Notifiche alle agenzie di pulizie

Panoramica

Molte strutture esternalizzano le pulizie a una o più imprese terze. Comunicare ogni nuovo check-in e check-out a queste imprese è fondamentale per pianificare gli interventi, ma oggi avviene quasi ovunque a mano: inoltro manuale dell'email di conferma, messaggio WhatsApp, telefonata. È una fonte silenziosa di errori — arrivi non comunicati, pulizie saltate, camere non pronte all'arrivo dell'ospite — e di doppio lavoro per il gestore.

Le Notifiche pulizie di Hotely automatizzano questo flusso: quando una prenotazione viene confermata (o cancellata), il sistema invia un'email dedicata a ciascuna impresa di pulizie che hai configurato, con le sole informazioni operative utili al loro lavoro.

A differenza dei PMS tradizionali, Hotely è stato progettato pensando alla privacy dell'ospite (GDPR) e alla distinzione tra destinatari diversi: ogni impresa riceve solo ciò di cui ha bisogno, con note private separate, e non vede le altre.

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Perché non basta inoltrare l'email di conferma

L'approccio artigianale (inoltro manuale dall'inbox) è problematico per diverse ragioni concrete:

• Dati ospite in chiaro — inoltrando la conferma, l'impresa riceve email, telefono e spesso indirizzo completo dell'ospite. Il GDPR richiede che i dati personali vengano condivisi con terzi solo se strettamente necessari alla finalità operativa. Per pianificare una pulizia non serve sapere l'email dell'ospite.
• Spam su prenotazioni non confermate — se inoltri ogni richiesta che arriva nell'inbox, l'impresa riceve anche richieste che poi scadono, vengono cancellate o rifiutate, e perde fiducia nelle tue comunicazioni.
• Nessuna distinzione per destinatario — con inoltro manuale, se hai due imprese (una al piano terra, una ai piani superiori), entrambe ricevono tutto. Un codice cassaforte del piano 3 non ha motivo di essere conosciuto dall'impresa del piano terra.
• Back-to-back non segnalati — il caso operativamente più critico (stessa stanza, check-out e nuovo check-in lo stesso giorno) richiede attenzione massima e finestra temporale ridotta, ma in un'email di conferma standard passa inosservato.
• Cancellazioni dimenticate — se una prenotazione viene cancellata dopo la conferma, raramente lo staff si ricorda di avvisare l'impresa, che si presenta inutilmente sul posto.

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Come funziona con Hotely

Hotely risolve questi problemi al posto tuo. Ecco cosa succede, in pratica.

Solo i dati che servono davvero

Nelle email all'impresa di pulizie non compaiono l'email, il telefono o l'indirizzo dell'ospite. Non servono per una pulizia e non è giusto condividerli.

Ogni email contiene solo le informazioni utili per organizzare l'intervento: nome dell'ospite con l'iniziale del cognome ("Mario R."), codice prenotazione, date e orari di arrivo e partenza, stanza assegnata, eventuali extra rilevanti (culla, animale, late check-out).

Se per qualche motivo operativo ti serve condividere il nome completo, puoi attivarlo dalle impostazioni, ma di default l'ospite resta anonimo.

L'impresa viene avvisata solo quando la prenotazione è davvero confermata

Se un ospite inizia un checkout ma non completa il pagamento, o se la richiesta resta in attesa di revisione, l'impresa non riceve nulla. Solo quando la prenotazione è ufficialmente confermata parte l'email.

Così l'impresa si fida delle email che arrivano: ogni messaggio corrisponde a una pulizia reale da pianificare.

Ogni impresa riceve la sua email, con note dedicate

Se collabori con più di un'impresa di pulizie (per esempio una per i piani alti e una per i piani bassi), ognuna riceve la propria email separata.

Puoi scrivere delle note private per ciascun destinatario — il codice della cassaforte, l'indicazione del parcheggio, l'assegnazione dei piani — e quelle note le vede solo quel destinatario. Le altre imprese non le leggono.

Esistono anche note comuni, che compaiono in ogni email, per informazioni valide per tutti (es. "ingresso principale chiuso di notte, usare il retro").

