Team e collaboratori
Come lavora un team in Hotely — account personali, workspace e team, ruoli e strutture per ogni persona, notifiche per ruolo, app mobile e note interne.
Hotely è uno strumento quotidiano per tutta la struttura: reception, pulizie, revenue, amministrazione, sala, il commercialista. Ognuno entra con il proprio account e vede solo quello che gli serve.
Account, workspace e team
Account
Ogni persona ha il proprio account Hotely, con email e credenziali personali. Un account può far parte di più workspace.
Workspace
Il workspace è il contenitore della tua attività: le strutture del PMS, gli agenti AI, i siti web, gli ospiti. Esiste il workspace personale di ogni utente e i workspace dei team; si passa dall'uno all'altro dalla dashboard.
Team
Il team è l'insieme delle persone che lavorano nel workspace. Lo gestisci da Persone, dove vedi chi fa parte del team, il ruolo di ciascuno e gli inviti in attesa.
Ruoli
| Chi | Accesso |
|---|---|
| Titolare | Tutto, compresi persone, ruoli e abbonamento |
| Amministratore | Tutto, compresi persone e ruoli |
| Ruoli | Ricevimento, Pulizie, Revenue manager, Back office, Commercialista, Agenti AI, Marketing e sito web, Solo statistiche, Personalizzato — ciascuno su tutte o solo alcune strutture |
Il dettaglio di ogni ruolo, delle aree e dei livelli è in Inviti e permessi.
Notifiche per ruolo
Ogni persona riceve le notifiche del proprio lavoro: il ricevimento le prenotazioni e i messaggi, le pulizie il piano del giorno, il back office i pagamenti da sistemare e gli adempimenti, chi gestisce gli agenti gli ordini e le conversazioni. Il commercialista non riceve notifiche operative. Vedi Notifiche e alert e Notifiche degli agenti.
App mobile
Con l'app mobile lo staff lavora anche lontano dal computer: ricevimento, pulizie, Questura, ordini degli agenti, notifiche push. Ognuno vede solo le schede e le strutture del suo ruolo.
Messaggi del team
Lo staff si parla dentro Hotely: canali per reparto, messaggi diretti, segnalazioni dei guasti con foto e camera, avvisi che tutti devono confermare, e Hotely Advance che risponde in chat. I messaggi sono cifrati e si cancellano dopo 30 giorni. Vedi Messaggi del team.
Note interne
Sulle prenotazioni lo staff può lasciare note interne, visibili solo al team (anche nel ricevimento e nell'app): "arriva tardi, chiavi in cassetta", "ospite abituale, preferisce piano alto". Sulle camere, il personale delle pulizie e il ricevimento condividono le note del giorno.
Tracciabilità
Le operazioni importanti restano registrate con il nome di chi le ha fatte: la cronologia di ogni prenotazione (modifiche, pagamenti, rimborsi, check-in, cancellazioni), le risposte ai messaggi, lo stato degli ordini, i documenti fiscali.
Casi reali
Hotel con reception 24/7 — receptionist con il ruolo Ricevimento, governante e personale ai piani con Pulizie, direttore amministratore, commercialista con il suo ruolo.
B&B gestito da due persone — entrambi amministratori; la persona delle pulizie con il ruolo Pulizie nell'app.
Ristorante — il titolare amministratore; maître e sala con il ruolo Agenti AI per gestire prenotazioni e ordini dall'app.
Gruppo con più strutture — ogni direttore con accesso alla sua struttura, l'amministrazione centrale su tutte, la direzione di portafoglio per il confronto.
Buone pratiche
- Un account per persona, mai credenziali condivise.
- Ruolo minimo necessario e solo le strutture di competenza.
- Rimuovi subito chi lascia la struttura.
- Usa le note interne invece di messaggi su altri canali: restano dove servono.