Comunicazioni con l'ospite

La comunicazione come leva strategica

La qualità della comunicazione con l'ospite è uno degli elementi che distingue una struttura eccellente da una ordinaria. Con Hotely, ogni punto di contatto — dalla conferma di prenotazione al messaggio post-soggiorno — è gestito in modo professionale e automatico.

Timeline delle comunicazioni

Hotely organizza le comunicazioni lungo l'intero ciclo di vita della prenotazione, garantendo che ogni messaggio arrivi al momento giusto con il contenuto appropriato.

Conferma di prenotazione (istantanea)

Il primo messaggio è il più importante: stabilisce il tono della relazione. La conferma di prenotazione Hotely include:

Riepilogo completo: date, tipologia camera, tariffa, condizioni di cancellazione
Codice prenotazione univoco per riferimenti futuri
Dettagli di contatto diretti della struttura
Link per gestire la prenotazione: modifica date, aggiungi servizi, cancella
Ricevuta di pagamento o conferma della garanzia

Il design dell'email rispecchia l'identità visiva della tua struttura: logo, colori accento. Nessun branding di terze parti — solo il tuo marchio.

Promemoria di pagamento (se applicabile)

Per le prenotazioni con pagamento dilazionato o caparra, Hotely invia automaticamente un promemoria 2 giorni prima della scadenza. Il messaggio include un link diretto per completare il pagamento in modo sicuro, riducendo drasticamente i no-show.

Comunicazione pre-arrivo (1 giorno prima del check-in)

Il messaggio pre-arrivo viene inviato automaticamente 1 giorno prima del check-in e include:

Informazioni pratiche: orario di check-in, contatto della struttura
Link per comunicare l'orario di arrivo (se la raccolta orario è attiva nelle impostazioni)
Link per caricare i documenti d'identità (se richiesti e non ancora forniti)

La raccolta anticipata di orario di arrivo e documenti riduce significativamente il carico al front desk il giorno dell'arrivo.

Recupero checkout abbandonato

Quando un ospite inizia il processo di prenotazione ma non completa il pagamento, il sistema invia un promemoria 10 minuti prima della scadenza della hold. Questo permette di recuperare una parte significativa delle prenotazioni abbandonate.

Messaggistica diretta

Lo staff può inviare messaggi personalizzati all'ospite direttamente dalla scheda della prenotazione nella dashboard. L'ospite riceve il messaggio via email con un link per rispondere. Tutta la corrispondenza viene archiviata nella cronologia della prenotazione.

Follow-up post-soggiorno

Dopo il checkout, il sistema di recensioni invia automaticamente una richiesta di feedback con un ritardo configurabile (consigliato: 1-2 giorni). Il sistema include:

Ringraziamento personalizzato
Richiesta di recensione con link diretto
Routing intelligente: i promotori vengono indirizzati verso Google/TripAdvisor, i detrattori verso un canale di feedback interno
Codice sconto automatico del 10% per gli ospiti che lasciano una recensione positiva (programma fedeltà)

Per i dettagli completi sul sistema di recensioni, consulta la guida Recensioni e feedback. Per il programma fedeltà automatico, consulta la guida Programma fedeltà.

Template delle email

Hotely include 10 template email professionali, tutti responsive e ottimizzati per i principali client di posta (Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo). Ogni template è disponibile in italiano e inglese:

Transazionali: conferma, richiesta ricevuta, cancellazione, promemoria saldo, azione richiesta pagamento
Operativi: pre-arrivo, richiesta documenti, messaggio staff, recupero checkout
Post-soggiorno: richiesta recensione

I template utilizzano automaticamente le variabili della prenotazione (nome ospite, date soggiorno, tipologia camera, importo, codice conferma, link di gestione) e si adattano alla lingua dell'ospite.

Il design include il logo e il colore accento della struttura, configurabili nelle impostazioni della proprietà.

Per la lista completa dei template, trigger e contenuti, consulta la guida Email automatiche.

Supporto multilingua

Rilevamento automatico della lingua

Hotely rileva automaticamente la lingua dell'ospite in base alla lingua utilizzata durante la prenotazione e invia le comunicazioni nella lingua corrispondente.

Lingue supportate

Le comunicazioni automatiche sono attualmente disponibili in:

Italiano (default)
Inglese

La lingua viene selezionata automaticamente in base alle preferenze dell'ospite durante il processo di prenotazione.

Automazione lifecycle

Tutte le email automatiche sono gestite da un processo automatico che controlla ogni 15 minuti le condizioni di invio per ciascuna prenotazione attiva, inviando le email al momento giusto con deduplicazione integrata per evitare invii duplicati.

Le email transazionali (conferma, cancellazione, messaggio staff) vengono inviate immediatamente al verificarsi dell'evento. Le email di accompagnamento (pre-arrivo, promemoria saldo, recupero checkout, recensione) vengono inviate dal sistema automatico nei tempi configurati.

Per i dettagli tecnici completi, consulta la guida Email automatiche.

Best practice

Frequenza dei messaggi

Hotely imposta di default una frequenza ottimale che bilancia informazione e discrezione:

Conferme e cancellazioni: immediatamente (l'ospite se le aspetta)
Pre-arrivo: 1 giorno prima del check-in
Promemoria saldo: 2 giorni prima della scadenza
Recensione: 1-2 giorni dopo il checkout (configurabile)
Un solo follow-up post-soggiorno (con eventuale promemoria se la recensione non viene lasciata)