Pre-arrivo e check-in

Il percorso pre-arrivo è una delle funzionalità più impattanti del Booking Engine di Hotely per la riduzione del carico operativo. Un giorno prima del check-in, l'ospite riceve automaticamente un'email con tutte le informazioni pratiche necessarie per il suo arrivo, insieme a link dedicati per comunicare l'orario di arrivo previsto e caricare i documenti d'identità.

Nella maggior parte dei sistemi tradizionali, queste attività vengono gestite manualmente: lo staff invia email individuali, telefona agli ospiti per chiedere l'orario di arrivo, e raccoglie i documenti al front desk durante il check-in. Il risultato è un carico di lavoro significativo e un processo di check-in lento, specialmente nei momenti di punta. Hotely automatizza l'intero flusso senza richiedere intervento umano.

Il flusso automatico

Giorno -1: email pre-arrivo

Il sistema di automazione lifecycle verifica quotidianamente le prenotazioni con check-in previsto per il giorno successivo. Per ogni prenotazione che soddisfa i criteri, invia automaticamente l'email pre-arrivo.

Criteri di invio

L'email viene inviata solo se:

1. La prenotazione è in stato Confermata o Check-in
2. Il check-in è previsto per il giorno successivo (esattamente 1 giorno di calendario)
3. L'email non è già stata inviata per questa prenotazione (controllo marker di deduplicazione)

Se una qualsiasi di queste condizioni non è soddisfatta, l'email non viene inviata — evitando duplicati, invii fuori tempo o comunicazioni a prenotazioni cancellate.

Contenuto dell'email

L'email pre-arrivo include:

Raccolta orario di arrivo

Attivazione

La raccolta dell'orario di arrivo si attiva impostando collectArrivalTime su true nelle impostazioni della proprietà. Una volta attivata, ogni email pre-arrivo includerà un link dedicato dove l'ospite può comunicare il proprio orario di arrivo previsto.

Come funziona

1. L'ospite riceve l'email pre-arrivo con il link "Comunica il tuo orario di arrivo"
2. Cliccando il link, accede a una pagina del portale ospite dove può selezionare un orario
3. L'ospite seleziona l'orario e opzionalmente aggiunge note (es. "Arrivo con volo da Milano, possibile ritardo")
4. Il sistema salva l'orario e le note sulla prenotazione
5. L'evento viene registrato nello storico della prenotazione con azione MODIFIED

Visibilità per lo staff

L'orario di arrivo comunicato dall'ospite è visibile nella dashboard della prenotazione, nel campo Orario di arrivo. Lo staff può consultarlo per pianificare l'operatività: preparazione delle camere, organizzazione dei turni al front desk, coordinamento di transfer o servizi di accoglienza.

Vantaggi operativi

Conoscere in anticipo l'orario di arrivo di ciascun ospite permette di:

• Pianificare le pulizie — sapere che un ospite arriva alle 16:00 permette di prioritizzare la preparazione della sua camera
• Gestire i late check-in — identificare in anticipo gli ospiti che arriveranno in serata o di notte
• Organizzare i turni — dimensionare lo staff al front desk in base al volume di arrivi previsti per fascia oraria
• Coordinare servizi — organizzare transfer, accoglienza personalizzata o consegna chiavi

A differenza dei sistemi tradizionali dove lo staff deve contattare ogni ospite individualmente (telefono, email, messaggio) per chiedere l'orario, in Hotely il processo è completamente automatizzato e delegato all'ospite stesso.

Upload documenti d'identità

Attivazione

L'upload dei documenti si attiva impostando requireGuestDocuments su true nelle impostazioni della proprietà. Una volta attivata, il sistema gestisce automaticamente la richiesta e la raccolta dei documenti.

Flusso automatico

Il flusso di raccolta documenti segue questi passaggi:

1. Generazione del link sicuro

Quando il sistema determina che i documenti devono essere richiesti (durante l'invio dell'email pre-arrivo, o su richiesta manuale dello staff), genera un token crittografico univoco:

• Il token viene generato con funzione casuale sicura
• Viene calcolato un hash SHA-256 del token e salvato nel database
• Il link risultante ha il formato: https://hotely.ai/booking-docs/[token]
• Il link ha una validità di 7 giorni

2. Invio della richiesta

La richiesta viene inviata tramite email con il link sicuro. Lo stato del documento sulla prenotazione viene aggiornato a "Da caricare".

3. Upload da parte dell'ospite

L'ospite accede al link, visualizza le istruzioni e carica i documenti richiesti. La pagina di upload è semplice e ottimizzata per dispositivi mobili — l'ospite può scattare una foto del documento direttamente dallo smartphone.

