Primi passi con il Booking Engine

Questa guida ti accompagna dalla creazione di una nuova proprietà fino al momento in cui sei pronto a ricevere la prima prenotazione diretta. Ogni passaggio spiega cosa fare e perché è necessario, in modo che tu possa completare la configurazione con consapevolezza e senza sorprese.

A differenza dei sistemi tradizionali che richiedono sessioni di onboarding con personale tecnico dedicato, il processo di configurazione di Hotely è progettato per essere completato in autonomia in pochi minuti. Il wizard guidato e il sistema di prontezza al lancio ti indicano esattamente cosa manca prima di andare live.

Panoramica del percorso

Il percorso dalla creazione della proprietà alla prima prenotazione si articola in sette passaggi principali:

Il tempo totale tipico è di 20-30 minuti per una struttura semplice (B&B con 3-5 tipologie) e di 45-60 minuti per una struttura più complessa (hotel con molte tipologie, extra, tasse di soggiorno e canali esterni).

Passaggio 1: Creare la proprietà

Dalla dashboard principale, vai su Booking Engine e clicca Nuova proprietà. Il wizard guidato ti chiederà:

Informazioni di base

• Nome proprietà — il nome che apparirà nella pagina di prenotazione e nelle email agli ospiti. Usa il nome commerciale della tua struttura, non la ragione sociale.
• Categoria — seleziona il tipo di struttura (Hotel, B&B, Villa, Appartamento, Gruppo). La categoria influenza i preset iniziali e le etichette nell'interfaccia.
• Slug — l'identificativo URL della proprietà (es. hotel-bellavista). Questo definisce l'URL pubblico della tua pagina di prenotazione: tuosito.com/book/hotel-bellavista. Sceglilo con cura perché cambiarlo successivamente richiede attenzione ai link già distribuiti.

Modalità inventario

Scegli come vuoi gestire le camere:

• Solo tipologie — definisci le tipologie camera (Doppia Standard, Suite, ecc.) con un numero di unità disponibili per tipologia. Il sistema gestisce la disponibilità come pool numerico. Ideale per strutture dove le camere dello stesso tipo sono intercambiabili.
• Tipologie e unità — oltre alla tipologia, definisci ogni singola unità fisica (Camera 101, Camera 102, ecc.). Il sistema assegna l'unità specifica al momento della prenotazione. Ideale per strutture dove ogni camera ha caratteristiche uniche o dove è necessario tracciare l'unità esatta.

Localizzazione

• Valuta — la valuta usata per prezzi e pagamenti (EUR è il default)
• Fuso orario — Europe/Rome è il default per le strutture italiane
• Lingua — la lingua principale dell'interfaccia pubblica

Una volta salvata, la proprietà viene creata e arrivi direttamente alla dashboard operativa, dove il sistema di prontezza al lancio ti mostra cosa manca per andare live.

Per tutti i dettagli sulla creazione della proprietà, consulta la guida dedicata Creare una proprietà.

Passaggio 2: Aggiungere le tipologie camera

Vai su Camere dalla sidebar della proprietà. Qui definisci le tipologie camera della tua struttura.

Per ogni tipologia, configura

• Nome — il nome pubblico della tipologia (es. "Camera Doppia Standard", "Suite con Vista Mare")
• Descrizione — una descrizione dettagliata che apparirà nella pagina di prenotazione. Descrivi la camera, le dotazioni e ciò che la rende speciale.
• Capacità — numero minimo e massimo di ospiti. La capacità massima determina quante persone possono prenotare quella tipologia.
• Unità disponibili — in modalità "Solo tipologie", indica quante camere di questo tipo hai. In modalità "Tipologie e unità", aggiungerai le singole unità dopo aver creato la tipologia.
• Foto — carica le foto della camera. La prima foto diventa l'immagine principale visibile nella lista delle disponibilità. Usa foto di qualità — sono il primo elemento che l'ospite valuta.

Consigli per le tipologie

• Non creare troppe tipologie. Un B&B con 5 camere non ha bisogno di 5 tipologie se le camere sono simili — meglio 2-3 tipologie significative.
• Usa nomi chiari e descrittivi. "Camera Matrimoniale con Balcone" è meglio di "Tipo A".
• Imposta capacità realistiche. Se una camera ha un letto matrimoniale e un divano letto, la capacità massima è 3, non 4.

Passaggio 3: Creare un piano tariffario

Vai su Tariffe dalla sidebar. Il piano tariffario definisce a quale prezzo vendi ogni tipologia e con quali condizioni.

Configurazione del piano tariffario

• Nome — un nome significativo per il piano (es. "Tariffa Flessibile", "Non Rimborsabile", "Last Minute")
• Politica di cancellazione — le condizioni di cancellazione per questo piano. Ad esempio: cancellazione gratuita fino a 7 giorni prima del check-in, oppure non rimborsabile.
• Prezzi per tipologia — per ogni tipologia camera, imposta il prezzo per notte. Puoi impostare prezzi diversi per periodo dall'area Inventario.
• Stato — attiva il piano per renderlo disponibile nel booking pubblico.

Buone pratiche tariffarie

• Inizia con due piani: uno flessibile (cancellabile) e uno non rimborsabile con prezzo ridotto del 10-15%. Questo copre i due segmenti principali di domanda.
• Usa nomi che l'ospite capisce immediatamente. "Flessibile" e "Non rimborsabile" funzionano meglio di "Rate Plan A" e "Rate Plan B".
• Ricordati di impostare i prezzi per tutte le tipologie camera — un piano tariffario senza prezzi non apparirà nella pagina di prenotazione.

