Agent Struttura ricettiva

Il profilo Struttura ricettiva è la versione dell'Agent pensata per chi gestisce ospiti in soggiorno: hotel di ogni dimensione, B&B, guest house, ville, appartamenti, residence, resort, agriturismi con camere, casa vacanze, ostelli, dimore storiche. Attiva nativamente il sistema camere con QR code dedicato, il catalogo servizi per camera, il flusso di check-in digitale con raccolta documenti e l'integrazione con il Booking Engine di Hotely.

La caratteristica chiave: sistema camere con QR code

L'aspetto più distintivo del profilo Struttura ricettiva è il sistema camere. Per ogni camera della struttura, Hotely genera automaticamente un QR code dedicato. Quando l'ospite della camera 305 inquadra il codice (tipicamente posizionato nel portacarta-stanza, accanto al televisore o nel welcome kit), atterra in una chat dove l'Agent sa già che si tratta della camera 305.

Questo cambia profondamente la relazione tra struttura e ospite durante il soggiorno:

L'Agent saluta personalizzando l'esperienza ("Benvenuta nella camera 305, posso aiutarla?")
Tutte le richieste dell'ospite hanno già il contesto della camera giusta
Le richieste di room service arrivano alla reception con il numero della camera precompilato
Le segnalazioni di manutenzione sono indirizzate automaticamente
Le richieste fuori orario (notte, prima del check-in del personale) vengono intercettate

I QR code si stampano in grafica brandizzata, si applicano nelle camere e diventano il punto di ingresso preferenziale per qualsiasi richiesta dell'ospite durante il soggiorno.

Per quali strutture è ideale

Tipo di struttura	Cosa abilita di tipico
Hotel boutique	Concierge digitale per ogni camera, room service raffinato
Hotel di catena	Multi-proprietà con Agent per ciascuna struttura
B&B familiari	Risposte automatiche fuori orario, check-in digitale
Guest house e affittacamere	Self check-in con raccolta documenti
Ville e appartamenti turistici	Manuale di benvenuto interattivo, contatti urgenti
Agriturismi	Servizi azienda (cantina, ristoro), attività in fattoria
Resort balneari	Servizi piscina/spiaggia, prenotazione lettini, escursioni
Resort di montagna	Skipass, escursioni, noleggio attrezzatura
Hotel benessere e spa	Trattamenti, percorsi, prenotazioni spa
Residence e apparthotel	Pulizie a richiesta, biancheria, transfer
Hotel storici e dimore	Tour guidati interni, storia della struttura
Ostelli e hotel low-cost	Self check-in totale, automazione massima

Funzionalità native del profilo

Catalogo servizi per camera

Configuri un catalogo di servizi che l'ospite può ordinare direttamente dalla chat per la sua camera. I servizi tipici includono:

Room service food & beverage — colazione in camera, snack, bevande, cena leggera
Lavanderia e stireria — lavaggio capi, ritiro e consegna
Transfer e shuttle — collegamento con aeroporto, stazione, ristoranti partner
Spa e benessere — massaggi, trattamenti, pacchetti
Manutenzione e housekeeping — pulizia extra, cambio biancheria, riassetto
Noleggio — biciclette, ombrelloni, attrezzatura outdoor
Concierge — biglietti museo, prenotazioni ristorante esterno, ticket eventi
Late check-out, early check-in — con eventuale supplemento configurabile

Per ogni servizio puoi impostare prezzo, disponibilità oraria, foto, descrizione, possibili modificatori (quantità, opzioni, note). Lo staff riceve la richiesta in dashboard con il numero camera già compilato.

Integrazione con il Booking Engine

Se la struttura usa anche il Booking Engine di Hotely, l'Agent è connesso nativamente. Significa:

L'Agent conosce le camere, le tipologie e i piani tariffari attivi
Quando un visitatore chiede disponibilità via chat o WhatsApp, l'Agent può proporre il link diretto alla pagina di prenotazione con date precompilate
Le prenotazioni in arrivo dal Booking Engine sono visibili all'Agent come contesto
L'Agent può inviare conferme automatiche per le prenotazioni vocali (via SMS, WhatsApp template, email)

Il flusso tipico: ospite telefona, l'Agent risponde vocalmente, raccoglie le date, propone la prenotazione, invia via SMS un link con i dati precompilati. L'ospite finalizza il pagamento. Senza intervento umano.

