Email automatiche

Il Booking Engine di Hotely include un sistema completo di email automatiche che accompagna l'ospite in ogni fase del soggiorno — dalla conferma della prenotazione fino alla richiesta di recensione dopo il checkout. Ogni email viene inviata al momento giusto, con il contenuto giusto, senza richiedere intervento manuale da parte dello staff.

A differenza dei sistemi tradizionali che offrono solo l'email di conferma e richiedono moduli aggiuntivi o integrazioni esterne per le comunicazioni successive, Hotely include nativamente l'intero ciclo di comunicazione con l'ospite senza costi extra.

Le email automatiche vengono gestite da un processo automatico che controlla ogni 15 minuti le condizioni di invio per ciascuna prenotazione attiva.

Tipi di email

Il sistema gestisce 10 tipologie di email, ciascuna con un trigger specifico e un contenuto dedicato:

Conferma prenotazione

Trigger: inviata automaticamente quando una prenotazione viene confermata (immediatamente dopo il pagamento per strutture con conferma istantanea, oppure dopo l'approvazione manuale per strutture con revisione).

Contenuto:

Codice di conferma univoco della prenotazione
Date di check-in e check-out
Riepilogo della camera e del piano tariffario selezionati
Dettaglio dei costi: camera, extra, tasse, fee
Link per gestire la prenotazione (visualizzare, modificare, cancellare)
Informazioni di contatto della struttura

Questa è l'email più importante dell'intero ciclo: rappresenta la "ricevuta" della prenotazione e il riferimento principale per l'ospite.

Richiesta ricevuta

Trigger: inviata automaticamente quando una prenotazione viene creata su una struttura con conferma manuale attiva. La prenotazione entra nello stato "Da approvare" in attesa dell'approvazione dello staff.

Contenuto:

Conferma che la richiesta è stata ricevuta
Riepilogo delle date e della camera richiesta
Indicazione che la struttura esaminerà la richiesta
Scadenza entro la quale la richiesta sarà elaborata
Link per monitorare lo stato della richiesta

Questa email rassicura l'ospite che la richiesta non è andata persa e stabilisce le aspettative sul tempo di risposta.

Cancellazione

Trigger: inviata quando una prenotazione viene cancellata, sia dall'ospite tramite il portale di gestione, sia dallo staff dalla dashboard.

Contenuto:

Conferma della cancellazione con il codice di prenotazione
Dettagli su eventuali rimborsi (importo rimborsato, eventuale penale trattenuta)
Riepilogo della politica di cancellazione applicata
Informazioni su come effettuare una nuova prenotazione

Se la cancellazione prevede una penale (ad esempio per cancellazioni tardive), l'email specifica chiaramente l'importo trattenuto e l'importo rimborsato.

Pre-arrivo

Trigger: inviata automaticamente 1 giorno prima del check-in dal sistema di automazione. Il sistema controlla ogni 15 minuti le prenotazioni con check-in previsto per il giorno successivo.

Contenuto:

Promemoria delle date del soggiorno
Informazioni pratiche: orario di check-in, indirizzo della struttura
Link per comunicare l'orario di arrivo previsto (se la raccolta orario è attiva)
Link per caricare i documenti d'identità (se richiesti e non ancora forniti)

Questa email è particolarmente importante per ridurre il carico al front desk: raccogliendo orario di arrivo e documenti in anticipo, il processo di check-in diventa molto più rapido.

Richiesta documenti

Trigger: inviata quando lo staff richiede i documenti d'identità dell'ospite dalla dashboard della prenotazione, oppure automaticamente come parte dell'email pre-arrivo (se i documenti non sono ancora stati forniti).

Contenuto:

Spiegazione della richiesta
Link sicuro per caricare i documenti (univoco per ogni ospite, valido 7 giorni)
Istruzioni sui documenti accettati
Data di scadenza del link

Il link di upload è protetto e sicuro. Ogni link è univoco, monouso e scade automaticamente dopo 7 giorni.

Promemoria saldo

Trigger: inviata automaticamente quando un pagamento programmato (saldo) si avvicina alla scadenza — tipicamente 2 giorni prima della data di pagamento prevista. Applicabile solo per prenotazioni con piano di pagamento a rate (acconto + saldo).

Contenuto:

Importo del saldo dovuto
Data di scadenza del pagamento
Link per completare il pagamento
Riepilogo della prenotazione associata

Azione richiesta sul pagamento

Trigger: inviata quando un pagamento programmato fallisce o richiede un'azione aggiuntiva da parte dell'ospite (ad esempio autenticazione 3D Secure). Il sistema distingue automaticamente tra i due casi:

Se il pagamento è nello stato "Programmato" (non ancora tentato), invia il promemoria saldo
Se il pagamento è nello stato "Richiede azione" o "Fallito", invia l'email di azione richiesta

Contenuto:

Spiegazione del problema riscontrato
Link per ritentare il pagamento o completare l'autenticazione
Importo e data di scadenza originale
Indicazione delle conseguenze in caso di mancato pagamento

Quando un pagamento fallisce, il sistema notifica anche lo staff della struttura tramite un'email interna separata.

