Guida rapida - come partono le fatture

Le fatture si emettono da sole. Non devi emettere a mano ogni prenotazione: a fatturazione attiva (Attivazione) ci pensa la passata automatica. Il clic su Emetti fattura serve solo quando vuoi il documento prima, o quando la passata si è fermata perché manca un dato.

Come funziona da sola

1. Nasce il dovere. Quando l'ospite paga (anche un acconto) o il soggiorno si conclude, Hotely registra che c'è un documento da emettere, con la sua scadenza di legge: 12 giorni per la fattura, il giorno dopo per la ricevuta del locatore privato.
2. Ogni notte gira la passata e emette i documenti che scadono entro il giorno dopo, intestati a chi è registrato sul conto (l'ospite, o l'azienda collegata alla prenotazione).
3. Il documento parte verso lo SDI con la trasmissione successiva; l'esito arriva da solo e lo vedi nel registro.

Quindi, se nessuno tocca niente, la fattura esce nella notte prima della scadenza, cioè circa 11 giorni dopo l'incasso o la partenza. È voluto: fino a quel momento un extra, un cambio di date o un'intestazione all'azienda entrano nella stessa fattura invece di richiedere una nota di credito.

Prima della fine del soggiorno la passata certifica solo quanto è stato incassato: un acconto del 30% produce la fattura dell'acconto, mai quella del soggiorno intero.

Quando intervieni

Solo in due casi:

• Vuoi la fattura subito: l'ospite la chiede alla partenza, l'azienda la vuole oggi. Apri la prenotazione e premi Emetti fattura (qui sotto).
• La passata si è fermata: manca un dato (di solito il codice fiscale di un ospite italiano o il codice destinatario di un'azienda). La prenotazione mostra Fattura bloccata e la coda operativa te lo dice con il motivo; completi il dato e la passata successiva emette, oppure premi Emetti fattura subito.

Per vedere a colpo d'occhio a che punto è ogni prenotazione: colonna Fattura nell'elenco prenotazioni, riquadro Fatturazione nella prenotazione.

Emettere subito: dalla prenotazione

1. Apri la prenotazione.
2. Nella colonna di destra, riquadro Fatturazione: se la fattura è dovuta vedi Emetti adesso (Emetti fattura se è già in ritardo).
3. Un clic: il documento si numera, si controlla e parte con la prossima trasmissione. La passata di quella notte non lo rifà.

Un puntino sulla scheda Conto segnala che la prenotazione chiede un intervento.

A un'azienda

1. Prenotazione → Conto → Documento fiscale → ⋯ → Dati di fatturazione.
2. Scegli Azienda / professionista, inserisci ragione sociale, partita IVA e codice destinatario (7 caratteri) oppure la PEC.
3. Salva. Da qui la passata automatica intesta la fattura all'azienda; se la vuole subito, Emetti fattura.

Se l'azienda prenota spesso, registrala una volta in Clienti aziendali: poi, nei Dati di fatturazione di ogni sua prenotazione, basta sceglierla alla voce Cliente aziendale e il documento si intesta a lei con i dati dell'anagrafica. Se l'ospite deve inserire i dati da sé: ⋯ → Link per l'ospite e mandagli il link (vale 30 giorni).

Camera all'azienda, extra all'ospite

⋯ → Fattura personalizzata apre il composer: scegli le righe della camera e intesta all'azienda; poi di nuovo, le righe degli extra, intestate all'ospite. Hotely non certifica mai due volte la stessa riga.

Un acconto, a mano

Se vuoi fatturare subito un acconto incassato: ⋯ → Fattura personalizzata → Un acconto incassato, indica l'importo (IVA inclusa) e l'intestatario. Al saldo, la fattura del saldo lo scala da sola.

Una vendita senza soggiorno

Un transfer, una sala riunioni, un servizio a chi non dorme in struttura: Fatturazione → Documenti → Vendita senza soggiorno. Aggiungi le righe, scegli l'intestatario, poi Emetti o Salva bozza per riprenderla più tardi. Al banco, con il registratore, usa invece la Cassa.

Il locatore privato: la ricevuta

Per il locatore senza partita IVA la passata emette da sola, la notte dopo l'incasso o la partenza, una ricevuta numerata, fuori campo IVA, che non passa dallo SDI. Il suo PDF è l'originale da consegnare all'ospite; sopra 77,47 € ha lo spazio per la marca da bollo da 2 €. Se l'ospite la vuole in mano alla partenza, Emetti dalla prenotazione e stampala.

Trovare, scaricare, correggere

Le regole di ciascun caso sono in Scarti e correzioni.