Quando si emette
Il momento dell'emissione secondo l'art. 6 e l'art. 21 DPR 633/72 — gli obblighi fiscali di Hotely, acconti, caparre confirmatorie, cauzioni, saldo, tariffe non rimborsabili, extra dopo la fattura, modifiche della prenotazione, fattura consolidata, vendite al banco, ritardi e ravvedimento.
Una prenotazione confermata non è un'operazione effettuata. Se il documento nascesse alla conferma, ogni extra, ogni cambio di date e ogni cancellazione costringerebbe a stornare una fattura che non doveva esistere. In Hotely la conferma non crea un documento: quando accade un fatto fiscalmente rilevante nasce un obbligo, con la data di quel fatto, l'importo e una scadenza. Il documento arriva quando l'obbligo si soddisfa, in automatico o dal composer.
Le regole di legge
| Regola | Norma |
|---|---|
| Per le prestazioni di servizi l'operazione si considera effettuata al pagamento del corrispettivo | art. 6 c.3 DPR 633/72 |
| Se prima del pagamento si emette la fattura, o si incassa in tutto o in parte, l'operazione si considera effettuata alla data della fattura o del pagamento, per l'importo fatturato o pagato | art. 6 c.4 DPR 633/72 |
| La fattura immediata si emette entro 12 giorni dall'effettuazione, con la data dell'operazione | art. 21 c.4 DPR 633/72 |
| Per le operazioni documentate da idonea documentazione è ammessa la fattura differita entro il 15 del mese successivo | art. 21 c.4 lett. a DPR 633/72 |
| Alberghi e pubblici esercizi emettono la fattura se il cliente la chiede entro l'effettuazione; altrimenti certificano con il documento commerciale | art. 22 DPR 633/72; D.Lgs. 127/2015 art. 2 |
| I corrispettivi si trasmettono entro 12 giorni | D.Lgs. 127/2015 art. 2 c.6-ter |
Le date legali sono calcolate sul fuso orario di Roma. Una notifica arrivata in ritardo da un portale non sposta la scadenza: conta la data del fatto.
Che cosa fa nascere un obbligo
| Fatto | Obbligo | Scadenza |
|---|---|---|
| Incasso di un acconto, di una caparra imputata al prezzo, del saldo | Documento per l'importo incassato | 12 giorni dall'incasso |
| Soggiorno concluso con una parte non ancora certificata | Documento del soggiorno per la parte residua | 12 giorni dalla partenza |
| Richiesta di fattura del cliente | Fattura al posto (o in aggiunta, con storno) del documento previsto | Secondo il fatto che la accompagna |
| Addebito successivo: un extra dopo la certificazione | Documento per il solo extra | 12 giorni dall'addebito o dal suo pagamento |
| Modifica della prenotazione dopo la certificazione | Documento per la sola differenza in aumento, nota di credito per la differenza in diminuzione | 12 giorni |
| Storno richiesto | Nota di credito | Senza termine di 12 giorni, ma dentro i limiti dell'art. 26 |
La scheda Fatturazione → Documenti mostra gli obblighi aperti nella coda operativa: da emettere, bloccati (con il motivo), in ritardo.
La passata automatica: quando esce il documento
Gli obblighi si soddisfano da soli. Ogni notte la passata automatica prende gli obblighi che scadono entro il giorno dopo ed emette il documento per ciascuno:
| Documento | Esce da solo |
|---|---|
| Fattura | Nella notte prima della scadenza dei 12 giorni |
| Ricevuta del locatore privato | La prima notte dopo il fatto |
| Documento commerciale | Mai di notte: lo emette il banco con il registratore (Cassa) |
La fattura aspetta fino al limite di proposito: un extra, un cambio di date o l'intestazione a un'azienda arrivati nel frattempo entrano nello stesso documento, invece di richiedere una nota di credito. Chi vuole il documento prima lo emette dalla prenotazione con un clic (qui sotto); la passata non lo rifà. Se all'obbligo manca un dato, la passata non indovina: lo segna Bloccato con il motivo, e riprova alla notte successiva dopo che il dato è completo.
