Attivare la fatturazione
La fatturazione di Hotely è spenta di default e si attiva per struttura. Gli stati del modulo, i passi della struttura e di Hotely, l'incarico di trasmissione, che cosa succede prima e dopo l'attivazione, come si spegne.
La fatturazione non è accesa di default. Una struttura che non la attiva continua a usare il PMS come prima: prenotazioni, conti, pagamenti e rendiconti funzionano, ma Hotely non crea obblighi fiscali e non emette documenti a suo nome. È una scelta deliberata: un documento fiscale è un atto dell'emittente, e nessun documento deve partire prima che l'emittente abbia detto chi è, in che regime lavora e a chi affida la trasmissione.
Gli stati del modulo
| Stato | Chi agisce | Che cosa succede |
|---|---|---|
| Da configurare | La struttura | In Fatturazione → Impostazioni compili l'emittente: dati fiscali, regime, sezionale |
| Da richiedere | La struttura | Leggi e accetti l'incarico di trasmissione, poi premi Chiedi l'attivazione |
| Attivazione in corso | Hotely | Lo staff Hotely collega il canale di trasmissione per il tuo emittente e verifica la partita IVA |
| Attiva | Hotely | Lo staff attiva la fatturazione, solo quando ogni passo è completato |
La pagina Fatturazione mostra i passi con una spunta per ciascuno e con chi deve farlo (tu o Hotely). Non devi entrare in nessun altro sito né gestire credenziali: tutto avviene dentro Hotely.
I passi, uno per uno
1. Dati dell'emittente, regime e sezionale
L'emittente è il soggetto a nome del quale escono i documenti: la tua società, la tua ditta individuale o, per un gestore che lavora in rappresentanza, il proprietario. Servono denominazione, partita IVA e/o codice fiscale, indirizzo completo, regime fiscale e, se li hai, PEC, CIN e CIR. Il sezionale predefinito è HT: la numerazione di Hotely è separata da quella di qualunque altro programma tu usi o abbia usato. Tutti i campi sono spiegati in Impostazioni dell'emittente.
2. L'incarico di trasmissione
Le fatture elettroniche raggiungono lo SDI attraverso un intermediario accreditato che lavora per Hotely. L'incarico che accetti in app autorizza tre cose, e solo queste:
- Hotely genera, numera e archivia le fatture a nome tuo;
- l'intermediario le trasmette allo SDI e restituisce a Hotely gli esiti (consegna, mancata consegna, scarto);
- l'intermediario emette il file per tuo conto ai sensi dell'art. 21, comma 1, DPR 633/72: nel file trasmesso compare come soggetto emittente terzo (codice
TZ). Numero, data, intestatario, righe e importi restano quelli generati in Hotely e non vengono modificati.
Il testo è versionato: viene registrato chi l'ha accettato, quando e quale versione. Se il testo cambia, la trasmissione si ferma finché non lo rileggi e lo riaccetti; i documenti restano in coda, non si perdono. Il nome dell'intermediario è scritto nel testo che accetti.
Importante: il contenuto fiscale dei documenti — intestatario, aliquote, regime, importi — resta di responsabilità dell'emittente. Per questo la pagina ti chiede anche chi ha verificato le scelte (le impostazioni predefinite di Hotely, tu, o il tuo commercialista).
3. Chiedi l'attivazione
Quando emittente e incarico sono a posto, il pulsante Chiedi l'attivazione si abilita. La richiesta arriva allo staff Hotely con i tuoi dati.
4. Hotely collega il canale e attiva
Lo staff collega il canale di trasmissione al tuo emittente, verifica che la partita IVA corrisponda e, con tutti i passi completati, attiva la fatturazione. Da quel momento lo stato diventa Attiva.
Il locatore privato
Il locatore che non ha partita IVA emette ricevute, che non passano dallo SDI: per lui non c'è incarico di trasmissione né canale da collegare. Configura l'emittente come « Ricevuta (locatore privato, senza partita IVA) » e chiede l'attivazione; Hotely la conferma.