Avviso automatico sui back-to-back

Quando la stessa stanza ha un check-out e un nuovo check-in nello stesso giorno — la situazione più stressante per chi pulisce, perché la finestra di tempo è cortissima — l'email lo mostra in evidenza in testa.

L'impresa capisce subito che deve organizzarsi per correre, senza dover incrociare le date da sola.

Cancellazioni comunicate in automatico

Se una prenotazione già confermata viene cancellata, l'impresa riceve subito un avviso e può togliere la pulizia dal calendario. Niente viaggi a vuoto, niente telefonate da fare.

Mai email duplicate

Anche se qualcosa va storto nei sistemi di pagamento e la stessa conferma arriva più volte, l'impresa riceve una sola email per prenotazione. Non rischi di far credere che ci siano più arrivi quando in realtà è sempre lo stesso.

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Configurazione in 4 passi

1. Apri la pagina di configurazione

Dashboard → Booking Engine → scegli la struttura → Impostazioni → sezione Strumenti operativi → Notifiche pulizie.

In alternativa, URL diretto: /dashboard/booking-engine/<slug-struttura>/settings/cleaning.

2. Attiva la feature e scegli i trigger

Imposta il toggle principale su Attiva, poi decidi quando inviare:

• Su nuova prenotazione confermata (consigliato: attivo)
• Su cancellazione (consigliato: attivo)

Se stai solo testando o se la tua impresa preferisce ricevere solo i check-in, puoi disattivare il trigger di cancellazione.

Scegli anche se includere il nome completo dell'ospite o lasciare l'opzione minimizzata (consigliato).

3. Aggiungi i destinatari

Per ogni impresa di pulizie con cui collabori, aggiungi un destinatario:

• Nome — identificativo interno (es. "Pulizie Rossi — Piano 1-2", "Agenzia ABC — Suite")
• Email — indirizzo dove inviare le notifiche
• Note private — informazioni visibili solo a questo destinatario (codici accesso, assegnazione piani, indicazioni parcheggio)

Puoi configurare fino a 10 destinatari per struttura. Ogni destinatario può essere attivato o disattivato individualmente, senza doverlo eliminare (utile per sospensioni temporanee o sostituzioni stagionali).

4. Invia un'email di prova

Prima di andare in produzione, usa il pulsante "Invia email di prova" per ricevere un esempio con dati sintetici a tutti i destinatari attivi. Il subject sarà preceduto da [ANTEPRIMA] e non toccherà la cronologia delle prenotazioni reali.

Verifica che:

• Tutte le imprese ricevano l'email (controlla anche la cartella spam)
• Le note private siano corrette e visibili solo al destinatario giusto
• Il layout sia leggibile anche da mobile (la maggior parte delle imprese apre email dal telefono)

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Cosa contiene l'email

Sul subject trovi sempre struttura, date di soggiorno e numero stanza, per poter filtrare o archiviare rapidamente nelle inbox delle imprese.

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Notifiche pulizie dai canali iCal (Airbnb, Booking.com)

Oltre alle prenotazioni dirette, Hotely può inviare notifiche pulizie anche per le prenotazioni ricevute tramite canali iCal come Airbnb e Booking.com — senza accesso API, usando solo i feed di sincronizzazione già configurati.

Come funziona

Ogni volta che Hotely sincronizza un feed iCal e rileva un nuovo evento (una prenotazione appena comparsa nel feed), invia automaticamente le notifiche agli destinatari configurati. Allo stesso modo, se un evento scompare dal feed (prenotazione cancellata sull'OTA), viene inviata la notifica di cancellazione.

Questo avviene in background durante la sincronizzazione automatica — che si attiva ogni volta che la proprietà viene aperta nella dashboard, circa ogni 30 minuti — senza nessuna azione manuale.

Dati disponibili per canale

La quantità di informazioni guest nelle notifiche varia in base alla piattaforma:

Per Airbnb, il feed iCal include nome e cognome dell'ospite nel campo DESCRIPTION — Hotely li estrae automaticamente e li inserisce nell'email rispettando le stesse regole di privacy (nome + iniziale del cognome per default).

