Connessioni iCal

Il channel management tramite feed iCal è il modo più diffuso per mantenere sincronizzato l'inventario della tua struttura su più piattaforme di distribuzione. Il Booking Engine di Hotely supporta sia l'importazione che l'esportazione di feed iCal, garantendo che ogni prenotazione ricevuta — dal tuo sito diretto o da un canale esterno — venga immediatamente riflessa su tutti i calendari collegati.

A differenza dei sistemi tradizionali che richiedono integrazioni API proprietarie o moduli aggiuntivi a pagamento per il channel management, Hotely include nativamente il supporto iCal per ogni proprietà, senza costi extra e senza limiti al numero di connessioni.

Come funziona la sincronizzazione iCal

Il protocollo iCal (iCalendar, formato .ics) è uno standard aperto supportato da tutte le principali piattaforme di distribuzione online. Funziona tramite due meccanismi complementari:

Import (da canale esterno verso Hotely)

Quando configuri un feed di importazione, Hotely scarica periodicamente il calendario pubblicato dal canale esterno (ad esempio Airbnb o Booking.com), analizza gli eventi presenti e li salva come blocchi esterni sulla specifica unità camera collegata. Questo impedisce che la stessa camera venga venduta due volte su canali diversi.

Export (da Hotely verso canale esterno)

Per ogni connessione, Hotely genera automaticamente un URL di esportazione univoco. Questo URL pubblica un feed .ics che contiene tutte le prenotazioni confermate, le prenotazioni in attesa di revisione, i blocchi manuali e — se configurato — anche le hold pendenti. Il canale esterno può sottoscrivere questo URL per ricevere aggiornamenti automatici.

Provider supportati

Il sistema supporta i seguenti provider preconfigurati, oltre a un'opzione generica per qualsiasi piattaforma compatibile con iCal:

La scelta del provider è principalmente informativa — il protocollo di sincronizzazione è identico per tutti. Tuttavia, selezionare il provider corretto aiuta il sistema a etichettare correttamente i blocchi importati e facilita la diagnostica in caso di problemi.

Configurare una connessione iCal

Passo 1 — Accedi alla sezione Canali

Dalla sidebar della proprietà, seleziona Canali. Qui trovi l'elenco di tutte le connessioni iCal configurate, con lo stato di sincronizzazione di ciascuna.

Passo 2 — Crea una nuova connessione

Clicca su Nuova connessione e compila i campi richiesti:

Passo 3 — Incolla l'URL di importazione

Recupera l'URL del feed iCal dalla piattaforma esterna:

• Airbnb: vai all'annuncio > Calendario > Disponibilità > Esporta calendario. Copia l'URL che inizia con https://www.airbnb.com/calendar/ical/...
• Booking.com: accedi all'extranet > Calendario e tariffe > Sincronizzazione calendario. Copia l'URL del feed iCal
• Vrbo: vai alle impostazioni del calendario > Esporta calendario. Copia l'URL fornito

Incolla l'URL nel campo URL di importazione della connessione.

Passo 4 — Collega all'unità camera

Ogni connessione iCal deve essere collegata a una specifica unità camera (room unit). Questo è fondamentale perché il feed iCal opera a livello di singola unità fisica — non a livello di tipologia.

Il selettore mostra tutte le unità disponibili nel formato Tipologia · Nome · Codice (ad esempio "Suite Deluxe · Camera 201 · SD201"), rendendo facile identificare l'unità corretta.

Se la tua proprietà utilizza la modalità inventario solo tipologia (senza unità fisiche), dovrai prima creare le unità camera dalla sezione Camere per poter configurare le connessioni iCal.

Passo 5 — Abilita la sincronizzazione

Assicurati che l'interruttore Sync abilitato sia attivo. Una volta salvata la connessione, Hotely inizierà a importare automaticamente il feed esterno.

Comportamento della sincronizzazione automatica

Hotely adotta un approccio intelligente alla sincronizzazione dei feed iCal, ottimizzato per bilanciare tempestività e prestazioni:

Sync su interazione con la proprietà

Ogni volta che la proprietà viene "toccata" — ovvero quando un utente accede alla dashboard, consulta il calendario o quando il sistema esegue operazioni di manutenzione — Hotely verifica se esistono connessioni iCal con feed scaduti (stale). Un feed è considerato scaduto se non è stato sincronizzato negli ultimi 30 minuti.

In presenza di feed scaduti, il sistema avvia automaticamente la ri-sincronizzazione, elaborando fino a 3 connessioni per ciclo per evitare di sovraccaricare il processo.

Gestione degli errori

Se un feed esterno non è raggiungibile o restituisce un errore HTTP, la connessione viene aggiornata con lo stato ERROR e il messaggio di errore specifico (ad esempio HTTP 404 o HTTP 500). Lo stato di errore è visibile nella lista connessioni della sezione Canali, permettendo di intervenire rapidamente.

Al successivo tentativo di sincronizzazione, se il feed è tornato disponibile, lo stato viene ripristinato automaticamente a READY.

Deduplicazione eventi

Il sistema utilizza l'identificativo univoco (UID) di ciascun evento iCal per gestire la deduplicazione. Quando un feed viene reimportato:

1. Gli eventi già presenti vengono aggiornati con le date più recenti
2. I nuovi eventi vengono creati
3. Gli eventi che non appaiono più nel feed vengono rimossi automaticamente

Questo garantisce che il calendario rifletta sempre lo stato attuale del canale esterno, senza accumulo di eventi obsoleti.

