea il piano tariffario iniziale:

• Nome tariffa e trattamento (solo camera, colazione inclusa, mezza pensione, pensione completa, all inclusive).
• Politica di pagamento: pagamento completo, caparra + saldo, solo garanzia carta o paga in struttura.
• Prezzo per notte di ogni tipologia — non può essere zero: i portali non accettano tariffe a zero.
• Tariffe aggiuntive (facoltative), definite come differenza rispetto alla tariffa base.

Prezzi per periodo, soggiorno minimo e regole si impostano dopo da Tariffe e Inventario. Vedi Rate Plan.

Distribuzione e conferma

Scegli Voglio collegare i canali ora se vuoi passare subito al Channel Manager; altrimenti arrivi alla panoramica della proprietà. Il riepilogo finale ti mostra se la struttura è già pronta per il channel manager (scheda completa, camere, tariffe pubblicabili, prezzi di partenza).

Per tutti i dettagli consulta Creare una proprietà.

Passaggio 2: Collegare Stripe per i pagamenti

Vai su Operatività → Pagamenti e collega il tuo account Stripe.

Hotely usa Stripe come processore di pagamento: i pagamenti degli ospiti arrivano direttamente sul tuo conto Stripe, non transitano da Hotely.

1. Clicca Collega account Stripe.
2. Se hai già un account Stripe accedi; altrimenti il flusso ti guida nella creazione (dati dell'attività, documento d'identità, IBAN per gli accrediti).
3. Al termine Hotely verifica che l'account possa ricevere pagamenti e accrediti, e il controllo "Pagamenti" nella checklist diventa verde.

Con un account già verificato il collegamento è immediato; un account nuovo può richiedere 1-2 giorni lavorativi di verifica da parte di Stripe. Nel frattempo puoi configurare tutto il resto. Vedi Configurazione Stripe.

Passaggio 3: Completare la checklist

Torna alla Panoramica della proprietà. Il pannello Prontezza al lancio divide ciò che manca in:

Elementi bloccanti — senza questi la prenotazione pubblica non funziona:

• Almeno una camera o unità
• Almeno una tariffa disponibile
• Pagamenti Stripe collegati

Elementi consigliati — non bloccano il lancio, ma migliorano totali, conversione e conformità:

• Tasse (IVA e altre imposte sul prezzo) — vedi Tasse e imposte
• Fee di pulizia e supplementi — negli affitti brevi la pulizia finale va separata dal prezzo per notte
• Extra ospite (colazione, parcheggio, animali, transfer)
• Portali collegati
• Sito creato con il Website Builder
• Link legali (termini e privacy)
• Tassa di soggiorno, Alloggiati Web e ISTAT

Vedi Prontezza al lancio.

Passaggio 4: Configurare gli adempimenti

Gli adempimenti italiani lavorano sugli stessi dati delle prenotazioni, quindi conviene attivarli prima delle prime prenotazioni:

• Tassa di soggiorno — tariffa del Comune, esenzioni e riduzioni: viene calcolata su ogni prenotazione.
• Alloggiati Web — credenziali della Questura per inviare le schedine, anche in automatico.
• ISTAT — portale della tua Regione per il movimento clienti.
• Fatturazione — se vuoi emettere fatture e ricevute da Hotely (modulo da attivare).

Passaggio 5: Collegare i portali

Se vendi su Booking.com, Airbnb, Expedia o altri portali, collegali con il Channel Manager da Distribuzione → Canali. Disponibilità, prezzi e restrizioni partiranno da Hotely e le prenotazioni dei portali arriveranno in Hotely in tempo reale.

Se sei già online sui portali, segui la scheda Migrazione da OTA: ti guida a collegare gli annunci esistenti senza ricrearli. Vedi Collegare un canale.

Passaggio 6: Pubblicare la prenotazione diretta

La tua pagina di prenotazione è già accessibile all'indirizzo pubblico della proprietà. Per portare traffico:

1. Link diretto — condividi l'indirizzo nei tuoi canali (email, social, Google Business Profile). Vedi Pagina prenotazione pubblica.
2. Widget nel sito — da Distribuzione → Pagina Prenotazione copia il codice da inserire nel tuo sito. Vedi Widget per il sito.
3. Website Builder — se crei il sito con Hotely, la prenotazione è già integrata.
4. Agente AI — collega un agente alla struttura: risponde agli ospiti e li guida alla prenotazione diretta.

Passaggio 7: Prenotazione di prova

Prima di distribuire il link:

1. Apri la pagina di prenotazione pubblica in una finestra di navigazione anonima.
2. Cerca disponibilità per una data futura, scegli camera e tariffa.
3. Completa il pagamento con una carta reale (potrai rimborsarla subito dopo).
4. Verifica che l'email di conferma arrivi e che la prenotazione compaia in Prenotazioni e nel calendario.
5. Se hai collegato i portali, controlla che la disponibilità si sia aggiornata anche lì.
6. Annulla la prenotazione e rimborsa dalla scheda prenotazione.

La giornata tipo dopo il lancio

• Panoramica al mattino: arrivi, partenze, pagamenti da incassare e avvisi.
• Pulizie: il piano del giorno è già pronto, da tutte le fonti.
• Messaggi: rispondi agli ospiti del sito e dei portali da un'unica inbox.
• Alloggiati Web: verifica l'invio delle schedine degli arrivi.
• Inventario o Smart Pricing: aggiorna i prezzi per date ed eventi.
• Canali → Stato sync: in alta stagione, un'occhiata per verificare che tutto sia sincronizzato.

Prossimi passi

Ogni funzionalità è documentata nella rispettiva sezione e può essere attivata gradualmente senza interrompere il servizio.