Passaggio 4: Collegare Stripe per i pagamenti

Vai su Impostazioni dalla sidebar e scorri fino alla sezione Connessione pagamenti, oppure accedi direttamente da Pagamenti.

Come funziona il collegamento

Hotely usa Stripe come processore di pagamento. Quando colleghi il tuo account, i pagamenti degli ospiti arrivano direttamente sul tuo conto Stripe — non transitano da Hotely. Questo ti dà pieno controllo sui tuoi fondi e accesso diretto alla dashboard Stripe per gestione, contabilità e riconciliazione.

Procedura di collegamento

1. Clicca Collega account Stripe nella sezione pagamenti
2. Se hai già un account Stripe, accedi con le tue credenziali
3. Se non hai un account Stripe, il flusso ti guida nella creazione — servono dati dell'attività, documento d'identità e coordinate bancarie per i trasferimenti
4. Una volta completato, il sistema verifica automaticamente che l'account sia pronto: detailsSubmitted, transfersEnabled e chargesEnabled devono essere tutti attivi
5. Il badge di stato nella dashboard cambia da "Pagamenti mancanti" a "Pagamenti ok"

Tempi di attivazione

Se hai già un account Stripe verificato, il collegamento è istantaneo. Se crei un nuovo account, Stripe potrebbe richiedere 1-2 giorni lavorativi per la verifica dell'identità e dei dati bancari. Durante questo periodo, puoi continuare a configurare il resto del booking engine — l'unica cosa che non potrai fare è ricevere pagamenti reali.

Passaggio 5: Configurare la politica di pagamento

Dalle Impostazioni della proprietà, configura come vuoi raccogliere i pagamenti:

Opzioni disponibili

Configurazioni correlate

• Conferma istantanea — se attiva, la prenotazione viene confermata automaticamente dopo il pagamento. Se disattivata, le prenotazioni entrano in stato "in sospeso" e richiedono approvazione manuale.
• Durata hold — per le prenotazioni in sospeso, definisci quanti minuti la camera resta bloccata in attesa di approvazione. Scaduta la hold, l'inventario torna disponibile.
• Promemoria saldo — per prenotazioni con pagamento parziale, il sistema invia automaticamente un promemoria prima della scadenza del saldo.

Passaggio 6: Verificare il punteggio di prontezza

Torna alla Dashboard della proprietà. La card Prontezza al Lancio ti mostra lo stato attuale della configurazione con tre categorie:

Elementi bloccanti

Sono requisiti che devono essere soddisfatti prima di andare live. Il booking pubblico non funzionerà correttamente senza di essi:

• Almeno una tipologia camera configurata
• Almeno un piano tariffario attivo con prezzi
• Configurazione tasse impostata
• Pagamenti Stripe collegati e verificati

Elementi consigliati

Sono miglioramenti raccomandati che non bloccano il lancio ma migliorano l'esperienza e la conversione:

• Extra ospite configurati (colazione, parcheggio, ecc.)
• Almeno un feed iCal collegato (per strutture multicanale)
• Website Builder collegato
• Link legali (termini e privacy) impostati

I tre stati

Per tutti i dettagli sul sistema di prontezza, consulta la guida dedicata Prontezza al lancio.

Passaggio 7: Andare live

Quando lo stato è "Pronto al lancio" (o "Quasi pronto", se hai deciso di rimandare gli elementi consigliati), sei pronto a ricevere prenotazioni.

Canali di distribuzione

La tua pagina di prenotazione è già accessibile all'URL pubblico della proprietà. Hai tre modi per portare traffico:

1. Link diretto — condividi l'URL tuosito.com/book/slug-proprietà nei tuoi canali (email, social, Google Business Profile)
2. Widget nel sito — vai su Widget dalla sidebar per ottenere il codice di integrazione da inserire nel tuo sito web esistente
3. Website Builder — se usi il Website Builder di Hotely, il booking è già integrato automaticamente nel sito

Verifica con una prenotazione di test

Prima di distribuire il link pubblicamente, è buona pratica effettuare una prenotazione di test:

1. Apri la pagina di prenotazione pubblica in una finestra di navigazione anonima
2. Cerca disponibilità per una data futura
3. Seleziona una camera e una tariffa
4. Completa il checkout con una carta di test (se Stripe è in modalità test) o con una carta reale (potrai rimborsare subito dopo)
5. Verifica che l'email di conferma arrivi correttamente
6. Verifica che la prenotazione appaia nella dashboard
7. Se hai usato una carta reale, effettua il rimborso dalla scheda prenotazione

Dopo il lancio

Una volta live, la gestione quotidiana si concentra su poche attività:

• Controlla la dashboard ogni mattina per arrivi, partenze e alert
• Gestisci le prenotazioni in sospeso se hai disattivato la conferma istantanea
• Aggiorna i prezzi dal calendario inventario per date specifiche o eventi
• Monitora i canali per assicurarti che i feed iCal siano sincronizzati
• Rispondi ai messaggi ospite dal portale di gestione prenotazione

Prossimi passi dopo la configurazione base

Una volta che il booking engine è operativo con la configurazione base, puoi esplorare le funzionalità avanzate:

Ogni funzionalità è documentata nella rispettiva sezione della documentazione e può essere attivata gradualmente senza interrompere il servizio.