Check-in digitale e raccolta documenti

Per le strutture italiane è obbligatorio comunicare i dati degli ospiti ad Alloggiati Web (Polizia di Stato, Art. 109 TULPS) entro 24 ore dall'arrivo, e i flussi turistici regionali all'ISTAT. L'Agent integra il flusso completo:

Pre-arrivo: email automatica con link al check-in digitale
L'ospite carica documento d'identità (fronte e retro) tramite mobile
I dati vengono estratti automaticamente con OCR
L'ospite conferma i dati estratti
I dati sono inviati ad Alloggiati Web (con credenziali della struttura) e a ISTAT
L'orario di arrivo viene raccolto dallo stesso flusso
L'ospite può firmare digitalmente eventuali documenti di accettazione

Tutto si svolge prima dell'arrivo, quindi alla reception il personale non deve gestire fotocopie di documenti o moduli cartacei. Per i piccoli B&B e gli affittacamere senza reception fisica, questo è la differenza tra un self check-in funzionante e uno problematico.

Per dettagli vedi Adempimenti legali.

Concierge multilingua durante il soggiorno

Durante il soggiorno, l'ospite può chiedere all'Agent qualsiasi informazione sulla struttura e sulla zona:

Orari della reception, ascensore, colazione, ristorante
Wi-Fi e password
Servizi inclusi e extra
Indicazioni stradali
Ristoranti consigliati nelle vicinanze (con possibili convenzioni)
Attività ed esperienze locali (museo, escursioni, biglietti)
Eventi in città
Trasporti pubblici, taxi, transfer
Numeri di emergenza

L'Agent risponde nella lingua dell'ospite, mantenendo coerenza con il livello del servizio della struttura. Un boutique hotel ha un tono diverso da un ostello, e l'Agent si adatta tramite il prompt di sistema.

Pre-stay engagement

Tra prenotazione e arrivo possono passare settimane. In quel periodo, l'Agent può essere il canale per:

Invio dell'email di benvenuto pre-arrivo (con orari, contatti, FAQ logistiche)
Raccolta dell'orario di arrivo previsto
Proposta di servizi pre-arrivo (transfer, prenotazioni ristorante, esperienze)
Risposta a domande dell'ospite prima del soggiorno

Gestione richieste speciali

Esigenze particolari — culla per bambino, materasso anti-allergico, dieta speciale al breakfast, accessibilità per disabilità motoria — vengono raccolte in chat con il dettaglio necessario e archiviate nel profilo della prenotazione, visibili al personale alla preparazione della camera.

Marketing post-stay

Dopo il check-out l'Agent rimane un canale attivo:

Email di ringraziamento e richiesta recensione
Codice sconto per il prossimo soggiorno
Newsletter eventi stagionali
Notifiche di promozioni mirate (estate, capodanno, eventi locali)

I contatti raccolti dall'Agent durante il soggiorno (richieste varie, ordini servizi) entrano automaticamente nel CRM ospiti per il follow-up futuro.

Cosa cambia rispetto agli altri profili

Il profilo Struttura ricettiva non ha:

Un menu strutturato di ristorazione con allergeni e piatti per fascia oraria (specifico del profilo Ristorante)
Il sistema di tavoli con QR (specifico del profilo Ristorante)

Una struttura ricettiva con ristorante interno può creare un secondo Agent di tipo Ristorante dedicato al ristorante, mantenendo separato il flusso alberghiero da quello della sala.

Casi d'uso operativi

Caso 1: Boutique hotel di 12 camere

Un boutique hotel storico in centro città riceve ospiti internazionali. Il personale alla reception è ridotto e parla solo italiano e inglese. L'Agent gestisce in tedesco, francese, spagnolo, russo, cinese tutte le richieste degli ospiti durante il soggiorno: orari spa, prenotazione massaggi, prenotazione ristorante interno, indicazioni museali, taxi.

