Gestione prenotazioni

La gestione delle prenotazioni è il cuore operativo quotidiano di ogni struttura ricettiva. Hotely offre una dashboard di gestione completa che ti permette di visualizzare, modificare, confermare, cancellare e comunicare con gli ospiti — tutto da un'unica interfaccia. A differenza dei sistemi tradizionali, dove la gestione delle prenotazioni è frammentata tra moduli diversi (front desk, contabilità, comunicazioni), Hotely centralizza tutto in una vista unica e coerente.

Stati della prenotazione

Ogni prenotazione si trova sempre in uno stato definito che ne rappresenta la fase del ciclo di vita. Gli stati disponibili sono:

Transizioni di stato

Le transizioni seguono un flusso logico che riflette il ciclo di vita reale di una prenotazione:

In attesa → Confermata (conferma manuale o automatica)
In attesa → Cancellata (cancellazione da staff o ospite)
In attesa → Da approvare (richiesta revisione)
Da approvare → Confermata (approvazione)
Da approvare → Cancellata (rifiuto)
Confermata → Check-in (arrivo ospite)
Confermata → Cancellata (cancellazione)
Confermata → No-show (ospite non presentato)
Check-in → Check-out (partenza ospite)

Conferma automatica vs manuale: puoi configurare il booking engine per confermare automaticamente le prenotazioni pagate, oppure per richiedere una conferma manuale dello staff. La conferma automatica è consigliata per la maggior parte delle strutture — riduce i tempi di risposta e migliora l'esperienza dell'ospite.

Stato "Da approvare"

Questo stato è particolarmente utile per situazioni che richiedono un'attenzione speciale:

• Prenotazioni con note particolari dell'ospite che richiedono valutazione
• Prenotazioni di grandi gruppi che necessitano verifica della disponibilità
• Prenotazioni con pagamento posticipato (clienti aziendali) che richiedono approvazione
• Prenotazioni sospette che richiedono verifica antifrode

Lo staff può esaminare la prenotazione e decidere se confermarla o rifiutarla, con la possibilità di comunicare direttamente con l'ospite prima della decisione.

Vista dettaglio della prenotazione

Cliccando su una prenotazione dalla lista, si apre la vista dettaglio — una pagina completa che raccoglie tutte le informazioni e le azioni relative a quella specifica prenotazione.

Sezione informazioni ospite

Lo storico dell'ospite è una funzionalità preziosa: ti permette di vedere se l'ospite ha già soggiornato presso la tua struttura, quante volte, e quali camere ha prenotato in passato. Questo ti aiuta a personalizzare il servizio e a riconoscere gli ospiti abituali.

Sezione assegnazione camere

L'assegnazione della camera specifica (unità) può essere fatta al momento della prenotazione o successivamente, avvicinandosi alla data di arrivo. Lo staff può:

• Assegnare una camera specifica dalla lista delle unità disponibili
• Cambiare l'assegnazione in qualsiasi momento prima del check-in
• Effettuare un upgrade gratuito assegnando una camera di tipologia superiore
• Visualizzare la mappa delle camere per scegliere la posizione migliore

Sezione ledger pagamenti

Il ledger (registro) pagamenti mostra lo storico completo di tutte le transazioni finanziarie associate alla prenotazione:

Il ledger è descritto in dettaglio nella sezione dedicata ai pagamenti.

Sezione voci (line items)

Le voci della prenotazione elencano tutti gli elementi che compongono il totale:

Sezione cronologia (history timeline)

La cronologia è un registro cronologico di tutti gli eventi relativi alla prenotazione:

La cronologia è immutabile — ogni evento viene registrato con data, ora e autore. Questo crea una traccia completa e auditabile di tutto ciò che è accaduto per una prenotazione, utile per risolvere controversie o semplicemente ricostruire la storia di un soggiorno.

Sezione messaggi

La sezione messaggi permette di comunicare direttamente con l'ospite dalla prenotazione:

• Messaggi in uscita: lo staff scrive un messaggio che viene inviato all'ospite via email
• Risposte: le risposte dell'ospite appaiono nella stessa conversazione
• Template: puoi utilizzare template predefiniti per messaggi comuni (indicazioni stradali, richiesta documenti, informazioni check-in)

Tutta la corrispondenza viene archiviata nella cronologia della prenotazione, mantenendo un registro completo della comunicazione.

Azioni sulla prenotazione

Dalla vista dettaglio, lo staff può eseguire diverse azioni in base allo stato corrente della prenotazione.

