File e documenti

Oltre ai contenuti estratti dal sito web tramite il crawler, puoi arricchire la base di conoscenza dell'Agent AI caricando file e documenti direttamente dalla dashboard. Questo è particolarmente utile per informazioni che non sono presenti sul sito web o che sono disponibili solo in formato documento: menu in PDF, listini prezzi, brochure, termini e condizioni, regolamenti interni e guide turistiche.

Il sistema elabora i file caricati, ne estrae il contenuto testuale, lo indicizza e lo rende disponibile all'Agent per rispondere alle domande degli utenti. A differenza di molte soluzioni che richiedono la trascrizione manuale dei contenuti in un formato proprietario, Hotely accetta i documenti nei formati più comuni e li processa automaticamente.

Formati supportati

Note sui formati

PDF

I file PDF sono il formato più comune per documenti come menu, brochure e listini. Il sistema estrae il testo dalle pagine del PDF con alta fedeltà.

Requisito fondamentale: il PDF deve contenere testo selezionabile, non solo immagini. Per verificarlo, apri il PDF e prova a selezionare il testo con il mouse. Se non riesci a selezionare le parole, il PDF è composto solo da immagini scansionate e il sistema non potrà estrarre il contenuto.

Cosa fare con PDF di sole immagini:

• Se hai il documento originale (Word, InDesign), esportalo come PDF con testo incorporato
• In alternativa, utilizza un servizio OCR per convertire le immagini in testo e salva il risultato come TXT

TXT

I file di testo semplice sono il formato più affidabile per il caricamento di contenuti. Non hanno formattazione complessa che potrebbe creare problemi nell'estrazione. Sono ideali per:

• FAQ scritte a mano
• Istruzioni personalizzate aggiuntive
• Informazioni strutturate in formato libero
• Regolamenti e policy

DOCX

I documenti Word vengono elaborati con buona qualità. Il sistema estrae il testo, i titoli, gli elenchi e le tabelle. Le immagini incorporate non vengono elaborate.

CSV

I file CSV sono particolarmente utili per informazioni strutturate come listini prezzi, cataloghi servizi o elenchi di attività. Il sistema interpreta le colonne e le righe come dati strutturati, permettendo all'Agent di cercare e presentare le informazioni in modo organizzato.

Esempio di CSV per un listino prezzi:

Servizio,Descrizione,Prezzo
Colazione in camera,Servizio colazione con vassoio in camera,15€
Parcheggio,Posto auto coperto riservato,20€/giorno
Transfer aeroporto,Servizio navetta da/per aeroporto di Napoli,80€
Noleggio biciclette,Bicicletta per escursioni giornaliere,25€/giorno
Baby-sitting,Servizio baby-sitting con operatore qualificato,30€/ora

Come caricare un file

Procedura passo-passo

1. Dalla dashboard dell'Agent, vai alla sezione "File" o "Documenti"
2. Clicca "Carica file" o "Aggiungi documento"
3. Seleziona il file dal tuo computer (oppure trascinalo nell'area di upload)
4. Attendi il caricamento e l'elaborazione
5. Verifica l'anteprima del contenuto estratto
6. Conferma per aggiungere il file alla base di conoscenza dell'Agent

Limiti di caricamento

Elaborazione del file

Dopo il caricamento, il sistema elabora il file in background:

1. Parsing — il file viene aperto e il contenuto testuale viene estratto
2. Pulizia — vengono rimossi caratteri speciali, formattazione non significativa e metadati del documento
3. Segmentazione — il testo viene suddiviso in blocchi semantici per una ricerca più efficiente
4. Indicizzazione — i blocchi vengono indicizzati nel sistema di ricerca dell'Agent
5. Disponibilità — il contenuto è pronto per essere utilizzato dall'Agent

Il processo di elaborazione richiede tipicamente pochi secondi per file di dimensioni normali (fino a qualche MB). File molto grandi o complessi possono richiedere fino a un minuto.

Gestione dei file

Visualizzare i file caricati

La sezione File mostra la lista di tutti i documenti caricati con:

Visualizzare il contenuto estratto

Per ogni file puoi visualizzare il contenuto testuale che è stato estratto e reso disponibile all'Agent. Questo è utile per:

• Verificare che l'estrazione sia avvenuta correttamente
• Controllare che non manchino sezioni importanti
• Assicurarti che il testo sia leggibile e ben strutturato

Eliminare un file

Se un file non è più necessario o è stato sostituito da una versione aggiornata:

1. Trova il file nella lista
2. Clicca sull'icona di eliminazione (cestino) o sul pulsante "Elimina"
3. Conferma l'eliminazione

L'eliminazione è immediata: il contenuto del file viene rimosso dalla base di conoscenza dell'Agent e non verrà più utilizzato per le risposte. Le conversazioni passate che hanno utilizzato quel contenuto non vengono modificate.

