Quale documento, a chi

Tre soggetti che spesso coincidono, ma non sempre: chi dorme nella camera, chi ha concluso il contratto e chi riceve il documento fiscale. L'azienda che paga la trasferta del dipendente, l'ospite che chiede la fattura intestata al suo studio, l'agenzia che ha prenotato per un cliente: in questi casi il documento va intestato a chi di dovere, e Hotely lo tiene separato dall'ospite.

La regola, in ordine

Hotely decide il documento con queste domande, nell'ordine in cui sono scritte. La prima risposta che decide, vale.

È la correzione di un documento già emesso? → Nota di credito (vedi Scarti e correzioni).
È una prenotazione di un portale che ha incassato lui? → si applica la politica scelta: documento all'ospite, fattura al portale, oppure nessun documento da Hotely (vedi Prenotazioni dai portali).
L'emittente emette fatture (ha partita IVA)?
- il cliente ha partita IVA → fattura elettronica, sempre;
- il cliente ha chiesto la fattura → fattura elettronica;
- il cliente è un privato che non l'ha chiesta → fattura oppure documento commerciale, secondo la scelta dell'emittente in Cassa (art. 22 DPR 633/72).
L'emittente è un locatore privato? → ricevuta, fuori campo IVA.

La matrice

Emittente ↓ / Cliente →	Privato italiano	Privato estero	Azienda italiana	Azienda UE	Azienda extra UE
Impresa, ordinario	Fattura con codice fiscale, oppure documento commerciale	Fattura (codice `XXXXXXX`), oppure documento commerciale	Fattura con codice destinatario o PEC	Fattura con partita IVA UE, codice `XXXXXXX`	Fattura, codice `XXXXXXX`
Impresa, forfettario	Come sopra, righe N2.2 e bollo	Come sopra	Come sopra	Come sopra	Come sopra
Gestore in nome proprio	Come impresa: il fornitore è il gestore	Come impresa	Come impresa	Come impresa	Come impresa
Gestore in nome del proprietario	Documento del proprietario: fattura se ha partita IVA, ricevuta se è privato	idem	idem	idem	idem
Locatore privato	Ricevuta	Ricevuta	Ricevuta	Ricevuta	Ricevuta

Importante

Importante: un indirizzo estero non toglie l'IVA italiana. L'alloggio è un servizio legato a un immobile e si considera reso dove l'immobile si trova (art. 7-quater DPR 633/72): la fattura a un'azienda tedesca per un soggiorno a Firenze porta l'IVA al 10%, non l'inversione contabile.

I dati obbligatori per ogni intestatario

Hotely controlla l'intestatario prima di assegnare il numero. Se manca qualcosa, l'emissione si ferma e dice esattamente che cosa: meglio un documento fermo che uno scartato.

Intestatario	Obbligatori	Codice destinatario nel file
Privato italiano	Nome e cognome, codice fiscale, indirizzo, Comune, CAP	`0000000`
Azienda o professionista italiano	Denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, Comune, CAP, e codice destinatario (7 caratteri) oppure PEC	Il suo codice; con la sola PEC, `0000000` più la PEC nel file
Soggetto estero (privato o azienda)	Nome o denominazione, paese, indirizzo; la partita IVA per l'azienda UE	`XXXXXXX`
Pubblica amministrazione	Non ancora supportata (vedi sotto)	—

Il codice destinatario, in quattro casi

Caso	Che cosa va nel file	Dove arriva la fattura
Azienda con codice destinatario	Il suo codice di 7 caratteri	Nel suo gestionale o nel suo intermediario
Azienda con la sola PEC	`0000000` + PEC	Nella sua casella PEC
Privato italiano, o azienda senza codice né PEC	`0000000`	Nella sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate (« messa a disposizione »)
Soggetto estero	`XXXXXXX`	Lo SDI non consegna all'estero: la fattura è valida e si manda al cliente come copia di cortesia

L'azienda italiana senza codice né PEC è bloccata di proposito: una fattura B2B che il cliente non riceve nel suo gestionale genera solleciti e contestazioni.

