Flusso di prenotazione

Il flusso di prenotazione è l'esperienza completa che l'ospite vive dal momento in cui apre la pagina del booking engine fino alla conferma della prenotazione. Ogni passaggio è progettato per massimizzare la conversione, ridurre l'abbandono e offrire un'esperienza fluida e trasparente — a differenza dei sistemi tradizionali, dove il processo di prenotazione è spesso frammentato in troppe pagine o appesantito da passaggi non necessari.

Panoramica dei passaggi

Il flusso si articola in 10 passaggi principali, di cui alcuni opzionali in base alla configurazione della struttura:

Passaggio 1 — Apertura della pagina di prenotazione

L'ospite accede al booking engine attraverso uno dei seguenti punti di ingresso:

• Pulsante "Prenota" sul sito web: il metodo più comune. Il booking engine può essere integrato come pagina del sito o aprirsi in una nuova finestra
• Link diretto: un URL dedicato condivisibile via email, social media o messaggi
• Widget integrato: un modulo di ricerca incorporato direttamente nelle pagine del sito
• QR code: stampato su materiale promozionale, biglietti da visita, menu

All'apertura, il booking engine carica automaticamente le informazioni della struttura: nome, immagini, lingue disponibili, valuta. L'aspetto grafico rispecchia il branding configurato dalla struttura (colori, logo, font).

Passaggio 2 — Calendario flessibile con prezzi

Prima ancora di cercare date specifiche, l'ospite può consultare il calendario flessibile — una vista mensile che mostra il prezzo più basso disponibile per ogni giorno.

Come funziona il calendario flessibile

Il calendario mostra una griglia mensile dove ogni cella contiene:

• Il numero del giorno
• Il prezzo più basso disponibile per quella data (considerando tutte le tipologie di camera e le tariffe pubbliche)
• Un indicatore di colore che distingue prezzi bassi (verde), medi (giallo) e alti (rosso)

Vantaggi per l'ospite:

• Può identificare a colpo d'occhio i giorni più convenienti
• Può spostare le date di qualche giorno per risparmiare
• Non deve fare ricerche multiple per trovare il prezzo migliore

Vantaggi per la struttura:

• Incentiva prenotazioni nei giorni a bassa occupazione (prezzi verdi)
• Riduce le richieste telefoniche "quanto costa il giorno X?"
• Aumenta la percezione di trasparenza e affidabilità

Il calendario flessibile è una funzionalità che molti motori di prenotazione riservano ai piani premium o non offrono affatto. In Hotely è incluso e attivabile con un semplice toggle nella configurazione.

Prezzi in tempo reale

I prezzi mostrati nel calendario sono calcolati in tempo reale, tenendo conto di:

• Prezzi base delle camere
• Modificatori dei piani tariffari
• Regole di revenue management attive
• Disponibilità effettiva (se una tipologia è esaurita, il prezzo riflette la tipologia successiva)

Passaggio 3 — Ricerca disponibilità

L'ospite inserisce i parametri della sua ricerca:

Per prenotazioni multi-camera, l'ospite può specificare la composizione degli ospiti per ciascuna camera separatamente. Questo è particolarmente utile per famiglie o gruppi che necessitano di camere con configurazioni diverse.

La ricerca viene eseguita in tempo reale — i risultati appaiono in pochi secondi senza ricaricare la pagina.

Passaggio 4 — Risultati: card camere con segnali di scarsità

I risultati vengono presentati come card per ogni tipologia di camera disponibile. Ogni card contiene informazioni complete per aiutare l'ospite nella scelta.

Contenuto di ogni card camera

Segnali di scarsità reali

I segnali di scarsità sono indicatori che mostrano all'ospite quante camere rimangono disponibili per la tipologia e le date selezionate. Questi segnali sono basati su dati reali — non sono artificiosi.

Quando appaiono: i segnali di scarsità si mostrano quando il numero di camere disponibili scende sotto una soglia configurabile (tipicamente 3-5 unità).

Come appaiono: "Solo 2 camere rimaste!" o "Ultima camera disponibile!" — con un colore di avviso che attira l'attenzione.