Il guadagno operativo: gli ospiti tedeschi non chiedono più di chiamare la reception per problemi di lingua. Le recensioni online migliorano (più "ottimo servizio multilingua", meno "barriera linguistica").

Caso 2: B&B familiare di 4 camere

Un B&B gestito da una coppia che lavora anche fuori. Non sempre c'è qualcuno per rispondere a domande o richieste. L'Agent gestisce il check-in digitale automatico (con invio Alloggiati Web), risponde alle domande pre-arrivo, gestisce eventuali ordini di colazione personalizzata. La famiglia non deve essere sempre presente: arriva la sera per il rooming visivo, ma il resto è automatico.

Caso 3: Hotel 4 stelle con call center sovraccarico

Un hotel 4 stelle riceve centinaia di chiamate al giorno per richieste informative (orari, parcheggio, prenotazione disponibilità, prezzi). Il personale al telefono trascorre il 60% del tempo a rispondere a domande ripetitive. L'Agent vocale (con numero italiano dedicato) intercetta queste chiamate, risponde con voce naturale, prende eventuali dati per il booking. Le chiamate inoltrate al personale calano del 70%, permettendo allo staff di concentrarsi sulle conversazioni di valore.

Caso 4: Villa privata in affitto

Una villa di lusso in affitto settimanale ha un proprietario non residente. L'Agent diventa l'interfaccia tra gli ospiti e la villa: dà il codice porta, spiega il funzionamento di domotica e clima, gestisce richieste di pulizie extra, segnala manutenzioni urgenti, suggerisce ristoranti convenzionati nei dintorni. Il proprietario riceve aggiornamenti riassuntivi giornalieri via email.

Caso 5: Catena di B&B regionali

Un piccolo gruppo gestisce dodici B&B sparsi in una regione, ciascuno con caratteristiche diverse. Crea dodici Agent distinti — uno per struttura — ciascuno con i propri contenuti, ma tutti gestiti dalla stessa dashboard centrale. Il personale di backoffice vede tutte le richieste in un'unica vista, può intervenire dove serve e nota immediatamente eventuali pattern (es. una struttura specifica con problemi ricorrenti di wifi).

Caso 6: Resort balneare con servizi spiaggia

Un resort sul mare include nel soggiorno l'ombrellone e il lettino, ma offre numerosi servizi extra (cabane, escursioni in barca, lezioni di windsurf, ristorante a buffet). L'Agent gestisce le prenotazioni di questi servizi extra direttamente dalla camera o dall'ombrellone (via QR code dedicato), con pagamento immediato in chat. Lo staff non viene più interrotto per ogni piccola richiesta.

Funzionalità sempre attive

Il profilo Struttura ricettiva include:

Sistema camere con QR code per ogni unità
Catalogo servizi per camera con prezzi e disponibilità
Integrazione nativa con il Booking Engine di Hotely
Check-in digitale con raccolta documenti via OCR
Invio automatico ad Alloggiati Web (Polizia)
Invio automatico a ISTAT (flussi turistici regionali)
Welcome email pre-arrivo personalizzata
Raccolta orario di arrivo previsto
Concierge multilingua durante il soggiorno
Voce telefonica per gestione chiamate
WhatsApp Business per il canale messaggi
Notifiche reception e housekeeping
Storico richieste per ospite per follow-up futuro

Come iniziare

Per attivare un Agent di tipo Struttura ricettiva:

Crea l'Agent scegliendo tipo "Struttura ricettiva"
Collega il Booking Engine se già presente, oppure procedi senza
Configura il catalogo servizi da Servizi → Catalogo — room service, lavanderia, transfer
Aggiungi le camere della struttura e genera i QR code corrispondenti
Carica i contenuti utili: pagina del sito, brochure servizi, manuale benvenuto, FAQ
Configura il flusso di check-in digitale (se vuoi attivare Alloggiati Web)
Personalizza il welcome email pre-arrivo
Stampa i QR code delle camere e applicali nei portacarta-stanza
Pubblica il widget chat sul sito

Tempo totale tipico: un'ora per una struttura piccola (B&B 4 camere), tre ore per una struttura articolata (hotel 50 camere con servizi vari).