Moduli e form di contatto

I moduli (o form di contatto) sono uno degli strumenti più potenti dell'Agent per raccogliere richieste qualificate dai visitatori. A differenza di una conversazione libera, un modulo è una struttura predefinita di campi che l'ospite compila — nome, telefono, date, esigenze specifiche, allegati — restituendoti una richiesta completa e organizzata, pronta per il follow-up commerciale.

Pensa al modulo come al form preventivo che metteresti su una pagina contatti del sito, ma integrato nella conversazione naturale dell'Agent. L'ospite compila i campi guidato dall'Agent, in chat, in modo molto più fluido di un classico form web.

Quando usare i moduli

I moduli sono particolarmente utili per:

• Richiesta preventivo — soggiorni di gruppo, eventi privati, organizzazioni
• Prenotazione personalizzata — quando il Booking Engine standard non basta
• Richiesta tour custom — guide turistiche che progettano esperienze su misura
• Richiesta evento — matrimoni, anniversari, eventi aziendali
• Richiesta gruppi numerosi — pullman, gruppi sportivi, comitive scolastiche
• Richiesta consulenza — wedding planner, organizzatori esperienze
• Candidature lavoro — staff stagionale per ristoranti, hotel, attività turistiche
• Iscrizione newsletter — raccolta contatti per email marketing
• Verifica disponibilità tariffe corporate — clienti business con esigenze ricorrenti
• Richiesta fattura — clienti che hanno bisogno di documenti fiscali specifici

Differenza con conversazione libera

Le due modalità si combinano: tipicamente la conversazione libera si trasforma in modulo quando l'ospite manifesta interesse a una richiesta specifica.

Anatomia di un modulo

Un modulo è composto da:

• Nome del modulo — interno, per identificarlo (es. "Richiesta gruppo > 6 persone")
• Titolo visibile — quello che l'ospite vede (es. "Richiesta preventivo per gruppo")
• Descrizione — breve testo introduttivo
• Campi — i dati da raccogliere
• Logica di trigger — quando l'Agent propone il modulo
• Azione post-invio — cosa succede dopo l'invio
• Conferma all'ospite — messaggio di chiusura

Tipi di campi disponibili

Un modulo può includere campi di diversi tipi:

Esempi di moduli per profilo

Hotel — Modulo "Richiesta preventivo gruppo"

Titolo: Richiesta preventivo per gruppo

Campi:
- Nome [obbligatorio]
- Cognome [obbligatorio]
- Email [obbligatorio, validato]
- Telefono [opzionale]
- Numero persone [obbligatorio, range 10-100]
- Date di arrivo e partenza [obbligatorio]
- Tipo di gruppo [selezione: viaggio organizzato / azienda / sportivo / scolastico / altro]
- Esigenze particolari [testo lungo, opzionale]
- Sala riunioni necessaria? [Sì/No]
- Mezza pensione preferita? [Sì/No]
- Allegati [opzionale: documento riepilogo del gruppo]

Trigger: Quando l'ospite chiede "Avete posto per X persone" con X >= 10
Azione: Invio email al booking manager, registrazione in CRM
Conferma: "Grazie! Riceverà il preventivo entro 24 ore lavorative."

Ristorante — Modulo "Evento privato"

Titolo: Richiesta evento privato

Campi:
- Nome e cognome [obbligatorio]
- Email [obbligatorio]
- Telefono [obbligatorio]
- Tipo di evento [selezione: compleanno / anniversario / aziendale / cerimonia / altro]
- Data dell'evento [obbligatorio]
- Orario preferito [selezione: pranzo / cena / altro]
- Numero invitati [obbligatorio, range 10-150]
- Tipologia menu desiderata [selezione: degustazione / alla carta / buffet / personalizzato]
- Eventuali intolleranze gruppo [testo lungo]
- Budget indicativo a persona [selezione di range]
- Note aggiuntive [testo lungo, opzionale]

Trigger: Quando l'ospite chiede di organizzare un evento
Azione: Invio email al maître, notifica WhatsApp
Conferma: "Grazie. Il nostro maître le risponderà entro 48 ore con una proposta."

Guida turistica — Modulo "Tour personalizzato"

Titolo: Richiesta tour su misura

Campi:
- Nome [obbligatorio]
- Email [obbligatorio]
- Provenienza geografica [opzionale]
- Lingue preferite [selezione multipla: italiano / inglese / francese / tedesco / spagnolo / russo / altro]
- Date soggiorno [range, obbligatorio]
- Numero partecipanti [obbligatorio]
- Età dei partecipanti [testo libero, per identificare bambini]
- Tipologie di esperienze interessate [selezione multipla: storia / arte / gastronomia / natura / shopping / nightlife / altro]
- Mobilità limitata? [Sì/No]
- Note specifiche [testo lungo]

Trigger: Quando l'ospite chiede tour personalizzati
Azione: Invio email alla guida, registrazione in CRM, aggiunta a newsletter
Conferma: "Grazie! Le risponderemo entro 24 ore con una proposta personalizzata."

Resort — Modulo "Richiesta disponibilità con servizi specifici"

Titolo: Verifica disponibilità con servizi

Campi:
- Nome [obbligatorio]
- Email [obbligatorio]
- Telefono [obbligatorio]
- Date arrivo/partenza [obbligatorio]
- Adulti [obbligatorio]
- Bambini [opzionale, con età]
- Servizi richiesti [selezione multipla: spa / animazione bambini / ombrelloni primo settore / mezza pensione / vista mare / ecc.]
- Note speciali [testo lungo]

Trigger: Quando l'ospite vuole prenotare con esigenze particolari
Azione: Invio email al booking manager
Conferma: "Grazie! Le risponderemo con la nostra proposta entro 24 ore."

