Addestramento dell'Agent

L'Agent di Hotely non risponde inventando: risponde basandosi su quello che gli hai insegnato. La qualità delle sue risposte dipende quasi interamente dalla qualità e completezza dei contenuti che gli fornisci. Questa pagina è la guida completa al sistema di addestramento — quali fonti usare, quando usare ciascuna, come combinarle e quali errori evitare.

L'obiettivo è arrivare a un Agent che sa rispondere correttamente all'80-90% delle domande dei tuoi ospiti senza intervento umano, lasciando solo i casi davvero atipici al tuo staff.

Le quattro fonti di conoscenza

L'Agent può apprendere da quattro fonti diverse, ciascuna con un ruolo specifico nel sistema di addestramento.

Le quattro fonti coesistono: l'Agent attinge a tutte contemporaneamente quando costruisce una risposta. Una stessa informazione può essere presente in più fonti senza creare conflitti — l'Agent sceglie automaticamente quella più rilevante.

Quale fonte usare per quale tipo di contenuto

Strategia di addestramento consigliata per profilo

Per una struttura ricettiva

1. Crawler completo del sito — importa pagine camere, servizi, posizione, contatti, gallery
2. File brochure servizi — listino spa, room service, transfer
3. Articoli per le FAQ ricorrenti:
   • Orari di check-in e check-out
   • Politica animali domestici
   • Politica bambini e culle
   • Parcheggio (gratuito/a pagamento, prenotabile)
   • Trasferimenti dall'aeroporto
   • Wifi e codici accesso
   • Prima colazione (orari, opzioni, allergeni)
   • Asciugamani spiaggia/piscina
   • Politica fumatori
   • Late check-out e early check-in
4. Articolo dedicato per ogni partner locale — ristoranti convenzionati, esperienze, transfer
5. Articolo stagionale attivo — eventi locali, festività, attività della stagione corrente

Per un ristorante

1. Crawler del sito — pagina filosofia, contatti, posizione
2. File PDF del menu attuale — versione completa con vini
3. Configurazione menu strutturato in dashboard — per la gestione ordini e allergeni
4. Articoli per FAQ ricorrenti:
   • Orari pranzo e cena (giorni di chiusura inclusi)
   • Politica prenotazioni (quanti giorni prima, gruppi)
   • Caparra confirmatoria per gruppi numerosi
   • Politica intolleranze e celiachia
   • Menu degustazione (durata e prezzo)
   • Politica allergie note in cucina
   • Asporto e delivery (giorni e orari)
   • Eventi privati e privatizzazione sala

Per un'attività turistica (guida, esperienze, tour)

1. Crawler del sito — descrizione esperienze, posizione, contatti
2. File catalogo o brochure — listino esperienze con dettagli operativi
3. Articoli per FAQ ricorrenti:
   • Cosa portare con sé per ogni tipo di esperienza
   • Politica cancellazioni e maltempo
   • Età minima e accessibilità
   • Lingue parlate dalle guide
   • Punti di incontro e logistica
   • Stagionalità delle attività

Quanto contenuto è "sufficiente"

Non esiste un numero magico, ma esistono soglie indicative:

• Sotto i 5 articoli + sito non importato — l'Agent risponde in modo molto generico
• 5-15 articoli + sito importato — copertura accettabile per attività piccole (B&B 4 camere)
• 15-30 articoli + sito + file — copertura buona per attività medie (hotel 30 camere, ristorante stellato)
• 30+ articoli + sito + file + workflows — copertura completa per strutture complesse (hotel grande, gruppo alberghiero)

La regola pratica: ogni volta che ricevi una domanda da un ospite a cui l'Agent non sa rispondere, aggiungi un articolo. In due settimane di operatività la base di conoscenza si stabilizza.

Come l'Agent decide quale fonte usare

Quando arriva una domanda, l'Agent fa una ricerca semantica su tutte le fonti contemporaneamente. Identifica i passaggi più rilevanti — possono venire dal crawler, dai file, dagli articoli o dai messaggi rapidi — e li usa come riferimento per generare la risposta.

Le fonti non sono in ordine di priorità rigida, ma in pratica:

• I messaggi rapidi spesso fanno match con domande quasi identiche e prevalgono per la velocità
• Gli articoli sono in genere preferiti perché scritti specificamente per FAQ
• Il crawler copre l'80% delle domande sull'attività ma può essere meno preciso su dettagli operativi
• I file sono usati quando la domanda riguarda contenuti specifici del documento (es. "qual è la politica spa?" → cerca nella brochure spa)

Aggiornare i contenuti

L'addestramento non è un'azione una tantum. I contenuti si aggiornano nel tempo seguendo i cambi nella tua attività.

Pulizia e manutenzione

Periodicamente (ogni 2-3 mesi) è buona pratica fare una pulizia della knowledge base:

• Disattiva file e articoli obsoleti
• Aggiorna i contenuti che fanno riferimento a stagioni o promozioni passate
• Rilancia il crawler per recuperare nuove pagine del sito
• Controlla i log delle conversazioni per identificare lacune da colmare

Una knowledge base curata si traduce direttamente in risposte più accurate e in meno conversazioni che richiedono intervento umano.

Casi reali nell'ospitalità

Un B&B aggiunge una nuova camera

Una nuova camera nel sito. Azione: rilanciare il crawler. Il giorno dopo, l'Agent risponde correttamente a domande sulla nuova camera.

Un ristorante cambia menu stagionale

Nuovo menu autunnale. Azioni: caricare il PDF aggiornato, disattivare quello estivo, aggiornare il menu strutturato in dashboard per gli ordini. Tempo richiesto: 15 minuti.

Un hotel inizia una convenzione con un ristorante locale

Nuova convenzione attiva. Azione: creare un articolo dedicato con descrizione del ristorante, vantaggi per gli ospiti, come prenotare. L'Agent inizia a proporlo proattivamente quando un ospite chiede consigli gastronomici.

Un agriturismo gestisce un periodo di lavori

Per due settimane la piscina è chiusa. Azione: aggiungere un articolo temporaneo "Lavori in corso fino al 30 ottobre" che l'Agent ricorderà spontaneamente prima di proporre la piscina. Una volta finiti i lavori, disattivare l'articolo.

Errori frequenti

Prossimi passi

Per iniziare:

1. Lancia il Crawler sul tuo sito attuale
2. Carica i File (menu, brochure, listini)
3. Scrivi i primi Articoli FAQ
4. Configura i Messaggi rapidi per le domande più frequenti