4. Registrazione nello storico

L'operazione viene registrata nello storico della prenotazione con azione DOCUMENTS_REQUESTED, includendo l'ID della richiesta e la data di scadenza del link.

Richiesta manuale

Oltre al flusso automatico durante il pre-arrivo, lo staff può richiedere i documenti in qualsiasi momento dalla dashboard della prenotazione. Questo è utile in diversi scenari:

• Prenotazioni create manualmente dallo staff
• Ospiti che non hanno completato l'upload dalla email pre-arrivo
• Necessità di documenti aggiuntivi dopo la prima richiesta

Sicurezza

Il sistema di upload documenti è progettato con la sicurezza come priorità:

Impatto sull'esperienza dell'ospite

Il percorso pre-arrivo automatizzato migliora significativamente l'esperienza dell'ospite in diversi modi:

Prima del soggiorno

• Nessuna telefonata — l'ospite non deve chiamare la struttura per chiedere orari, indirizzo o istruzioni
• Preparazione autonoma — tutte le informazioni necessarie sono disponibili in un'unica email
• Flessibilità — l'ospite può comunicare orario e caricare documenti quando preferisce, dal proprio dispositivo

Al momento dell'arrivo

• Check-in rapido — se i documenti sono già stati caricati, il check-in si riduce a pochi secondi
• Nessuna coda — meno tempo al front desk per ogni ospite significa code più brevi
• Prima impressione positiva — un processo di check-in fluido e veloce crea una prima impressione eccellente

Dati a confronto

Configurazione passo-passo

1. Attiva la raccolta orario di arrivo

Vai a Impostazioni della proprietà e attiva l'opzione Raccogli orario di arrivo. Salva le impostazioni.

2. Attiva la richiesta documenti (opzionale)

Se la tua struttura richiede i documenti d'identità degli ospiti (obbligatorio in Italia per le strutture ricettive ai fini delle comunicazioni alle autorità di pubblica sicurezza), attiva l'opzione Richiedi documenti ospite nelle impostazioni.

3. Verifica gli orari di check-in/check-out

Assicurati che gli orari di check-in e check-out siano configurati correttamente nelle impostazioni. Questi orari vengono visualizzati nell'email pre-arrivo come riferimento per l'ospite.

4. Nessuna altra azione richiesta

Il sistema è completamente automatico. Una volta configurate le impostazioni, le email pre-arrivo verranno inviate automaticamente un giorno prima di ogni check-in. Non è necessario creare template, configurare trigger o gestire code di invio.

Monitoraggio

Dashboard della prenotazione

Nella scheda di ogni prenotazione puoi verificare:

• Se l'email pre-arrivo è stata inviata (visibile nello storico con marker PRE_ARRIVAL)
• L'orario di arrivo comunicato dall'ospite (campo dedicato)
• Lo stato dei documenti: "Da caricare" (richiesti, non ancora caricati), "Caricati" (caricati), "Approvati" (verificati dallo staff)
• Eventuali note aggiuntive dell'ospite

Storico prenotazione

Lo storico della prenotazione registra ogni evento legato al pre-arrivo:

• EMAIL_SENT con tipo PRE_ARRIVAL — email inviata
• DOCUMENTS_REQUESTED — richiesta documenti creata
• MODIFIED con dettagli arrivalTime — orario di arrivo comunicato

Questo audit trail completo permette di ricostruire esattamente cosa è successo e quando, utile per diagnostica e risoluzione di eventuali problemi.

Domande frequenti

L'email pre-arrivo viene inviata anche per prenotazioni create manualmente dallo staff? Sì, il sistema non distingue tra prenotazioni create dall'ospite e prenotazioni create dallo staff. Se la prenotazione è in stato "Confermata" e il check-in è domani, l'email viene inviata.

Cosa succede se l'ospite non carica i documenti? Lo stato del documento resta "Da caricare". Lo staff può verificare dalla dashboard quali ospiti in arrivo non hanno ancora fornito i documenti e, se necessario, inviare un sollecito manuale o raccogliere i documenti al momento del check-in.

Posso personalizzare il testo dell'email pre-arrivo? Al momento il template dell'email pre-arrivo è gestito dal sistema con un layout professionale standardizzato. Le informazioni variabili (nome struttura, date, orari, indirizzo) vengono inserite automaticamente dalle impostazioni della proprietà.

L'email viene inviata anche nei weekend e nei festivi? Sì, il sistema di automazione funziona 365 giorni l'anno, 24 ore su 24. Le email vengono inviate indipendentemente dal giorno della settimana.