Perché funzionano: la scarsità reale crea un senso di urgenza legittimo che accelera la decisione dell'ospite. Non si tratta di tattiche manipolative — è un'informazione utile che aiuta l'ospite a capire che deve decidere rapidamente per assicurarsi la camera desiderata.

La soglia di attivazione del segnale di scarsità è configurabile dalla dashboard. Puoi decidere di mostrarlo quando rimangono meno di 3 camere, 5 camere o qualsiasi altro numero adatto alla tua struttura.

Passaggio 5 — Selezione camera e piano tariffario

L'ospite seleziona la camera desiderata e il piano tariffario preferito. Ogni tipologia di camera può avere più piani tariffari disponibili, ciascuno con condizioni e prezzi diversi.

Esempio di piani tariffari per una camera

L'ospite confronta le opzioni e clicca "Seleziona" sulla combinazione desiderata. La selezione viene aggiunta al riepilogo dell'ordine.

Per prenotazioni multi-camera, l'ospite ripete la selezione per ogni camera richiesta.

Passaggio 6 — Sblocco tariffa segreta (opzionale)

Se la struttura ha configurato tariffe con visibilità SUBSCRIBER, durante la visualizzazione dei risultati l'ospite vedrà un indicatore che segnala la disponibilità di un'offerta speciale.

Il flusso di sblocco

1. L'ospite nota l'indicatore "Tariffa esclusiva disponibile" accanto ai risultati
2. Clicca sull'indicatore per saperne di più
3. Si apre un modulo di sblocco (inserimento email o codice promozionale)
4. Dopo l'inserimento, le tariffe segrete appaiono nei risultati
5. L'ospite può ora confrontare tutte le tariffe — pubbliche e segrete — e scegliere

Le tariffe segrete appaiono con un badge distintivo e il prezzo barrato della tariffa pubblica corrispondente, evidenziando il risparmio.

Passaggio 7 — Checkout: riepilogo ordine

Dopo aver selezionato tutte le camere desiderate, l'ospite procede al checkout. La prima fase è il riepilogo dell'ordine.

Contenuto del riepilogo

Selezione extra

In questa fase l'ospite può aggiungere servizi extra alla prenotazione:

• Trasferimenti: servizio navetta da/per aeroporto o stazione
• Trattamenti: upgrade a mezza pensione, pensione completa
• Servizi camera: culla, letto extra, cuscini speciali
• Esperienze: attività o escursioni (se configurate)

Ogni extra ha un prezzo e può essere configurato come "per persona", "per notte", "per camera" o "una tantum".

Applicazione codice sconto o certificato regalo

Il riepilogo include un campo dedicato per l'inserimento di:

• Codice sconto: applica una promozione (percentuale o importo fisso)
• Codice certificato regalo: scala il valore dal saldo del certificato

Il sistema valida il codice in tempo reale e aggiorna il totale immediatamente, mostrando il dettaglio dello sconto o del credito applicato.

Passaggio 8 — Checkout: dati ospite

L'ospite compila il modulo con i propri dati personali:

Per prenotazioni multi-camera, la struttura può richiedere i dati di ogni ospite o solo dell'ospite principale.

Assegnazione camere

Se la struttura ha abilitato l'assegnazione specifica delle unità (non solo delle tipologie), l'ospite potrebbe vedere opzioni come:

• Camera con vista mare
• Camera al piano terra (accessibilità)
• Camera con balcone

Queste preferenze vengono registrate e lo staff può gestire l'assegnazione finale dalla dashboard.

Passaggio 9 — Checkout: pagamento

Il pagamento è gestito tramite Stripe, garantendo sicurezza e conformità PCI-DSS senza che la struttura debba gestire direttamente i dati delle carte di credito.

Modalità di pagamento disponibili

Hotely supporta due modalità di integrazione Stripe, configurabili dalla dashboard:

Pagamento integrato (embedded): Il modulo di pagamento appare direttamente nella pagina di checkout, senza reindirizzamenti. L'ospite inserisce i dati della carta e completa il pagamento restando sul sito della struttura. Questa modalità offre l'esperienza più fluida e ha i tassi di conversione più alti.