Conferma

Disponibile per prenotazioni in stato "In attesa" o "Da approvare". Conferma la prenotazione e:

• Aggiorna lo stato a "Confermata"
• Invia l'email di conferma all'ospite (se configurata)
• Registra l'evento nella cronologia

Cancellazione

Disponibile per prenotazioni in stato "In attesa", "Confermata" o "Da approvare". La cancellazione:

• Aggiorna lo stato a "Cancellata"
• Libera la disponibilità delle camere per le date prenotate
• Calcola l'eventuale penale di cancellazione in base alla politica della tariffa
• Avvia il processo di rimborso (se dovuto) secondo le regole configurate
• Invia l'email di cancellazione all'ospite
• Registra l'evento nella cronologia

Check-in

Disponibile per prenotazioni in stato "Confermata". Segna l'arrivo dell'ospite:

• Aggiorna lo stato a "Check-in"
• Verifica che la camera sia stata assegnata
• Controlla lo stato dei documenti dell'ospite (se richiesti)
• Registra data e ora del check-in nella cronologia

Check-out

Disponibile per prenotazioni in stato "Check-in". Segna la partenza dell'ospite:

• Aggiorna lo stato a "Check-out"
• Verifica che tutti i pagamenti siano stati regolati
• Segnala eventuali saldi in sospeso
• Registra data e ora del check-out nella cronologia
• Avvia eventuali email post-soggiorno (richiesta recensione, ringraziamento)

Modifica

Disponibile per prenotazioni in stato "In attesa", "Confermata" o "Check-in". Permette di modificare:

• Date: cambio check-in e/o check-out (ricalcola automaticamente il prezzo)
• Camera: cambio tipologia o upgrade (ricalcola automaticamente il prezzo)
• Tariffa: cambio piano tariffario
• Ospiti: modifica numero o composizione ospiti
• Extra: aggiunta o rimozione servizi aggiuntivi
• Note: aggiornamento note interne o dell'ospite

Ogni modifica viene registrata nella cronologia con il dettaglio del cambiamento e l'operatore che l'ha effettuato. Se la modifica comporta un cambio di prezzo, il sistema calcola automaticamente la differenza e la gestisce come addebito aggiuntivo o rimborso parziale.

Invio messaggio

Disponibile in qualsiasi stato (anche per prenotazioni cancellate o completate). Permette di inviare un messaggio email all'ospite direttamente dalla prenotazione.

Richiesta documenti

Disponibile per prenotazioni in stato "Confermata" o "Check-in". Invia all'ospite un link per caricare i propri documenti di identità. Questa funzionalità è descritta in dettaglio nella sezione dedicata ai documenti ospite.

Ricerca e filtri

La lista prenotazioni offre strumenti di ricerca e filtro avanzati per trovare rapidamente qualsiasi prenotazione.

Ricerca testuale

Il campo di ricerca cerca simultaneamente in:

• Numero/codice della prenotazione
• Nome e cognome dell'ospite
• Email dell'ospite
• Telefono dell'ospite
• Note della prenotazione

Filtri disponibili

Ordinamento

La lista può essere ordinata per:

• Data di creazione (più recenti prima)
• Data di check-in (prossimi arrivi prima)
• Data di check-out (prossime partenze prima)
• Nome ospite (alfabetico)
• Importo totale (decrescente o crescente)

Esportazione

I risultati della ricerca possono essere esportati in formato CSV per analisi esterne o per la condivisione con altri reparti. L'esportazione include tutti i campi visibili nella lista più campi aggiuntivi (email, telefono, dettagli pagamento).

Vista rapida vs vista completa

La lista prenotazioni offre due modalità di visualizzazione:

Vista lista (rapida): mostra le prenotazioni in formato tabellare con le informazioni essenziali — numero, ospite, date, camera, importo, stato. Ideale per la gestione quotidiana e la consultazione veloce.

Vista dettaglio (completa): apre la pagina completa della prenotazione con tutte le sezioni descritte sopra. Necessaria per operazioni di modifica, comunicazione e gestione pagamenti.

Lo staff può passare rapidamente tra le due viste — dalla lista alla singola prenotazione e viceversa — senza perdere i filtri e l'ordinamento impostati.

Notifiche e avvisi

La dashboard mostra avvisi proattivi per situazioni che richiedono attenzione:

Questi avvisi garantiscono che nessuna prenotazione venga dimenticata o trascurata — un problema comune nei sistemi dove la gestione è distribuita su più strumenti e la visibilità è frammentata.