Policy di pagamento
Le cinque policy di pagamento del booking engine di Hotely. Pagamento immediato, deposito, pagamento in struttura, garanzia carta, prenotazione gratuita. Regole di incasso e impatto sul flusso di checkout.
Panoramica delle policy di pagamento
La policy di pagamento definisce come e quando l'ospite paga la prenotazione. In Hotely, la policy è configurata a livello di Rate Plan: ogni tariffa può avere la propria logica di incasso.
Questa granularità è un vantaggio significativo. Molti motori di prenotazione offrono solo 1-2 opzioni di pagamento (tipicamente "paga subito" o "paga in struttura"), costringendo le strutture a scegliere un unico approccio per tutte le tariffe. In Hotely, puoi offrire simultaneamente:
- Una tariffa non rimborsabile con pagamento immediato al 100%
- Una tariffa flessibile con garanzia carta senza addebito
- Una tariffa corporate dove non serve nemmeno la carta di credito
Ogni ospite sceglie l'opzione più adatta alle proprie esigenze.
Le quattro policy disponibili
1. Pagamento immediato completo
L'ospite paga il 100% del totale al momento della prenotazione. Il pagamento viene elaborato online tramite Stripe durante il checkout.
| Aspetto | Dettaglio |
|---|---|
| Quando si paga | Al momento della conferma della prenotazione |
| Quanto si paga | 100% del totale soggiorno |
| Metodo | Carta di credito/debito online |
| Incasso | Immediato |
| Rimborso | Secondo la policy di cancellazione del Rate Plan |
Quando usarla:
- Tariffe non rimborsabili — l'ospite paga subito e non può cancellare.
- Tariffe promozionali con prezzo scontato — garantisci l'incasso immediato.
- Periodi di alta domanda — riduci il rischio di no-show e cancellazioni tardive.
- Prenotazioni last minute — il pagamento immediato conferma l'impegno dell'ospite.
Vantaggi per la struttura:
- Flusso di cassa immediato e prevedibile.
- Nessun rischio di insolvenza.
- Riduzione drastica dei no-show (l'ospite ha già pagato).
- Contabilità semplificata — incasso e prenotazione coincidono.
Impatto sul checkout:
Il cliente inserisce i dati della carta di credito durante il processo di prenotazione. Il pagamento viene elaborato in tempo reale e la conferma è inviata solo dopo l'addebito riuscito. Se il pagamento fallisce, la prenotazione non viene creata.
2. Deposito e saldo
L'ospite versa un deposito (percentuale o importo fisso) al momento della prenotazione. Il saldo rimanente viene addebitato in un secondo momento, secondo le regole di incasso configurate.
| Aspetto | Dettaglio |
|---|---|
| Quando si paga il deposito | Al momento della conferma della prenotazione |
| Quanto si paga di deposito | Configurabile (es. 30%, 50%, importo fisso) |
| Quando si paga il saldo | Configurabile (es. 30 giorni prima del check-in, all'arrivo) |
| Metodo | Carta di credito/debito online |
Quando usarla:
- Tariffe flessibili dove vuoi comunque un impegno economico iniziale.
- Prenotazioni per periodi di alta stagione (Capodanno, Ferragosto) — il deposito scoraggia le cancellazioni speculative.
- Soggiorni lunghi — un deposito del 30% è meno impattante per l'ospite rispetto al pagamento completo.
Regole di incasso del saldo (Payment Schedule):
Questo è il meccanismo più sofisticato della policy di pagamento. Puoi configurare quando e come il saldo viene raccolto.
| Campo | Tipo | Descrizione |
|---|---|---|
| sortOrder | Intero | Ordine della regola di incasso |
| collectionType | Enum | CHARGE — addebita effettivamente la carta. SETUP_ONLY — salva la carta senza addebitare. |
| dueType | Enum | Quando avviene l'incasso |
| dueDaysBefore | Intero | Numero di giorni prima del check-in (solo per DAYS_BEFORE_CHECKIN) |
| amountType | Enum | Come calcolare l'importo |
| amountValue | Decimale | Valore dell'importo |
Opzioni per dueType:
| Valore | Significato |
|---|---|
AT_BOOKING | Al momento della prenotazione |
DAYS_BEFORE_CHECKIN | N giorni prima del check-in |
ON_ARRIVAL | All'arrivo in struttura |
Opzioni per amountType:
| Valore | Significato |
|---|---|
PERCENTAGE | Percentuale del totale (es. 30% = deposito del 30%) |
FIXED | Importo fisso in euro |
REMAINDER | Il saldo rimanente dopo i pagamenti precedenti |
Esempio configurazione deposito 30% + saldo 30 giorni prima:
| sortOrder | collectionType | dueType | dueDaysBefore | amountType | amountValue |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | CHARGE | AT_BOOKING | — | PERCENTAGE | 30 |
| 2 | CHARGE | DAYS_BEFORE_CHECKIN | 30 | REMAINDER | — |
Al momento della prenotazione viene addebitato il 30%. Trenta giorni prima del check-in, viene addebitato il restante 70%.