Attivare le notifiche per i canali iCal

Le notifiche dai canali iCal sono disattivate per default e si attivano separatamente da quelle per le prenotazioni dirette:

1. Vai su Impostazioni → Notifiche pulizie
2. Nella sezione Canali esterni (Booking.com, Airbnb…), attiva uno o entrambi i toggle:
   • Notifica nuova prenotazione dal canale — per gli arrivi
   • Notifica cancellazione dal canale — per le cancellazioni
3. Salva le impostazioni

La sezione canali esterni appare solo se hai almeno un feed iCal attivo con URL di importazione configurato nella sezione Canali.

Email di notifica per canale iCal

L'email per prenotazioni da canali iCal è simile a quella per le prenotazioni dirette, con alcune differenze:

• Il badge verde in testa mostra il canale di origine (es. "Prenotazione da Airbnb")
• Il codice prenotazione è il codice del canale (es. HM12345678 per Airbnb, BDC-XXXXXXX per Booking.com)
• Il campo Ospiti non appare (informazione non disponibile dai feed iCal)
• Il rilevamento back-to-back funziona anche tra prenotazioni dirette e iCal sulla stessa unità fisica

Le note della struttura e le note private per destinatario sono incluse come nelle notifiche dirette.

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Best practice per il gestore

• Dedica un alias email per impresa — non usare l'indirizzo personale del referente (es. usa pulizie-piano1@impresa-rossi.com invece di mario@gmail.com). Così se il referente cambia, non devi rifare la configurazione.
• Mantieni il numero di destinatari al minimo necessario — più imprese hai, maggiore è il rischio di fuoriuscita di note operative. Usa note private per separare chi deve sapere cosa.
• Evita di inserire credenziali non operative nelle note — il codice della cassaforte ospiti va bene, la password del Wi-Fi dello staff no. Tutto ciò che scrivi nelle note finisce via email in chiaro.
• Informa l'impresa che la comunicazione è automatica — i primi giorni, avverti il referente che riceverà email automatiche: è normale, non sono da considerare "spam", e possono rispondere direttamente all'indirizzo che le invia per domande sulla struttura.
• Personalizza il template email — da Template Email nel menu struttura puoi cambiare oggetto, intestazione e corpo introduttivo delle email di pulizia, per allineare tono e branding.
• Rivedi i destinatari stagionalmente — prima di alta stagione, verifica che ogni destinatario sia ancora attivo e che le note private siano aggiornate (codici cassaforte cambiati, piani riassegnati).

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Domande frequenti

Ricevo un'email se l'ospite modifica le date?

Nella versione attuale, no — la notifica viene inviata solo su nuova prenotazione confermata e su cancellazione. Modifiche di date o cambio stanza non rigenerano una notifica. È in roadmap un evento dedicato per le modifiche sostanziali. Nel frattempo, se una modifica impatta la pulizia, avvisa manualmente.

Posso ricevere un riepilogo giornaliero invece di una email per prenotazione?

Non ancora. La v1 è event-based (un'email per evento). Un digest giornaliero è nel backlog ma non è prioritario, perché la maggior parte delle imprese preferisce l'email immediata all'arrivo di una prenotazione.

Cosa succede se un destinatario si lamenta e vuole revocare il consenso?

Disabilita il destinatario dalla pagina (toggle Attivo) o eliminalo completamente. Non riceverà più alcuna email da quel momento. L'impresa di pulizie non è un utente Hotely, non ha accesso alla dashboard e non può gestire la propria iscrizione autonomamente — la responsabilità della lista destinatari è del gestore della struttura.

Le email contengono un link per disiscriversi?

No, perché non sono email di marketing né transazionali verso un utente finale: sono comunicazioni operative interne tra struttura e fornitore in virtù di un accordo commerciale esistente. Se l'impresa vuole interrompere la ricezione, si rivolge al gestore della struttura.

Le email funzionano su strutture archiviate?

No. Se la proprietà viene archiviata, le notifiche pulizie si fermano automaticamente, anche se la feature era attiva.

Cosa vedo nella cronologia della prenotazione?

Nella scheda prenotazione, nella sezione cronologia, appare un evento "Notifica pulizie inviata" con il numero di destinatari raggiunti e il trigger (nuova prenotazione / cancellazione). Se il webhook riprova o la prenotazione viene confermata più volte, questa voce evita invii duplicati.