Prima e dopo l'attivazione
| Prima (non attiva) | Dopo (attiva) | |
|---|---|---|
| Obblighi fiscali | Non nascono dalle prenotazioni | Nascono da pagamenti, soggiorni conclusi e richieste di fattura |
| Emissione | Bloccata: i pulsanti non emettono e le richieste vengono rifiutate | Automatica o dal composer |
| Barra laterale | Gruppo Fatturazione con « Fatturazione » e « Proprietari » | Compaiono anche Cassa, Rendiconti proprietari, Chiusura del mese, Adempimenti fiscali |
| Prenotazioni | La scheda Conto → Documento fiscale mostra solo una riga con il collegamento all'attivazione | Colonna Fattura nell'elenco, riquadro Fatturazione nella scheda, pannello completo nel Conto (dettagli) |
| Impostazioni | Si compilano e si salvano | Si modificano con decorrenza: il profilo fiscale ha una data |
| Storico | Si può importare subito | Resta consultabile |
Il giorno del passaggio
Se prima emettevi con un altro programma, indica in Impostazioni → Numerazione:
- l'ultimo numero già emesso nell'anno, se continui sullo stesso sezionale;
- la data Emetti con Hotely dal, cioè il giorno da cui i documenti li fa Hotely.
Poi carica in Importa lo storico le fatture che hai già emesso (XML, file firmati .p7m o uno ZIP). Hotely le legge nel browser e ne ricava tre cose: la numerazione già usata (per non ripartire su un numero esistente), i clienti aziendali con codice destinatario e PEC, e gli acconti già fatturati da scalare al saldo delle prenotazioni in corso. Tutti i casi sono in Impostazioni → Il passaggio da un altro programma.
Spegnere o revocare
- Spegnere la fatturazione: lo fa lo staff Hotely, su tua richiesta e con un motivo scritto. I documenti già emessi restano nel registro, consultabili e scaricabili. Non nascono più obblighi nuovi.
- Revocare l'incarico di trasmissione: lo fai tu dalla scheda Trasmissione allo SDI. Il canale si spegne, le credenziali di collegamento vengono cancellate; i documenti già trasmessi restano validi, quelli nuovi restano in coda finché non si attiva un altro canale.
- Andare via da Hotely: il pacchetto di uscita contiene, per anno, ogni documento con il suo XML, il file trasmesso, la copia PDF e un indice con le impronte, leggibile senza Hotely.
La lista di prontezza
Nella scheda Impostazioni, una lista dice se l'emittente può emettere e che cosa manca. Le voci bloccanti fermano l'emissione; le voci da sapere non la fermano ma vanno risolte.
| Voce | Tipo | Perché conta |
|---|---|---|
| Emittente configurato | Bloccante | Senza emittente non si sa a nome di chi uscirebbe il documento |
| Identità dell'emittente completa | Bloccante | Un cedente incompleto fa scartare la fattura |
| Profilo fiscale in vigore | Bloccante | Regime e catalogo dei servizi devono avere una data di decorrenza |
| Trattamento fiscale confermato | Da sapere | Dice se regime e catalogo sono i default di Hotely, confermati da te o approvati dal commercialista |
| Mandato in vigore | Bloccante (gestori) | Il contratto con il proprietario deve coprire la data del documento |
| Emittente del proprietario | Bloccante (rappresentanza) | Se vendi in nome del proprietario, serve il suo profilo di emittente |
| Mandato classificato da un professionista | Da sapere | Il modello del contratto cambia chi emette |
| Codice identificativo nazionale (CIN) | Da sapere | Identifica l'unità; dove la Regione lo prevede serve anche il CIR |
| Conservazione a norma | Da sapere | Le fatture elettroniche vanno conservate per dieci anni |
| Incarico di trasmissione da riaccettare | Da sapere | Compare se il testo è cambiato: i documenti restano in coda |
| Trasmissione allo SDI | Da sapere | Senza canale attivo i documenti si emettono, si numerano e si conservano, ma restano in coda finché la trasmissione non è attiva |
| Data di passaggio a Hotely | Da sapere | Separa ciò che hai emesso prima da ciò che emette Hotely |