Calendario e appuntamenti

Il sistema appuntamenti dell'Agent permette di gestire prenotazioni di slot orari direttamente in chat — senza dover spostarsi su strumenti esterni come Calendly. È particolarmente utile per attività dell'ospitalità che vendono esperienze prenotabili a slot: visite guidate, trattamenti spa, consulenze, eventi a numero limitato, sessioni di wellness, tour, degustazioni.

A differenza di un sistema di prenotazione camere (gestito dal Booking Engine) o ordine al tavolo (gestito da Servizi), il calendar è ottimizzato per slot orari ricorrenti — uno slot al giorno o più slot a fascia oraria, con capacità configurabile.

Quando usare il sistema appuntamenti

Casi d'uso tipici nell'ospitalità:

Anatomia del sistema appuntamenti

Il sistema si configura con tre concetti chiave:

Tipi di appuntamento

Ogni "tipo di appuntamento" rappresenta un servizio prenotabile con caratteristiche specifiche:

• Nome — es. "Tour del centro storico", "Massaggio relax 50 minuti"
• Durata — quanto dura uno slot (es. 60 minuti)
• Capacità — quanti partecipanti possono prenotare lo stesso slot
• Buffer prima/dopo — pausa tra appuntamenti (es. 15 minuti)
• Prezzo — singolo o per persona
• Note iniziali — istruzioni mostrate al cliente
• Conferma — automatica o manuale del team
• Pagamento — richiesto al booking o pagamento in loco

Disponibilità

Per ogni tipo di appuntamento configuri quando è disponibile:

• Giorni della settimana — es. Lun-Ven o solo weekend
• Fasce orarie — es. 10:00-12:00 e 16:00-18:00
• Slot specifici — es. 10:00, 14:00, 17:00 ogni giorno
• Esclusioni — giorni di chiusura, festività
• Stagionalità — es. solo da maggio a settembre

Risorse opzionali

Per attività che hanno risorse condivise (es. una sola guida, due massaggiatrici, tre tavoli VIP), puoi configurare le risorse e l'Agent gestirà la disponibilità tenendo conto della capacità di ciascuna.

Esempi di configurazione

Tour guidati città

Tipo: Tour Centro Storico Walking Tour
Durata: 2 ore
Capacità: 12 persone per slot
Slot: 10:00, 14:00, 17:00
Disponibilità: tutti i giorni
Prezzo: 25 EUR a persona
Conferma: automatica
Pagamento: in chat via Stripe

Trattamento spa

Tipo: Massaggio Relax 50 minuti
Durata: 60 minuti (50 min + 10 buffer)
Capacità: 1 persona per slot
Slot: ogni mezz'ora dalle 10:00 alle 19:00
Disponibilità: tutti i giorni tranne lunedì
Prezzo: 70 EUR
Conferma: automatica
Pagamento: addebito su conto camera (per ospiti) o al momento

Consulenza wedding planner

Tipo: Consulenza pianificazione matrimonio
Durata: 90 minuti
Capacità: 1 coppia per slot
Slot: martedì e giovedì 18:00, sabato 11:00 e 15:00
Disponibilità: feriali esclusi giorni di chiusura
Prezzo: gratuita (consulenza commerciale)
Conferma: manuale del wedding planner
Pagamento: nessuno

Degustazione vini in cantina

Tipo: Degustazione 5 vini con degustazione
Durata: 90 minuti
Capacità: 8 persone per slot
Slot: sabato e domenica 11:00, 15:00, 17:00
Disponibilità: weekend
Prezzo: 35 EUR a persona
Conferma: automatica
Pagamento: in chat via Stripe

Flusso di prenotazione

Quando un cliente vuole prenotare un appuntamento, il flusso tipico è:

1. Ospite chiede informazioni ("Vorrei prenotare un tour", "C'è disponibilità per un massaggio?")
2. Agent mostra i tipi di appuntamento disponibili
3. Ospite seleziona il tipo desiderato
4. Agent mostra il calendario con gli slot disponibili
5. Ospite seleziona data e ora
6. Agent raccoglie i dati necessari (nome, email, telefono, partecipanti)
7. Pagamento (se richiesto) in chat via Stripe
8. Conferma all'ospite con tutti i dettagli + file calendario (ICS) allegato
9. Notifica al team via email/Telegram/WhatsApp
10. Aggiornamento dell'agenda interna visibile a tutto il team
11. Promemoria automatici al cliente prima della data

Agenda interna integrata

Il sistema appuntamenti gestisce un'agenda interna nativa visibile a tutto il team dalla dashboard. Non serve uno strumento esterno per gestirla — vive direttamente in Hotely.