Recupero checkout abbandonato

Trigger: inviata automaticamente quando una prenotazione in attesa di pagamento si avvicina alla scadenza della hold — specificamente 10 minuti prima che la hold scada. Questo crea un'opportunità di recupero: l'ospite riceve un promemoria proprio quando sta per perdere la prenotazione.

Contenuto:

Promemoria che la prenotazione è in attesa di pagamento
Tempo rimanente prima della scadenza
Link diretto per completare il pagamento
Riepilogo della camera e delle date selezionate

Questa email è un potente strumento di recupero conversioni. Molti ospiti iniziano il processo di prenotazione ma si distraggono o rimandano il pagamento — il promemoria tempestivo permette di recuperare una parte significativa di queste prenotazioni.

Messaggio dallo staff

Trigger: inviata quando un membro dello staff invia un messaggio all'ospite tramite il sistema di messaggistica della prenotazione nella dashboard.

Contenuto:

Il corpo del messaggio scritto dallo staff
Nome del mittente (etichetta staff)
Codice di prenotazione di riferimento
Link per rispondere o visualizzare la conversazione completa

Richiesta recensione post-soggiorno

Trigger: inviata automaticamente dopo il checkout, con un ritardo configurabile (da 0 a 30 giorni). Il sistema controlla ogni 15 minuti le prenotazioni con checkout avvenuto e invia la richiesta dopo il numero di giorni configurato.

Contenuto:

Ringraziamento per il soggiorno
Link per lasciare una recensione (univoco per ogni ospite, valido 14 giorni)
Invito a condividere la propria esperienza

La richiesta viene inviata solo se:

Il sistema di recensioni è attivo nelle impostazioni
Non è già stata inviata una richiesta per questa prenotazione
Non è già stato fornito un feedback
Sono trascorsi i giorni di ritardo configurati dal checkout

Sistema di deduplicazione (marker)

Un aspetto critico di qualsiasi sistema di email automatiche è evitare l'invio di email duplicate. Hotely utilizza un sistema di marker basato sullo storico della prenotazione per garantire che ogni email venga inviata al massimo una volta.

Come funziona

Ogni volta che un'email viene inviata con successo, il sistema registra un marker nello storico della prenotazione con i seguenti dati:

Tipo di azione: invio email
Tipologia di email (es. pre-arrivo, conferma)
Timestamp dell'invio
Eventuali riferimenti aggiuntivi (ID del pagamento, ID della richiesta)

Prima di inviare qualsiasi email, il sistema verifica se esiste già un marker corrispondente nello storico. Se il marker è presente, l'email non viene inviata nuovamente.

Invio forzato

In casi eccezionali, lo staff può forzare il re-invio di un'email dalla dashboard della prenotazione. L'invio forzato bypassa il controllo dei marker e crea un nuovo marker con timestamp aggiornato.

Tabella riepilogativa

Tipo	Trigger	Automatico	Recuperabile
Conferma	Prenotazione confermata	Si	Si (re-invio manuale)
Richiesta ricevuta	Prenotazione con conferma manuale	Si	Si
Cancellazione	Prenotazione cancellata	Si	Si
Pre-arrivo	1 giorno prima del check-in	Si	Si
Richiesta documenti	Richiesta documenti dallo staff	Manuale	Si
Promemoria saldo	2 giorni prima della scadenza saldo	Si	Si
Azione richiesta pagamento	Pagamento fallito/azione richiesta	Si	Si
Recupero checkout	10 minuti prima della scadenza hold	Si	No
Messaggio staff	Staff invia un messaggio	Manuale	Si
Recensione post-soggiorno	Dopo il checkout (ritardo configurabile)	Si	Si

Configurazione

La maggior parte delle email automatiche non richiede configurazione — funzionano immediatamente. I parametri configurabili sono:

Parametro	Dove	Descrizione
Conferma istantanea	Impostazioni proprietà	Se attiva, invia la conferma; se disattiva, invia la richiesta ricevuta
Richiedi documenti	Impostazioni proprietà	Abilita l'invio della richiesta documenti
Raccogli orario arrivo	Impostazioni proprietà	Include il link per l'orario di arrivo nell'email pre-arrivo
Richiedi recensioni	Impostazioni proprietà	Abilita l'invio della recensione post-soggiorno
Ritardo recensione (giorni)	Impostazioni proprietà	Giorni di attesa dopo il checkout prima di inviare la recensione
Durata hold (minuti)	Impostazioni proprietà	Influenza il timing dell'email di recupero checkout

Branding

Tutte le email includono il logo della struttura (configurabile nelle impostazioni) e seguono un design professionale coerente. Il template è ottimizzato per la visualizzazione su tutti i client email principali (Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo Mail) sia su desktop che su dispositivi mobili.

Le email vengono inviate dall'indirizzo di sistema di Hotely, con il nome della struttura come mittente visibile. Questo garantisce un'alta deliverability evitando i filtri antispam, mantenendo al contempo il branding della struttura.