Emettere dalla prenotazione
A fatturazione attiva la prenotazione dice da sola a che punto è:
- Nell'elenco delle prenotazioni la colonna Fattura mostra lo stato di ogni soggiorno (« Da fatturare — parte da sola entro il… », « Fattura consegnata », « Fattura scartata »…) e l'intestazione dice quante fatture sono da sistemare (bloccate, in ritardo, da certificare in cassa), con il collegamento alla coda. Quelle che partono da sole non si contano: non chiedono niente.
- Nella scheda della prenotazione, a destra, il riquadro Fatturazione ha lo stato e una azione: Emetti adesso quando è dovuta (facoltativo: altrimenti parte da sola), Scarica PDF quando è emessa, Completa i dati o Correggi e riemetti quando manca qualcosa. Un puntino sulla scheda Conto segnala che serve un intervento.
- Conto → Documento fiscale ha lo stesso stato con l'azione principale e, nel menu ⋯, il resto: fattura personalizzata (acconto, righe scelte, azienda), note di credito, dati di fatturazione, link per l'ospite. Un clic su un documento lo apre: PDF, XML, righe, riepilogo IVA, atti.
Per averlo subito, senza aspettare la passata: se l'intestatario è l'ospite privato con i suoi dati, Emetti fattura dal riquadro a destra. Se è un'azienda, prima Dati di fatturazione (o il Link per l'ospite), poi Emetti fattura.
Acconto, caparra, cauzione: tre cose diverse
Il PMS chiede che cosa è il denaro incassato prima dell'arrivo, perché il trattamento fiscale cambia completamente.
| Che cosa | Che cos'è per il codice civile | Trattamento IVA | Che cosa fa Hotely |
|---|---|---|---|
| Acconto sul prezzo | Parte del prezzo pagata in anticipo | Operazione effettuata per l'importo pagato (art. 6 c.4) | Documento dell'acconto con la sua aliquota; al saldo lo scala |
| Caparra confirmatoria | Garanzia dell'adempimento (art. 1385 c.c.) | Fuori campo finché resta garanzia; diventa imponibile quando le parti la imputano al prezzo (Ris. AdE 197/E del 2007) | Nessun obbligo all'incasso; all'imputazione al prezzo nasce il documento |
| Caparra trattenuta per recesso o no-show | Risarcimento del danno | Fuori campo (art. 15 DPR 633/72) | Nessun documento IVA |
| Cauzione | Somma a garanzia di danni, da restituire | Fuori campo | Nessun obbligo; se trattenuta per danni documentati, è risarcimento e Hotely chiede la prova |
Attenzione: « caparra » nel linguaggio comune spesso significa « acconto ». Conta che cosa dicono le condizioni di prenotazione, non la parola. Se le condizioni non la qualificano come caparra confirmatoria, è un acconto e va certificato all'incasso.
Esempio: acconto e saldo
Soggiorno da 1.100 € (camera al 10%). L'ospite paga il 30% alla prenotazione e il resto alla partenza.
| Momento | Documento | Imponibile | IVA 10% | Totale |
|---|---|---|---|---|
| Alla prenotazione (incasso 330 €) | Fattura dell'acconto | 300,00 € | 30,00 € | 330,00 € |
| Alla partenza (incasso 770 €) | Fattura del saldo | 700,00 € | 70,00 € | 770,00 € |
Prima della fine del soggiorno la passata automatica certifica solo quanto è stato incassato: con l'acconto del 30% emette la fattura dell'acconto, mai quella del soggiorno intero. Il saldo si fattura quando è incassato o quando il soggiorno si conclude. Se l'acconto l'hai già fatturato a mano dal composer, la passata non emette niente di nuovo fino al saldo.
Se l'acconto era stato fatturato con il programma di prima, la fattura di saldo porta la riga « A dedurre: acconto fattura n. … del … » con la stessa aliquota e il totale del saldo.
Esempio: caparra confirmatoria imputata
L'ospite versa 300 € di caparra confirmatoria. All'incasso nessun documento: è una garanzia. All'arrivo la caparra viene imputata al prezzo: da quel momento è corrispettivo e nasce l'obbligo, che la passata automatica soddisfa con il documento per 300 €.