Esempio con 3 rate:
| sortOrder | collectionType | dueType | dueDaysBefore | amountType | amountValue |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | CHARGE | AT_BOOKING | — | PERCENTAGE | 30 |
| 2 | CHARGE | DAYS_BEFORE_CHECKIN | 30 | PERCENTAGE | 30 |
| 3 | CHARGE | DAYS_BEFORE_CHECKIN | 7 | REMAINDER | — |
30% alla prenotazione, 30% a 30 giorni, saldo a 7 giorni. Tre addebiti distribuiti nel tempo.
3. Pagamento in struttura
Nessun pagamento online. L'ospite paga interamente all'arrivo in struttura, con il metodo di pagamento che preferisce (contanti, carta, bonifico).
| Aspetto | Dettaglio |
|---|---|
| Quando si paga | All'arrivo in struttura |
| Quanto si paga | 100% del totale |
| Metodo | Qualsiasi (contanti, carta, bonifico) |
| Online | Nessun addebito durante la prenotazione |
Quando usarla:
- Mercati dove il pagamento online non è diffuso o apprezzato.
- Clienti abituali con rapporto di fiducia consolidato.
- Tariffe con margine sufficiente per assorbire il rischio di no-show.
- Piccole strutture che preferiscono gestire i pagamenti di persona.
Attenzione:
Questa policy comporta il rischio più alto di no-show e cancellazioni tardive, perché l'ospite non ha investito economicamente nella prenotazione. Combinala con una policy di cancellazione equilibrata che includa almeno la penale no-show.
Impatto sul checkout:
Il processo di prenotazione non richiede dati di pagamento. L'ospite compila solo i dati anagrafici e la prenotazione viene confermata immediatamente. Il flusso è più veloce e con meno attrito — il che può aumentare il tasso di conversione per mercati sensibili al pagamento online.
4. Garanzia carta
La carta di credito dell'ospite viene salvata come garanzia ma non viene addebitata. La struttura può addebitare la carta successivamente in caso di no-show o cancellazione tardiva, secondo le policy configurate.
| Aspetto | Dettaglio |
|---|---|
| Quando si salva la carta | Al momento della prenotazione |
| Addebito al momento della prenotazione | No |
| Addebito successivo | Solo in caso di no-show o cancellazione con penale |
| Pagamento soggiorno | All'arrivo in struttura |
Quando usarla:
- Tariffe flessibili dove vuoi la sicurezza della carta senza addebitare l'ospite.
- Mercati dove l'ospite preferisce pagare in struttura ma la struttura vuole protezione contro i no-show.
- Tariffe corporate dove l'azienda garantisce il pagamento ma il processo di fatturazione è separato.
Vantaggi:
Questo è spesso il miglior compromesso tra conversione (l'ospite non paga subito) e protezione (la struttura ha una carta valida da addebitare in caso di necessità). L'ospite percepisce un basso impegno economico, mentre la struttura mantiene la possibilità di recuperare il danno da no-show.
Impatto sul checkout:
L'ospite inserisce i dati della carta durante la prenotazione. Viene effettuata una verifica della carta (setup intent) senza addebito. L'ospite vede chiaramente che la carta non sarà addebitata ma verrà salvata come garanzia.
Quale policy scegliere
La scelta della policy di pagamento dipende dalla strategia tariffaria complessiva. Ecco una guida basata sui Rate Plan più comuni:
| Rate Plan | Policy consigliata | Motivazione |
|---|---|---|
| Non rimborsabile | Pagamento completo | L'ospite paga meno, la struttura incassa subito |
| Flessibile | Solo garanzia o Caparra e saldo | Flessibilità per l'ospite, protezione per la struttura |
| Early bird | Caparra e saldo (30%) | L'ospite si impegna con un deposito, saldo più avanti |
| Corporate | Solo garanzia | L'azienda paga dopo, la carta è a garanzia |
| Last minute | Pagamento completo | Prenotazione imminente, incasso immediato |
| Paga in struttura | Paga in struttura | Per mercati o segmenti specifici |
La combinazione vincente
La configurazione più efficace per la maggior parte delle strutture è offrire almeno due Rate Plan con policy di pagamento diverse:
- Tariffa Non Rimborsabile con Pagamento completo — prezzo più basso, incasso garantito.
