Documenti ospite
Come funziona il sistema di richiesta, caricamento e approvazione dei documenti identità degli ospiti nel booking engine di Hotely — con link di upload dedicato, revisione da parte dello staff e conformità GDPR.
Panoramica
Il sistema di raccolta documenti ospite permette alla struttura di richiedere copie dei documenti di identità prima dell'arrivo, senza bisogno di scanner alla reception o fotocopie di passaporti. L'ospite riceve un link sicuro via email, carica i documenti dal proprio dispositivo e lo staff li verifica dalla dashboard.
In Italia, le strutture ricettive hanno l'obbligo legale di registrare i documenti di identità degli ospiti (ai sensi del TULPS — Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza). Il sistema di raccolta documenti di Hotely digitalizza completamente questo processo, eliminando la gestione cartacea e riducendo i tempi di check-in.
A differenza di molte soluzioni tradizionali che richiedono all'ospite di inviare documenti via email (con evidenti rischi per la privacy) o di compilare moduli cartacei all'arrivo, Hotely offre un portale dedicato con upload sicuro e crittografia end-to-end.
Come funziona il flusso
1. Configurazione della richiesta
La struttura decide, a livello di proprietà, se richiedere i documenti e in quale momento del flusso:
- Al momento della prenotazione — la richiesta è inclusa nella pagina di conferma
- Con l'email pre-arrivo — la richiesta viene inviata nella comunicazione automatica prima del check-in
- Manualmente — lo staff invia la richiesta quando necessario dalla scheda della prenotazione
2. Invio del link all'ospite
L'ospite riceve un'email con un link di upload dedicato alla sua prenotazione. Il link è univoco, sicuro e non richiede la creazione di un account. Cliccando sul link, l'ospite accede a una pagina del portale ospite dove può:
- Visualizzare il riepilogo della prenotazione
- Caricare una foto o scansione del documento di identità (fronte e retro)
- Aggiungere documenti per ogni ospite della prenotazione
- Visualizzare lo stato di approvazione
3. Upload del documento
L'ospite può caricare i documenti direttamente dal telefono scattando una foto con la fotocamera, oppure dal computer selezionando un file già salvato. I formati accettati includono JPEG, PNG e PDF. Il sistema verifica automaticamente la dimensione e la leggibilità di base del file caricato.
4. Revisione da parte dello staff
Una volta caricato il documento, lo staff della struttura riceve una notifica nella dashboard. Dalla scheda della prenotazione, nella sezione Documenti, è possibile:
- Visualizzare l'anteprima del documento caricato
- Verificare i dati dell'ospite (nome, numero documento, scadenza)
- Approvare il documento — confermando che è valido e leggibile
- Rifiutare il documento — specificando il motivo (illeggibile, scaduto, tipo non valido)
In caso di rifiuto, l'ospite riceve automaticamente una notifica con il motivo e può caricare un nuovo documento.
Stati del documento
Ogni documento attraversa una serie di stati chiari e tracciabili:
| Stato | Codice | Significato | Azione richiesta |
|---|---|---|---|
| Non richiesto | NOT_REQUIRED | La struttura non ha attivato la raccolta documenti per questa prenotazione | Nessuna |
| In attesa | Da caricare | La richiesta è stata inviata all'ospite ma il documento non è ancora stato caricato | Attendere il caricamento da parte dell'ospite |
| Caricato | UPLOADED | L'ospite ha caricato il documento, in attesa di verifica | Lo staff deve verificare e approvare o rifiutare |
| Approvato | APPROVED | Lo staff ha verificato e approvato il documento | Nessuna — il processo è completato |
| Rifiutato | REJECTED | Lo staff ha rifiutato il documento per un motivo specifico | L'ospite deve caricare un nuovo documento |
Il passaggio tra gli stati è automatico e ogni transizione è registrata con data, ora e, nel caso di approvazione/rifiuto, identità dell'operatore che ha effettuato l'azione.
Visibilità degli stati nella dashboard
La dashboard mostra un indicatore colorato per ogni prenotazione:
- Grigio — Non richiesto
- Giallo — In attesa di upload
- Blu — Caricato, in attesa di revisione
- Verde — Approvato
- Rosso — Rifiutato
Questa codifica visiva permette allo staff di identificare rapidamente le prenotazioni che richiedono attenzione, senza dover aprire ogni singola scheda.