Trigger dei moduli

I moduli possono essere proposti dall'Agent in vari modi:

Trigger automatico per intent

L'Agent rileva l'intento dell'ospite (richiesta gruppo, evento privato, tour custom) e propone il modulo pertinente. Esempio: ospite scrive "Avete posto per 20 persone il prossimo weekend?" → l'Agent propone direttamente il modulo gruppo.

Trigger manuale da pulsante

Da Messaggi rapidi o dal Welcome screen puoi configurare pulsanti che aprono direttamente un modulo specifico.

Trigger da workflow

Da Workflows puoi configurare flussi che includono compilazione di moduli come passaggio.

Trigger da richiesta dell'Agent

Anche se l'Agent non rileva l'intent, può proporre il modulo in modo proattivo dopo certi messaggi (es. dopo 3-4 scambi su una richiesta complessa).

Azioni post-invio

Quando l'ospite invia il modulo, possono attivarsi automaticamente più azioni:

Notifiche al team

• Email immediata con riepilogo del modulo
• Notifica Telegram al manager
• Notifica WhatsApp al team
• Notifica Slack al canale dedicato
• Push notification nell'app

Registrazione in dashboard

• Il modulo viene salvato come "Richiesta" nella sezione dedicata
• Collegamento al profilo ospite (esistente o nuovo)
• Tag automatici per categoria di richiesta

Integrazione CRM

• Sincronizzazione con Pipedrive (se configurato)
• Creazione di una opportunità commerciale
• Assegnazione a un commerciale specifico

Risposta automatica all'ospite

• Email di conferma ricezione con riepilogo
• WhatsApp di conferma
• Aggiornamento status nella chat

Workflow ulteriore

• Avvio di un workflow di follow-up
• Invio di brochure o documenti specifici
• Programmazione di promemoria al team

Validazioni e logica condizionale

I moduli supportano:

• Validazione formato — email valida, telefono internazionale, numero in range
• Campi obbligatori vs opzionali — distinzione chiara
• Logica condizionale — alcuni campi appaiono solo se altri sono compilati in un certo modo (es. "se gruppo > 30 persone, mostra campo Sala riunioni")
• Validazione numerica — range minimi/massimi
• Validazione date — date passate escluse, date troppo lontane escluse
• Auto-completamento — alcuni campi possono essere precompilati (es. nome se ospite riconosciuto)

Compilazione conversazionale

L'aspetto unico dei moduli Hotely è la compilazione conversazionale: invece di mostrare tutto il form a schermata, l'Agent può chiedere i campi uno alla volta in modo naturale.

Esempio:

Ospite: Vorrei organizzare un evento per il mio compleanno

Agent: Volentieri! Per prepararle una proposta, mi servono alcune
informazioni. Per quante persone l'evento?

Ospite: Saremo circa 30

Agent: Perfetto, 30 persone. Quale data le va meglio?

Ospite: Sabato 14 giugno

Agent: Ottimo, segno il 14 giugno. Preferisce pranzo o cena?

Ospite: Cena

Agent: Cena. Ha esigenze particolari di menu? Allergeni, vegetariani?

Ospite: Tre vegetariani

Agent: Capito. Per concludere, può lasciarmi il suo nome e un
contatto per ricontattarla con la proposta?

Ospite: Mario Rossi, 333 1234567

Agent: Grazie Mario! Ho registrato tutto. Il nostro maître le invierà
una proposta dettagliata entro 48 ore al 333 1234567.

L'esperienza è molto più naturale di un form web tradizionale.

Gestione moduli nella dashboard

Dalla sidebar dell'Agent, vai su Moduli per:

• Vedere la lista dei moduli configurati
• Creare nuovi moduli
• Modificare esistenti
• Vedere le richieste raccolte per ogni modulo
• Esportare in CSV per analisi
• Vedere statistiche (tasso di compilazione, completamento)

Casi reali

Hotel boutique con eventi privati

Modulo "Richiesta evento" attivato 12 volte al mese. Tasso di completamento: 85%. Le richieste vengono gestite dal maître entro 24 ore. Conversione richieste → eventi confermati: 60%.

B&B con richieste gruppo

Modulo "Gruppo 8+" gestito direttamente dai proprietari. Riduce le richieste di chiamate (i clienti preferiscono compilare il form piuttosto che spiegare al telefono). Le richieste arrivano già qualificate, riducendo gli scambi successivi.

Guida turistica con tour personalizzati

Modulo "Tour custom" è il principale strumento di acquisizione lead. Tasso di conversione dei moduli compilati: 35%. Le richieste sono già qualificate per lingua, esigenze, budget.

Catena alberghiera con tariffe corporate

Modulo "Convenzione aziendale" per acquisizione clienti business. Tutte le richieste vanno al sales manager corporate. La struttura del modulo evita richieste fuori target.

Buone pratiche

Errori frequenti

Prossimi passi

• Richieste — gestione operativa delle richieste raccolte
• Workflows — automazioni post-modulo
• Ospiti — gestione contatti acquisiti
• Notifiche — configurazione notifiche