Calendar e appuntamenti

Il modulo Calendar dell'Agent AI permette ai tuoi visitatori di prenotare appuntamenti, visite, consulenze o sessioni direttamente dalla chat, senza email o telefonate. L'Agent mostra gli slot disponibili, raccoglie i dati dell'ospite e conferma la prenotazione in automatico. Se colleghi Google Calendar, il sistema sincronizza tutto in modo bidirezionale: gli appuntamenti prenotati dall'Agent appaiono nel tuo calendario e gli impegni già presenti nel calendario vengono rispettati come non disponibili.

Questa funzionalità è particolarmente utile per strutture ricettive che offrono visite guidate, degustazioni, trattamenti spa, consulenze pre-evento o qualsiasi servizio su appuntamento. Per i ristoranti, può gestire prenotazioni tavolo. Per le attività commerciali, consulenze e appuntamenti di vendita.

Prerequisiti

Prima di configurare il Calendar, assicurati di avere:

• Un Agent AI creato e funzionante
• (Opzionale) Un account Google con Google Calendar per la sincronizzazione bidirezionale
• Un'idea chiara degli slot disponibili (giorni, orari, durata degli appuntamenti)

Configurazione passo-passo

Passo 1: Abilitare il Calendar

1. Dalla dashboard dell'Agent, vai alla sezione "Calendar" o "Appuntamenti"
2. Attiva il toggle "Abilita prenotazione appuntamenti"
3. Il sistema mostra le opzioni di configurazione

Passo 2: Configurare gli slot disponibili

Gli slot definiscono quando i tuoi clienti possono prenotare un appuntamento. La configurazione avviene su tre livelli:

Giorni della settimana

Seleziona i giorni in cui accetti appuntamenti:

Per ogni giorno attivo, imposta l'orario di inizio e fine disponibilità.

Durata dell'appuntamento

Imposta la durata predefinita di ogni appuntamento:

Intervallo tra appuntamenti

Imposta un buffer tra un appuntamento e l'altro per prepararti:

• 0 minuti — gli appuntamenti sono consecutivi
• 15 minuti — breve pausa tra un appuntamento e l'altro
• 30 minuti — tempo sufficiente per riorganizzarsi

Preavviso minimo

Imposta quanto anticipo è necessario per prenotare:

• 1 ora — prenotazioni last-minute
• 24 ore — un giorno di preavviso
• 48 ore — due giorni di preavviso
• 1 settimana — per servizi che richiedono preparazione

Finestra di prenotazione

Imposta quanto in avanti nel futuro i clienti possono prenotare:

• 1 settimana — solo la settimana corrente e la prossima
• 2 settimane — utile per servizi frequenti
• 1 mese — periodo standard
• 3 mesi — per servizi con alta domanda

Passo 3: Integrazione Google Calendar

L'integrazione con Google Calendar è il modo più efficace per gestire gli appuntamenti perché sfrutta un calendario che probabilmente usi già quotidianamente.

Collegamento

1. Nella sezione Calendar dell'Agent, clicca "Collega Google Calendar"
2. Si apre la finestra di autorizzazione Google
3. Accedi con il tuo account Google
4. Concedi i permessi richiesti (lettura e scrittura sul calendario)
5. Seleziona il calendario specifico da utilizzare (se ne hai più di uno)
6. Conferma il collegamento

Sincronizzazione bidirezionale

Una volta collegato, la sincronizzazione funziona in entrambe le direzioni:

Questo significa che:

• Non rischi mai sovrapposizioni tra appuntamenti prenotati dall'Agent e impegni personali
• Non devi aggiornare manualmente la disponibilità: il sistema legge il tuo calendario in tempo reale
• Ogni nuovo appuntamento appare immediatamente nel tuo calendario, con notifiche push se le hai abilitate

Dettagli dell'evento in Google Calendar

Quando un cliente prenota un appuntamento, l'evento creato in Google Calendar include:

• Titolo: tipo di appuntamento + nome del cliente
• Data e ora: slot selezionato dal cliente
• Durata: durata configurata
• Descrizione: dettagli dell'appuntamento, dati di contatto del cliente, eventuali note
• Promemoria: secondo le impostazioni predefinite del tuo calendario

Passo 4: Configurare la conferma automatica

Quando un cliente prenota un appuntamento, il sistema può:

Conferma automatica

L'appuntamento viene confermato immediatamente. Il cliente riceve l'email di conferma e l'evento appare nel tuo calendario.