Vista giornaliera, settimanale, mensile

Dalla dashboard appuntamenti il team vede:

• Vista giorno — tutti gli appuntamenti del giorno con orario, cliente, tipo
• Vista settimana — la settimana corrente per pianificazione
• Vista mese — overview mensile per analisi e previsione
• Vista per risorsa — se hai risorse multiple (es. due massaggiatrici), una colonna per ciascuna

Blocchi e indisponibilità

Il personale può creare manualmente blocchi di indisponibilità direttamente in Hotely:

• Ferie e festività
• Manutenzione attrezzature
• Eventi privati o riservati
• Pause pranzo o riunioni interne

Quando un blocco è attivo, il sistema non propone slot in quel periodo all'ospite.

File ICS per il cliente

Ogni conferma di appuntamento include un file calendario standard (formato .ics) che l'ospite può aprire nel proprio calendario preferito (sistema iOS, Android, Outlook, ecc.) con un click. L'evento viene aggiunto al loro calendario personale automaticamente.

Notifiche e promemoria

Per ogni appuntamento prenotato, il sistema invia notifiche automatiche:

All'ospite

• Conferma immediata — email + WhatsApp + chat con tutti i dettagli
• Promemoria 24 ore prima — email + WhatsApp
• Promemoria 1 ora prima — WhatsApp (per appuntamenti del giorno)
• Istruzioni di arrivo — automatico per appuntamenti in struttura
• Link Google Meet — automatico per consulenze online

Al team

• Notifica immediata — email + Telegram all'arrivo della prenotazione
• Riepilogo del giorno — email ogni mattina con tutti gli appuntamenti
• Notifica modifica — se l'ospite cambia o cancella

Modifica e cancellazione

L'ospite può modificare o cancellare l'appuntamento autonomamente:

• Riapri la chat o segui il link nell'email di conferma
• Modifica data/ora se nuova disponibilità trovata
• Cancella entro la finestra di policy (es. fino a 24 ore prima)
• Aggiungi note post-prenotazione

Le modifiche/cancellazioni notificano automaticamente il team. Per cancellazioni fuori tempo, possono essere applicate eventuali penali configurabili.

Pagamento e rimborsi

Per appuntamenti a pagamento, il flusso può essere:

• Pagamento immediato al booking — addebito Stripe al momento della conferma
• Pagamento al check-in dell'appuntamento — solo prenotazione, pagamento dopo
• Acconto + saldo — caparra al booking, saldo dopo
• Pagamento differito su conto camera (per ospiti dell'hotel)

I rimborsi seguono la policy configurata:

• Cancellazione gratuita fino a X ore prima → rimborso totale
• Cancellazione tra X e Y ore → rimborso parziale (es. 50%)
• Cancellazione oltre Y ore → nessun rimborso

Calendar pubblico

Il calendario degli appuntamenti può essere mostrato come pagina pubblica accessibile direttamente, oltre che dalla chat. Utile per:

• Inserire il link nel sito (pagina "Prenotazioni" o "Tour")
• Condividere via email senza dover passare dalla chat
• Inserire come QR code in materiale stampato

Multilingua

Tutti i contenuti del sistema appuntamenti (nomi tipi, descrizioni, conferme email) sono traducibili nelle lingue dell'Agent. Una guida turistica può proporre lo stesso "City Tour" in italiano, inglese, francese, tedesco con descrizioni adatte a ciascuna lingua.

Casi reali

Guida turistica con 3 tour al giorno

Setup: tre tipi di appuntamento (tour mattino, pomeriggio, serale) con capacità 12. Pagamento in chat al booking. Lingue: italiano, inglese, francese, tedesco, spagnolo. Numero medio di prenotazioni stagionali: 200 al mese, gestite interamente in autonomia.

Hotel spa con 4 trattamenti

Setup: massaggio relax, massaggio sportivo, trattamento viso, pacchetto coppia. Disponibilità configurata su base settimanale per ciascuna massaggiatrice. Conferma automatica. Pagamento addebito su conto camera per ospiti, in chat per esterni. Riduzione delle telefonate alla reception spa del 60%.

Wedding planner con consulenze

Setup: solo 2 slot consulenza a settimana per garantire qualità. Conferma manuale del planner (per verificare aderenza al target). Agenda interna sempre aggiornata. Coppie qualificate tramite modulo pre-consulenza. Tempo risparmiato in coordinamento: ore settimanali.

Cantina con degustazioni weekend

Setup: 3 slot per weekend, capacità 8 persone. Pagamento immediato Stripe. Promemoria 24 ore prima con info logistiche e indicazioni stradali. ICS calendario per il cliente. Conversione visita → acquisto vino: 70%.

Charter nautico con uscite stagionali

Setup: due uscite al giorno (mattina, pomeriggio), capacità 8 persone. Disponibilità solo da maggio a settembre. Conferma manuale per verificare meteo. Acconto al booking, saldo al rientro. Politica meteo configurabile con rimborso automatico se cancellata per maltempo.

Buone pratiche

Errori frequenti

Prossimi passi

• Servizi — per servizi a catalogo non a slot
• Moduli — per richieste personalizzate
• Notifiche — configurazione notifiche
• Workflows — automazioni intorno agli appuntamenti