File e documenti

L'Agent può apprendere da documenti che carichi direttamente nella dashboard. È il modo migliore per importare contenuti che vivono già in formato cartaceo o office: il menu PDF del ristorante, la brochure della spa, il manuale di benvenuto dell'hotel, il listino servizi, le politiche aziendali.

A differenza del crawler — che scansiona il sito pubblico — i file caricati restano privati. Sono visibili solo al tuo team dalla dashboard, e l'Agent li usa esclusivamente per generare risposte.

Quando usare i file

I file sono la fonte di conoscenza giusta quando hai contenuti che:

• Sono già in formato documento — menu PDF, brochure dei servizi, listino prezzi
• Non sono pubblicati sul sito — manuali interni, FAQ aziendali, procedure operative
• Sono dettagliati e strutturati — cataloghi, schede tecniche, manuali di benvenuto
• Cambiano periodicamente — menu stagionali, listini revisionati, manuali aggiornati

Esempi pratici nel settore hospitality:

Formati supportati

L'Agent può estrarre testo dai seguenti formati:

• PDF — il più comune, ottimo per menu e brochure stampabili
• DOCX (Microsoft Word) — utile per documenti modificabili
• TXT — file di testo semplice
• CSV — utile per liste strutturate (es. catalogo prodotti)
• MD (Markdown) — per documenti tecnici e FAQ
• HTML — per pagine web salvate
• XLSX (Excel) — per liste tabellari (es. listini, calendari)

Il limite per singolo file è generoso e adatto anche a documenti completi come manuali di benvenuto di decine di pagine.

Caricamento dei file

Dalla sidebar dell'Agent, vai su File o Documenti. La schermata mostra l'elenco dei file caricati e ti permette di aggiungerne di nuovi tramite:

• Trascinamento (drag & drop) — il modo più rapido per caricare uno o più file
• Selezione tramite finestra — cliccando "Carica file"
• Caricamento multiplo — puoi selezionare più file contemporaneamente

Dopo il caricamento, ogni file passa attraverso un'elaborazione automatica:

1. Estrazione del testo dal file
2. Divisione in passaggi semanticamente coerenti
3. Indicizzazione semantica per la ricerca dell'Agent
4. Inclusione nella knowledge base

Il tempo di elaborazione tipico è di 30-90 secondi per un PDF di 10-20 pagine. Per file molto grandi può richiedere qualche minuto.

Cosa estrae il sistema

Per ogni file il sistema estrae:

• Il testo completo (paragrafi, intestazioni, liste, tabelle quando possibile)
• I metadati del documento (titolo, autore se presenti)
• La struttura semantica (capitoli, sezioni)

Non estrae:

• Le immagini in sé (ma può leggere didascalie testuali)
• Elementi grafici complessi (loghi, decorazioni)
• Footer ripetitivi e numeri di pagina

Per PDF di menu o brochure realizzati come immagini scansionate (non testo selezionabile), il sistema applica automaticamente l'OCR (riconoscimento ottico) — la qualità dipende dalla nitidezza dell'originale.

Gestione dei file caricati

Per ogni file nella lista trovi le seguenti azioni:

• Anteprima del testo estratto — vedi esattamente cosa l'Agent ha imparato dal file
• Disattivazione temporanea — il file resta caricato ma non viene usato per rispondere (utile per menu fuori stagione)
• Riattivazione — re-include nel pool di conoscenza
• Eliminazione — rimozione definitiva (anche dalla knowledge base)
• Sostituzione (upload di una nuova versione) — sostituisci un menu vecchio con quello aggiornato mantenendo il riferimento

Buone pratiche

Nomi file chiari

Usa nomi descrittivi che identificano subito di cosa si tratta: menu_estate_2026.pdf, brochure_spa.pdf, manuale_benvenuto.pdf. Aiuta sia te che il sistema a tenere ordine.

Versionamento

Quando aggiorni un documento, sostituisci la vecchia versione anziché caricarne una nuova: eviti che l'Agent abbia in memoria sia il vecchio che il nuovo menu, generando confusione.

File mirati, non collezioni

È meglio caricare 3-5 file focalizzati (menu, brochure servizi, manuale benvenuto) piuttosto che un unico "archivio" con tutto dentro. Aiuta l'Agent a essere più preciso nelle citazioni.