Sostituire un file

Quando un documento viene aggiornato (nuovo menu, nuovo listino, nuove condizioni), la procedura consigliata è:

1. Carica la nuova versione del file
2. Verifica che il contenuto estratto sia corretto
3. Elimina la vecchia versione

Questo garantisce che l'Agent utilizzi sempre la versione più recente delle informazioni.

Casi d'uso pratici

Menu del ristorante in PDF

Il menu è uno dei documenti più richiesti dagli ospiti. Caricandolo come PDF, l'Agent può:

• Elencare i piatti disponibili
• Fornire i prezzi di specifici piatti
• Indicare le opzioni per allergici o intolleranti
• Suggerire piatti in base alle preferenze (vegetariano, pesce, carne)
• Descrivere gli ingredienti principali

Suggerimento: se il tuo menu cambia frequentemente (menu del giorno, menu stagionale), aggiorna il file regolarmente per evitare che l'Agent fornisca informazioni obsolete.

Listino prezzi servizi

Un file CSV o PDF con il listino completo dei servizi extra permette all'Agent di rispondere a domande come:

• "Quanto costa il parcheggio?"
• "Offrite il servizio di lavanderia? A che prezzo?"
• "Quanto costa il transfer dall'aeroporto?"

Brochure della struttura

La brochure contiene tipicamente una descrizione accurata della struttura, dei servizi e dei punti di forza. Caricandola, l'Agent acquisisce un vocabolario ricco e dettagliato per descrivere la tua attività.

Importante: assicurati che la brochure sia in formato PDF con testo selezionabile. Le brochure composte interamente da immagini non possono essere elaborate.

Termini e condizioni

Se carichi i termini e le condizioni di prenotazione, l'Agent può rispondere a domande specifiche sulle politiche:

• "Qual è la politica di cancellazione?"
• "Posso modificare le date della prenotazione?"
• "Cosa succede se arrivo dopo l'orario di check-in?"

Regolamento interno

Il regolamento della struttura (orari di silenzio, regole piscina, aree fumatori) può essere caricato per permettere all'Agent di informare gli ospiti prima dell'arrivo.

Guida turistica della zona

Una guida con informazioni sulle attrazioni locali, i ristoranti consigliati, le escursioni e i trasporti permette all'Agent di fungere da vero concierge virtuale:

• "Cosa posso fare nei dintorni?"
• "Quale ristorante consigliate per una cena romantica?"
• "Come arrivo al centro storico dall'hotel?"

Best practice per i file

Qualità del contenuto

• Testo chiaro e ben strutturato — utilizza titoli, sottotitoli e paragrafi per organizzare le informazioni
• Informazioni aggiornate — assicurati che i prezzi, gli orari e i servizi elencati siano correnti
• Evita contenuti ridondanti — se le stesse informazioni sono già sul sito web (e nel crawler), non serve duplicarle in un file
• Lingua coerente — se carichi file in più lingue, assicurati che le informazioni siano allineate

Organizzazione dei file

• Un file per argomento — preferisci un file "menu.pdf" e un file "listino-servizi.csv" piuttosto che un unico documento con tutto
• Nomi descrittivi — usa nomi file che permettano di identificare immediatamente il contenuto (es. "menu-ristorante-estate-2026.pdf")
• Aggiorna regolarmente — stabilisci una routine per verificare che i file caricati siano ancora validi

Dimensione e quantità

• Mantieni i file sotto i 5 MB quando possibile per un'elaborazione più rapida
• Non caricare file troppo grandi con molte informazioni irrilevanti: l'Agent funziona meglio con contenuti mirati e pertinenti
• Prediligi la qualità alla quantità: 5 file ben strutturati sono più utili di 20 file disorganizzati

Risoluzione problemi

Il file mostra stato "Errore"

• Verifica che il formato sia supportato (PDF, TXT, DOCX, CSV)
• Controlla che il file non sia corrotto: prova ad aprirlo sul tuo computer
• Per i PDF, verifica che contengano testo selezionabile e non solo immagini
• Se il file è protetto da password, rimuovi la protezione prima di caricarlo
• Prova a ridurre la dimensione del file se supera il limite

Il contenuto estratto è vuoto o incompleto

• Per i PDF: il documento potrebbe essere composto da immagini scansionate
• Per i DOCX: il contenuto potrebbe essere in caselle di testo o forme non standard
• Per i CSV: verifica che il separatore sia la virgola (non il punto e virgola)
• Prova a copiare il testo dal documento originale e incollarlo in un file TXT

L'Agent non utilizza le informazioni del file

• Verifica che il file sia in stato "Elaborato"
• Poni la domanda esattamente come la porrebbe un utente
• Controlla che le informazioni nel file non siano in conflitto con il prompt di sistema
• Aggiungi nel prompt un riferimento al contenuto del file (es. "Per i prezzi dei servizi extra, consulta il listino caricato")

Per assistenza con il caricamento e la gestione dei file, contatta support@hotely.ai.