Feed di esportazione

Ogni connessione iCal genera automaticamente un URL di esportazione univoco. Questo URL pubblica un feed .ics che contiene:

• Prenotazioni confermate — tutti i soggiorni con stato "Confermata"
• Prenotazioni in revisione — soggiorni in attesa di approvazione manuale ("Da approvare")
• Blocchi manuali — periodi bloccati manualmente dall'operatore
• Hold pendenti — prenotazioni in attesa di pagamento, incluse solo se l'opzione corrispondente è attiva nelle impostazioni

Configurare l'esportazione delle hold pendenti

Nelle impostazioni della proprietà puoi controllare se le prenotazioni pendenti (in attesa di pagamento) devono essere esportate verso i canali esterni:

Questa flessibilità è importante: esportare immediatamente tutte le hold pendenti può creare blocchi temporanei frequenti sui canali esterni, ma riduce al minimo il rischio di overbooking. Configurare una soglia offre un compromesso ragionevole.

Come collegare il feed di esportazione ai canali esterni

Per completare la sincronizzazione bidirezionale, copia l'URL di esportazione e configuralo come feed di importazione sulla piattaforma esterna:

• Airbnb: vai all'annuncio > Calendario > Disponibilità > Importa calendario. Incolla l'URL di esportazione di Hotely
• Booking.com: accedi all'extranet > Calendario e tariffe > Sincronizzazione calendario > Aggiungi calendario. Incolla l'URL
• Vrbo: vai alle impostazioni del calendario > Importa calendario. Incolla l'URL

In questo modo, ogni prenotazione ricevuta tramite il tuo booking diretto verrà automaticamente comunicata ai canali esterni, bloccando le date corrispondenti.

Struttura del feed esportato

Il feed di esportazione generato da Hotely segue lo standard iCalendar (RFC 5545). Ogni evento include:

• UID: identificativo univoco della prenotazione o del blocco
• SUMMARY: nome della proprietà seguito dal codice di conferma (es. "Hotel Bella Vista · HBV-2024-0042") o dall'etichetta del blocco manuale
• DTSTART / DTEND: date di check-in e check-out
• DESCRIPTION: stato della prenotazione o motivo del blocco

Il nome del calendario è composto dal nome della proprietà e dal nome dell'unità camera (es. "Hotel Bella Vista · Camera 201").

Notifiche pulizie integrate

Il sistema iCal è integrato con le Notifiche pulizie: ogni volta che Hotely rileva una nuova prenotazione in un feed importato, può inviare automaticamente un'email alle agenzie di pulizie configurate. Quando una prenotazione scompare dal feed (cancellazione sull'OTA), viene inviata la notifica di cancellazione.

Cosa viene estratto dal feed

Airbnb include nome, cognome e codice nel campo DESCRIPTION del feed iCal. Hotely li estrae automaticamente senza configurazione aggiuntiva.

Come attivare

Le notifiche per i canali iCal si abilitano nella sezione Notifiche pulizie (Impostazioni → Notifiche pulizie → sezione "Canali esterni"). È necessario che:

1. La feature Notifiche pulizie sia attiva con almeno un destinatario configurato
2. Il feed iCal sia abilitato con un URL di importazione valido
3. I toggle "Notifica nuova prenotazione dal canale" e/o "Notifica cancellazione dal canale" siano attivi

Per la documentazione completa sulla funzione, vedi Notifiche alle agenzie di pulizie.

Calendario unificato

Le prenotazioni importate dai canali iCal appaiono anche nel Calendario operativo con badge di canale colorati (viola) che le distinguono dai soggiorni diretti (blu). In modalità unità fisica, la cella mostra il nome del canale (Airbnb, Booking.com, ecc.) e, per Airbnb, il nome dell'ospite.

Per navigare il calendario unificato: Dashboard → Booking Engine → struttura → Calendario.

Consigli operativi

Una connessione per unità camera

Il modello iCal funziona a livello di singola unità fisica. Se la tua struttura ha 10 camere e vuoi sincronizzarle tutte con Airbnb, dovrai creare 10 connessioni — una per ogni unità camera collegata al rispettivo annuncio Airbnb.

Verifica periodica dello stato

Consulta regolarmente la sezione Canali per verificare che tutte le connessioni siano nello stato READY. Una connessione in stato ERROR indica un problema con il feed esterno che richiede attenzione.

Latenza della sincronizzazione

La sincronizzazione iCal non è in tempo reale. Tra il momento in cui una prenotazione viene effettuata su un canale esterno e il momento in cui Hotely la importa possono trascorrere fino a 30 minuti (l'intervallo di scadenza del feed). Allo stesso modo, i canali esterni aggiornano i feed importati con frequenza variabile — tipicamente ogni 1-3 ore per Airbnb e Booking.com.

Per strutture con inventario limitato e alta domanda, valuta di ridurre il rischio di overbooking attivando l'esportazione delle hold pendenti e configurando una soglia temporale ragionevole.

Differenza rispetto a un channel manager completo

La sincronizzazione iCal gestisce la disponibilità (date occupate vs libere), ma non sincronizza prezzi, contenuti o politiche di cancellazione. Per aggiornare tariffe sui canali esterni dovrai comunque accedere alle rispettive piattaforme. Molti motori di prenotazione richiedono l'acquisto di un channel manager separato per ottenere anche solo la sincronizzazione iCal base — in Hotely è inclusa senza costi aggiuntivi.

Risoluzione problemi

Per qualsiasi problema non risolvibile autonomamente, contatta il supporto a support@hotely.ai indicando l'ID della connessione e lo stato di errore visualizzato.