Quando sceglierla:

• Quando tutti gli slot disponibili sono effettivamente prenotabili
• Quando non hai bisogno di approvare manualmente ogni richiesta
• Per massimizzare le conversioni (il cliente riceve conferma immediata)

Conferma manuale

L'appuntamento viene registrato come "In attesa". Ricevi una notifica e devi confermare o rifiutare manualmente dalla dashboard.

Quando sceglierla:

• Quando alcuni appuntamenti richiedono preparazione speciale
• Quando vuoi verificare la disponibilità di risorse (personale, attrezzature)
• Quando offri servizi su misura che necessitano di una valutazione preliminare

Passo 5: Configurare le notifiche email

Il sistema invia email automatiche in diversi momenti:

Per ogni tipo di email, puoi:

• Attivare o disattivare l'invio
• Personalizzare il testo (se supportato)
• Aggiungere destinatari aggiuntivi per le notifiche al team

Gestione degli appuntamenti

Dashboard appuntamenti

Dalla dashboard dell'Agent, la sezione Calendar mostra:

• Calendario visuale — vista settimanale o mensile con tutti gli appuntamenti
• Lista appuntamenti — elenco cronologico con filtri per stato
• Appuntamenti in attesa — quelli che richiedono conferma manuale
• Statistiche — numero di appuntamenti per periodo, tasso di cancellazione

Azioni disponibili

Per ogni appuntamento puoi:

Cancellazione da parte del cliente

Se un cliente vuole cancellare un appuntamento:

• Può rispondere all'email di conferma chiedendo la cancellazione
• Può contattare l'Agent che lo guiderà nel processo
• Puoi cancellare manualmente dalla dashboard

Flusso di prenotazione lato cliente

Dal punto di vista del cliente, il flusso è semplice e immediato:

1. L'ospite chatta con l'Agent e chiede di prenotare un appuntamento
2. L'Agent propone gli slot disponibili per il periodo richiesto
3. L'ospite seleziona data e ora preferiti
4. L'Agent raccoglie i dati necessari (nome, email, telefono, note)
5. L'appuntamento viene confermato (automaticamente o dopo approvazione)
6. L'ospite riceve l'email di conferma con tutti i dettagli

L'intero flusso avviene all'interno della conversazione chat, senza reindirizzamenti a pagine esterne o form separati. Questo riduce l'attrito e aumenta il tasso di completamento della prenotazione.

Casi d'uso

Struttura ricettiva

• Visite alla struttura — per gruppi, wedding planner o tour operator
• Trattamenti spa — prenotazione massaggi, trattamenti viso/corpo
• Degustazioni — per agriturismi con cantina o fattorie didattiche
• Attività organizzate — escursioni, corsi di cucina, wine tasting

Ristorante

• Prenotazione tavolo — slot per pranzo e cena con numero di coperti
• Eventi privati — cene aziendali, feste, ricorrenze
• Chef's table — esperienze gastronomiche su prenotazione

Attività commerciale

• Consulenze — appuntamenti per servizi professionali
• Visite in showroom — per attività con prodotti da vedere dal vivo
• Demo prodotto — presentazioni personalizzate

Blocco date specifiche

Oltre alla configurazione settimanale, puoi bloccare date specifiche per ferie, festività o chiusure straordinarie:

1. Vai alla sezione Calendar
2. Clicca su "Blocca date"
3. Seleziona le date da bloccare
4. (Opzionale) Aggiungi una nota sul motivo del blocco
5. Salva

Le date bloccate non mostrano slot disponibili ai clienti.

Best practice

• Mantieni aggiornato il Google Calendar — se hai impegni non registrati nel calendario, l'Agent potrebbe proporre slot in realtà non disponibili
• Imposta un preavviso adeguato — un preavviso troppo breve rischia di creare appuntamenti che non riesci a gestire
• Abilita il promemoria — riduce il tasso di no-show
• Monitora le cancellazioni — un tasso alto potrebbe indicare un problema (slot in orari scomodi, durata inadeguata)
• Rispondi rapidamente alle prenotazioni in attesa — il cliente potrebbe perdere interesse se la conferma tarda

Per assistenza nella configurazione del Calendar, contatta support@hotely.ai.