Il privato italiano senza codice fiscale

La fattura a un privato italiano richiede il codice fiscale. Se l'ospite non lo ha lasciato, l'emissione si ferma e lo chiede. Due strade:

recuperarlo: se l'ospite ha fatto il check-in online, il codice fiscale del documento d'identità viene proposto in automatico; altrimenti lo inserisci tu o lo inserisce l'ospite dal link;
cambiare documento: se l'emittente certifica i privati con il documento commerciale, al banco non serve il codice fiscale.

Come arrivano i dati di fatturazione

Da dove	Come
L'ospite, da un link	Dalla prenotazione, Link per l'ospite: l'ospite apre una pagina della struttura e inserisce i dati di fatturazione, in italiano o in inglese. I dati vengono controllati mentre scrive, con le stesse regole dell'emissione
La reception	Nella scheda Conto → Documento fiscale della prenotazione
Il check-in online	Il codice fiscale del documento dell'ospite completa l'intestatario privato
Un cliente aziendale	In Conto → Documento fiscale → ⋯ → Dati di fatturazione, alla voce Cliente aziendale, scegli l'azienda: il documento si intesta a lei con partita IVA, codice destinatario, PEC e indirizzo dall'anagrafica. Se all'anagrafica manca qualcosa, lo dice subito
Lo storico importato	Le aziende trovate nelle fatture di prima diventano clienti aziendali

La richiesta di fattura è un fatto con una data: Hotely registra quando e da dove è arrivata. L'art. 22 DPR 633/72 lega l'obbligo della fattura per alberghi e pubblici esercizi alla richiesta fatta entro il momento di effettuazione dell'operazione; una richiesta tardiva si valuta caso per caso con il commercialista.

Clienti aziendali

In Clienti aziendali registri le aziende che prenotano con regolarità: denominazione, partita IVA, codice fiscale, codice destinatario, PEC, indirizzo, condizioni di pagamento. Una prenotazione collegata all'azienda (dai Dati di fatturazione della prenotazione, voce Cliente aziendale) si intesta all'azienda senza ricopiare i dati. Se all'anagrafica manca qualcosa per emettere, l'emissione lo dice. I crediti verso le aziende (fatture emesse e non ancora incassate) sono in Cassa → Crediti aziendali, con l'anzianità.

Più intestatari sullo stesso soggiorno

Caso	Che cosa si fa	Risultato
L'azienda paga la camera, l'ospite paga gli extra	Nel composer scegli le righe per ciascun intestatario	Due fatture: la camera all'azienda, gli extra all'ospite. Nessuna riga certificata due volte
Un gruppo di amici divide il conto	Una fattura per ciascuno sulle righe o sulle quote che gli spettano	Ogni documento porta solo la sua parte
Un'azienda con più soggiorni nello stesso periodo	Fattura consolidata: più conti, una fattura	Un documento con le righe di ogni soggiorno
Un'agenzia che ha prenotato per un suo cliente	Intestatario = l'agenzia, se è lei il cliente contrattuale	L'ospite resta l'ospite nel registro

Il locatore privato: la ricevuta

La ricevuta del locatore privato non è una fattura e non passa dallo SDI. Hotely la emette numerata, con il locatore come creditore, l'ospite, il periodo, l'importo e la causale; è fuori campo IVA anche se nel profilo fosse rimasto « ordinario ». Sopra 77,47 € la ricevuta richiede la marca da bollo da 2 € (DPR 642/72, Tariffa all. A, art. 13): Hotely la segnala sul documento, ma la marca va applicata sull'originale (o assolta in modo virtuale solo se il locatore è autorizzato). Il PDF della ricevuta è l'originale, non una copia di cortesia. La ricevuta non va in conservazione a norma: il privato la conserva come prova; in Hotely resta nel registro, con il suo PDF, e si scarica quando serve.

La Pubblica Amministrazione

Le fatture alla Pubblica Amministrazione usano un formato diverso (FPA12), il codice ufficio IPA di sei caratteri, spesso CIG e CUP, e in molti casi la scissione dei pagamenti. Hotely non emette ancora fatture alla PA: l'intestatario « Pubblica amministrazione » non è selezionabile e, se arriva da un'integrazione, l'emissione si ferma prima del numero con questo motivo. Per un soggiorno pagato da un ente pubblico, emetti la fattura con lo strumento che già usi per la PA.