Pagamento hosted (Stripe Checkout): L'ospite viene reindirizzato a una pagina di pagamento ospitata da Stripe. Dopo il pagamento, viene riportato alla pagina di conferma. Questa modalità supporta automaticamente metodi di pagamento aggiuntivi (Apple Pay, Google Pay, SEPA) senza configurazione aggiuntiva.

Hold timer (timer di riserva)

Quando l'ospite raggiunge la fase di pagamento, il sistema attiva un hold timer — un conto alla rovescia che riserva la disponibilità delle camere selezionate per un tempo limitato (tipicamente 15-20 minuti, configurabile).

L'hold timer previene la situazione in cui un ospite blocca la disponibilità indefinitamente senza completare il pagamento, penalizzando altri potenziali clienti. Allo stesso tempo, dà all'ospite il tempo sufficiente per completare la transazione senza fretta eccessiva.

Importo del pagamento

L'importo addebitato dipende dalla configurazione della struttura:

Il saldo residuo (per le opzioni con deposito) viene gestito secondo le politiche di pagamento della struttura — addebito automatico prima dell'arrivo, pagamento in struttura, ecc.

Passaggio 10 — Pagina di conferma

Dopo il pagamento riuscito, l'ospite visualizza la pagina di conferma con:

Contemporaneamente, il sistema invia automaticamente:

• Email di conferma all'ospite: con tutti i dettagli della prenotazione e il riepilogo del pagamento
• Notifica allo staff: con i dettagli della nuova prenotazione nella dashboard

Disponibilità in tempo reale

L'intero flusso lavora con disponibilità in tempo reale. Questo significa che:

• I risultati di ricerca riflettono la disponibilità effettiva al momento della ricerca
• Se un'altra persona prenota l'ultima camera mentre l'ospite sta navigando, i risultati si aggiornano
• L'hold timer nel checkout garantisce che la camera selezionata non venga prenotata da qualcun altro durante il pagamento
• Non esistono overbooking — se la camera non è disponibile, non può essere prenotata

A differenza dei sistemi tradizionali che aggiornano la disponibilità con ritardo (batch notturni o sincronizzazioni periodiche), Hotely opera in tempo reale su ogni transazione.

Recupero carrelli abbandonati

Il recupero dei carrelli abbandonati è una funzionalità avanzata che recupera prenotazioni perse — ospiti che hanno iniziato il checkout ma non hanno completato il pagamento.

Come funziona

1. Rilevamento: quando un ospite raggiunge il checkout, inserisce i propri dati (inclusa l'email) ma non completa il pagamento, il sistema registra l'abbandono
2. Attesa: il sistema attende un periodo configurabile (tipicamente 1-2 ore) per evitare di inviare messaggi a chi sta semplicemente prendendo tempo
3. Email di recupero: viene inviata un'email automatica all'ospite con un riepilogo della prenotazione incompleta e un link diretto per riprendere da dove si era fermato
4. Tracking: il sistema traccia se l'ospite apre l'email, clicca il link e completa la prenotazione

Efficacia del recupero

In molti motori di prenotazione, il recupero dei carrelli abbandonati non è disponibile o richiede l'integrazione con strumenti di email marketing esterni. Hotely lo include nativamente — ogni prenotazione recuperata è revenue aggiuntivo senza costo di acquisizione.

Ottimizzazione mobile

L'intero flusso di prenotazione è progettato per funzionare perfettamente su dispositivi mobili — smartphone e tablet. Considerando che oltre il 60% delle ricerche di hotel avviene da dispositivi mobili, ogni passaggio è ottimizzato per:

• Touch target adeguati (pulsanti grandi e facili da toccare)
• Campi modulo ottimizzati per tastiera mobile
• Calendario touch-friendly
• Pagamento con Apple Pay / Google Pay (nella modalità hosted)
• Tempi di caricamento rapidi su reti mobili