File leggibili come testo

Un menu PDF in cui le voci sono solo immagini decorative (es. menu fotografato a mano e poi convertito in PDF) viene letto male. Usa PDF generati dal documento originale (Word, InDesign, Canva) — il testo resta selezionabile e l'estrazione è perfetta.

Lingua del documento

Carica i file nella lingua principale della tua attività. L'Agent traduce automaticamente le risposte nella lingua dell'ospite, anche se i contenuti originali sono in italiano.

Casi reali

Ristorante stagionale che cambia menu ogni stagione

Quattro menu all'anno (primavera, estate, autunno, inverno). Quando arriva la nuova stagione, lo chef carica il nuovo PDF e disattiva quello uscente. L'Agent risponde sempre con il menu attuale, anche per ordini al tavolo e per richieste di prenotazione con domande sulle specialità.

Hotel con catalogo servizi complesso

Hotel 4 stelle con servizi articolati: spa con 30 trattamenti diversi, ristorante con menu degustazione, attività esterne (golf, vela, escursioni). Carica un catalogo PDF di 40 pagine con tutti i servizi e i prezzi. L'Agent risponde a domande dettagliate ("Quanto dura il massaggio aromaterapico?", "Avete trattamenti viso anti-age?") senza bisogno di scrivere articoli separati per ogni servizio.

B&B con manuale di benvenuto

Manuale di benvenuto di 8 pagine con tutte le info pratiche (codice porta, password wifi, raccolta differenziata, comuni domande, contatti emergenza, ristoranti consigliati). Quando un ospite chiede informazioni durante il soggiorno, l'Agent risponde citando i dettagli specifici del manuale.

Agriturismo con prodotti aziendali

Catalogo prodotti aziendali in PDF: olio extravergine, vini, marmellate, conserve, prosciutti. Quando gli ospiti chiedono cosa possono acquistare in azienda, l'Agent presenta il catalogo con descrizioni, formati e ordini diretti via richiesta.

Studio di guida turistica con tour personalizzati

Catalogo dei tour offerti con durata, percorso, lingue disponibili, prezzo. Quando un turista chiede informazioni, l'Agent dettaglia il tour richiesto. Quando chiede "avete qualcosa per famiglie con bambini di 6 anni?", l'Agent filtra i tour adatti basandosi sui dettagli del catalogo.

File con tabelle e listini

I file con tabelle (es. listini prezzi servizi spa) sono particolarmente utili per l'Agent. Il sistema riconosce la struttura tabellare e mantiene la relazione tra righe e colonne. Esempio:

Una volta caricato, l'Agent può rispondere a "quanto costa il massaggio relax?" citando il prezzo corretto.

File di tipo CSV per cataloghi strutturati

Per attività con cataloghi molto strutturati (es. cantina con 200 etichette di vino) il formato CSV è ideale. Una colonna per categoria, una per nome, una per anno, una per descrizione, una per prezzo. L'Agent userà il CSV come database consultabile.

File temporanei e stagionali

Per documenti validi solo in un periodo specifico (es. menu di Natale, programma estivo di animazione), puoi:

• Caricare il file in un periodo specifico
• Disattivarlo manualmente quando termina la stagione
• Riattivarlo l'anno successivo aggiornando le date

Questo evita di confondere l'Agent con informazioni fuori stagione.

Privacy e sicurezza

I file caricati nella dashboard:

• Restano privati e accessibili solo al tuo workspace
• Non vengono indicizzati pubblicamente
• Sono conservati su infrastruttura sicura
• Possono essere eliminati definitivamente in qualsiasi momento
• Non vengono usati per addestrare modelli AI esterni al tuo Agent

Per documenti contenenti dati personali (es. liste ospiti), valuta se l'informazione è effettivamente necessaria all'Agent. Spesso un articolo riassuntivo è più appropriato di un foglio Excel completo.

Errori frequenti

Prossimi passi

Dopo aver caricato i file principali:

1. Apri una chat di prova e fai domande sul contenuto dei documenti
2. Verifica che le risposte siano accurate e citino correttamente i prezzi/dettagli
3. Per integrare informazioni dinamiche (menu strutturato, servizi prenotabili) usa anche le sezioni Servizi o Menu
4. Aggiungi Articoli per FAQ specifiche non coperte dai file