- Tariffa Flessibile con Solo garanzia — prezzo più alto, massima flessibilità.
L'ospite vede entrambe le opzioni affiancate, con il risparmio della non rimborsabile chiaramente visibile. Chi è sicuro delle date risparmia e paga subito; chi vuole flessibilità paga un po' di più ma senza rischio.
Come la policy influenza il checkout
La policy di pagamento determina il flusso che l'ospite vive durante il checkout:
Flusso pagamento completo / caparra e saldo
Selezione camera → Dati ospite → Inserimento carta → Pagamento → Conferma
L'ospite deve inserire una carta di credito valida. Il sistema verifica la carta e processa il pagamento (totale o deposito). Solo dopo l'addebito riuscito la prenotazione viene confermata e l'email inviata.
Se il pagamento fallisce (fondi insufficienti, carta scaduta, 3D Secure negato), la prenotazione non viene creata e l'ospite può riprovare con un'altra carta.
Flusso solo garanzia
Selezione camera → Dati ospite → Inserimento carta → Verifica carta → Conferma
Il flusso è simile ma la carta viene solo verificata (setup intent), non addebitata. L'ospite vede un messaggio chiaro che spiega che la carta è salvata come garanzia.
Flusso paga in struttura
Selezione camera → Dati ospite → Conferma
Il checkout più veloce possibile. Nessun dato di pagamento richiesto. Questo flusso ha il tasso di conversione più alto ma anche il tasso di no-show più alto.
Configurazione avanzata del deposito
Il sistema di Payment Schedule per la policy Caparra e saldo è estremamente flessibile. Ecco alcuni scenari avanzati:
Deposito fisso + saldo variabile
| sortOrder | dueType | amountType | amountValue |
|---|---|---|---|
| 1 | AT_BOOKING | FIXED | 100 |
| 2 | DAYS_BEFORE_CHECKIN (7) | REMAINDER | — |
L'ospite paga 100 EUR di deposito indipendentemente dal totale. Il saldo viene addebitato 7 giorni prima del check-in.
Solo setup della carta + addebito ritardato
| sortOrder | collectionType | dueType | amountType |
|---|---|---|---|
| 1 | SETUP_ONLY | AT_BOOKING | — |
| 2 | CHARGE | DAYS_BEFORE_CHECKIN (14) | PERCENTAGE (50) |
| 3 | CHARGE | DAYS_BEFORE_CHECKIN (3) | REMAINDER |
Al momento della prenotazione la carta viene solo verificata (nessun addebito). A 14 giorni dal check-in viene addebitato il 50%. A 3 giorni il saldo. L'ospite non paga nulla subito, ma la struttura ha la certezza di una carta valida.
Incasso completo anticipato
| sortOrder | dueType | amountType |
|---|---|---|
| 1 | AT_BOOKING | PERCENTAGE (100) |
Tecnicamente identico a Pagamento completo, ma implementato come schedule. Utile se vuoi mantenere la flessibilità di cambiare le regole in futuro senza modificare la policy type.
Best practice
Coerenza tra pagamento e cancellazione
La policy di pagamento e la policy di cancellazione devono essere coerenti:
- Se paghi il 100% subito (Pagamento completo), la cancellazione deve prevedere un rimborso (altrimenti la tariffa è de facto non rimborsabile).
- Se non paghi nulla (Paga in struttura), la penale di cancellazione è esecutiva solo se hai una carta a garanzia — altrimenti non hai strumenti per riscuoterla.
- Se paghi un deposito del 30%, la penale di cancellazione del primo scaglione dovrebbe essere al massimo del 30% (per evitare di dover addebitare la carta salvata per la differenza).
Trasparenza con il cliente
Il booking engine mostra sempre chiaramente:
- Quanto verrà addebitato ora.
- Quanto verrà addebitato successivamente e quando.
- Cosa succede in caso di cancellazione.
Assicurati che le informazioni siano corrette e coerenti. Un ospite che si aspetta di pagare in struttura e riceve un addebito sulla carta è un ospite che chiederà un chargeback.
Test del flusso di pagamento
Dopo aver configurato le policy, testa il flusso completo di checkout:
- Prova a prenotare con ogni policy attiva.
- Verifica che l'importo addebitato (o il messaggio di garanzia) sia corretto.
- Verifica l'email di conferma — deve riportare il piano di pagamento.
- Se hai configurato addebiti ritardati (DAYS_BEFORE_CHECKIN), verifica che lo scheduling sia corretto.