Tariffe non rimborsabili e no-show
Un pagamento anticipato non rimborsabile è, fiscalmente, un acconto: si certifica all'incasso. Se poi l'ospite non si presenta, il documento emesso resta valido. Trattare la somma trattenuta come penale risarcitoria fuori campo IVA è possibile solo se il contratto la configura così (caparra confirmatoria o penale) e va deciso con il commercialista: la giurisprudenza europea (Corte di giustizia, causa C-277/05, Société thermale) riguarda casi specifici e non rende automaticamente esente ogni no-show.
L'extra dopo la fattura
Il soggiorno è già stato fatturato alla partenza e il giorno dopo arriva il conto del minibar. Hotely non rifà la fattura del soggiorno: apre un obbligo per il solo extra e lo certifica con un documento a parte (fattura o documento commerciale, secondo il cliente). La fattura già emessa non cambia.
La modifica dopo la certificazione
| Modifica | Effetto |
|---|---|
| Una notte in più | Documento per la sola notte aggiunta |
| Una notte in meno, già fatturata | Nota di credito per la differenza |
| Cambio di intestatario dopo l'emissione | Nota di credito totale e nuova fattura all'intestatario corretto |
| Cambio di prezzo concordato dopo l'emissione | Nota di credito (diminuzione) o documento integrativo (aumento) |
Fattura consolidata
Un'azienda con più soggiorni nello stesso periodo può ricevere una fattura che comprende più conti. Ogni soggiorno resta tracciato riga per riga. La fattura consolidata deve rispettare i termini di ciascun soggiorno: 12 giorni dall'effettuazione, oppure, se ricorrono le condizioni della fattura differita (art. 21 c.4 lett. a), entro il 15 del mese successivo. La scelta tra le due va concordata con il commercialista.
Vendite senza soggiorno
Ristorante, bar, parcheggio, un'esperienza venduta a chi non dorme in struttura: sono vendite al banco senza prenotazione fittizia. Si certificano con documento commerciale o con fattura, dal banco della Cassa o dal composer (« vendita »).
Emettere a mano: il composer
Il composer emette un documento quando serve farlo a mano. Si apre dalla prenotazione (Conto → Documento fiscale → ⋯ → Fattura personalizzata) o, per una vendita senza soggiorno, da Fatturazione → Documenti → Vendita senza soggiorno. Alla voce « Che cosa certifica »:
| Scelta | Uso |
|---|---|
| Il soggiorno | Quanto resta da certificare del soggiorno, intero o per righe selezionate |
| Il saldo, dopo un acconto | La parte che resta, al netto degli acconti già fatturati |
| Un acconto incassato | Fattura di un importo incassato prima del soggiorno |
| Una vendita | Righe scelte del conto, o una vendita senza soggiorno |
Le note di credito non si fanno dal composer: si emettono dal documento (menu ⋯ del Documento fiscale, o « Nota di credito » nel dettaglio del registro). La fattura del compenso del gestore si emette da Rendiconti proprietari.
Puoi scegliere le righe, dividere gli importi, intestare a un'azienda o a un privato, consolidare più conti e salvare una bozza. L'anteprima mostra le righe con aliquote e nature, i totali, il bollo e l'esito del controllo del file: se l'anteprima segnala un problema, il documento non parte e nessun numero viene consumato.
Quando è tardi
Una scadenza passata non cancella l'obbligo: il documento va emesso lo stesso. Nella coda l'obbligo diventa In ritardo, con i giorni di ritardo, e offre due azioni:
- Prendi in carico: qualcuno della struttura se ne occupa, e la coda lo mostra;
- Passa al commercialista: la valutazione del ritardo passa allo studio.
La sanzione per la tardiva emissione è quella dell'art. 6 D.Lgs. 471/97 (come riformato dal D.Lgs. 87/2024) e si riduce con il ravvedimento operoso (art. 13 D.Lgs. 472/97). Hotely non calcola l'importo del ravvedimento: dipende dal caso e lo determina lo studio.