Integrazione con le email pre-arrivo
Il sistema di documenti si integra nativamente con le email pre-arrivo. Quando la funzionalità è attiva, l'email pre-arrivo include automaticamente:
- Un pulsante "Carica i tuoi documenti" con link diretto al portale di upload
- Un promemoria dello stato attuale (se i documenti sono già stati caricati ma non ancora approvati, l'email lo segnala)
- Le istruzioni su quali documenti sono accettati
La tempistica dell'email pre-arrivo è configurabile: puoi inviarla 7 giorni prima dell'arrivo, 3 giorni, 1 giorno o con qualsiasi anticipo tu preferisca. Per le prenotazioni last-minute, l'email viene inviata immediatamente dopo la conferma.
Questa integrazione elimina il bisogno di comunicazioni separate per la raccolta documenti, concentrando tutte le informazioni utili in un unico messaggio chiaro.
Conformità GDPR
La gestione dei documenti di identità tocca direttamente il trattamento di dati personali sensibili. Hotely implementa una serie di misure tecniche e organizzative per garantire la conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR):
Minimizzazione dei dati
Il sistema raccoglie solo i dati strettamente necessari all'adempimento dell'obbligo legale di registrazione. Non vengono estratti o memorizzati automaticamente dati biometrici dalle immagini dei documenti.
Crittografia
I documenti caricati sono protetti con crittografia sia in transito (HTTPS/TLS) sia a riposo (AES-256). I file sono archiviati su server nell'Unione Europea.
Accesso limitato
Solo il personale autorizzato della struttura può visualizzare i documenti. Ogni accesso è registrato con timestamp e identità dell'operatore, creando un audit trail completo.
Cancellazione automatica
I documenti vengono conservati per il periodo previsto dalla normativa italiana e successivamente cancellati automaticamente. La struttura può configurare il periodo di conservazione in base alle proprie esigenze legali, con un massimo definito dal sistema.
Diritti dell'interessato
L'ospite può richiedere in qualsiasi momento la visualizzazione o la cancellazione anticipata dei propri documenti, in conformità con gli articoli 15-17 del GDPR. La struttura può gestire queste richieste direttamente dalla dashboard.
Informativa al trattamento
Al momento dell'upload, l'ospite visualizza un'informativa privacy chiara che specifica:
- La finalità del trattamento (adempimento obbligo TULPS)
- La base giuridica (obbligo legale)
- Il periodo di conservazione
- I diritti esercitabili
- Il titolare del trattamento (la struttura ricettiva)
Vantaggi operativi
Check-in più rapido
Con i documenti già verificati prima dell'arrivo, il check-in in struttura si riduce a una semplice consegna delle chiavi. Questo è particolarmente apprezzato dagli ospiti che arrivano dopo un lungo viaggio e vogliono raggiungere la camera il prima possibile.
Riduzione degli errori
La verifica digitale permette di identificare documenti scaduti, illeggibili o non conformi prima dell'arrivo dell'ospite, evitando situazioni spiacevoli alla reception. Se un documento viene rifiutato, l'ospite ha il tempo di preparare un'alternativa valida.
Tracciabilità completa
Ogni documento ha una storia completa: quando è stato richiesto, quando caricato, da chi verificato e quando approvato o rifiutato. In caso di controlli da parte delle autorità, la struttura può dimostrare la diligenza nel processo di raccolta.
Eliminazione della carta
Niente più fotocopie di passaporti, cartelle di documenti o archivi fisici. Tutto è digitale, ricercabile e organizzato automaticamente per prenotazione.
Configurazione
Per attivare la raccolta documenti:
- Accedi alla sezione Proprietà → Impostazioni nel booking engine
- Nella scheda Documenti ospite, attiva la funzionalità
- Scegli il momento di invio della richiesta (conferma prenotazione, email pre-arrivo o manuale)
- Personalizza il testo dell'email di richiesta, se necessario
- Salva le impostazioni
Da questo momento, ogni nuova prenotazione seguirà il flusso configurato. Le prenotazioni esistenti possono essere aggiornate manualmente dalla scheda della singola prenotazione.