Clienti aziendali
Gestione completa dei clienti aziendali — profili azienda, condizioni negoziate, termini di pagamento, limiti di credito, tracciamento saldo e convenzioni tariffarie.
La gestione dei clienti aziendali è un aspetto fondamentale per qualsiasi struttura ricettiva che lavora con il segmento business. Aziende, agenzie, enti pubblici e organizzazioni generano spesso un volume significativo e costante di prenotazioni — ma richiedono condizioni specifiche: tariffe negoziate, fatturazione posticipata, referenti dedicati. A differenza dei sistemi tradizionali, dove la gestione dei contratti aziendali richiede un modulo separato con costi aggiuntivi, Hotely include questa funzionalità direttamente nel booking engine.
Panoramica del sistema
Il modulo clienti aziendali di Hotely ti permette di:
- Creare profili aziendali completi con tutti i dati fiscali e di contatto
- Definire sconti negoziati personalizzati per ogni azienda
- Configurare termini di pagamento flessibili (prepagato, fattura 30/60 giorni, addebito diretto)
- Impostare limiti di credito con tracciamento automatico del saldo
- Collegare convenzioni tariffarie a piani tariffari e tipologie di camera specifiche
- Monitorare il volume di prenotazioni e il revenue generato da ogni cliente aziendale
Profilo aziendale
Ogni cliente aziendale è rappresentato da un profilo completo che raccoglie tutte le informazioni necessarie per la gestione commerciale e amministrativa.
Dati aziendali
| Campo | Descrizione | Obbligatorio | Esempio |
|---|---|---|---|
| Ragione sociale | Nome ufficiale dell'azienda | Sì | Acme S.r.l. |
| Partita IVA | Numero di partita IVA | Sì | IT01234567890 |
| Codice fiscale | Codice fiscale dell'azienda | No | 01234567890 |
| Codice SDI | Codice destinatario per fatturazione elettronica | No | M5UXCR1 |
| PEC | Indirizzo PEC per fatturazione elettronica | No | acme@pec.it |
| Settore | Settore di attività dell'azienda | No | Tecnologia |
Indirizzo di fatturazione
| Campo | Descrizione | Obbligatorio |
|---|---|---|
| Via/Piazza | Indirizzo stradale | Sì |
| CAP | Codice di avviamento postale | Sì |
| Città | Comune | Sì |
| Provincia | Sigla provincia | Sì |
| Paese | Nazione | Sì |
Contatti
| Campo | Descrizione | Obbligatorio |
|---|---|---|
| Referente principale | Nome e cognome del contatto in azienda | Sì |
| Email referente | Email del contatto principale | Sì |
| Telefono referente | Numero di telefono diretto | No |
| Email prenotazioni | Email dedicata per conferme prenotazioni | No |
| Email fatturazione | Email dedicata per invio fatture | No |
La separazione tra email di prenotazione e email di fatturazione è fondamentale per le aziende di medie e grandi dimensioni, dove chi prenota (tipicamente un'assistente o un travel manager) non è la stessa persona che gestisce la contabilità.
Sconti negoziati
Ogni profilo aziendale può avere uno sconto personalizzato che viene applicato automaticamente a tutte le prenotazioni effettuate tramite la convenzione.
Configurazione dello sconto
| Campo | Descrizione | Opzioni | Esempio |
|---|---|---|---|
| Tipo sconto | Percentuale o importo fisso per notte | Percentuale / Fisso | Percentuale |
| Valore sconto | Entità dello sconto | Numero positivo | 15 |
| Applicazione | Su quali tariffe si applica lo sconto | Tutte / Specifiche | Tutte |
Sconto percentuale: la modalità più comune per i clienti aziendali. Uno sconto del 15% viene applicato automaticamente al prezzo della tariffa selezionata.
Sconto fisso per notte: utile per accordi specifici dove il prezzo netto per notte è stato negoziato. Ad esempio, uno sconto fisso di 20€/notte su qualsiasi camera.
Sconto su tariffe specifiche
Puoi limitare lo sconto aziendale a tariffe specifiche. Questo è utile quando vuoi che il cliente aziendale possa prenotare la tariffa "Flessibile" con lo sconto del 15%, ma non la tariffa "Non rimborsabile" che ha già un prezzo ridotto.
Termini di pagamento
I termini di pagamento definiscono come e quando il cliente aziendale paga le prenotazioni. Hotely supporta diverse modalità:
Prepagato
| Caratteristica | Dettaglio |
|---|---|
| Quando si paga | Al momento della prenotazione |
| Metodo | Carta di credito tramite Stripe |
| Rischio per la struttura | Nessuno |
| Adatto per | Nuovi clienti aziendali, piccole aziende |
Il pagamento prepagato funziona come una prenotazione standard — l'unica differenza è lo sconto aziendale applicato. Il pagamento avviene al checkout tramite carta di credito.
Fattura a 30 giorni
| Caratteristica | Dettaglio |
|---|---|
| Quando si paga | 30 giorni dopo il check-out |
| Metodo | Bonifico bancario / Fattura elettronica |
| Rischio per la struttura | Medio — richiede fiducia nel cliente |
| Adatto per | Clienti consolidati con storico positivo |
La prenotazione viene confermata senza pagamento immediato. Dopo il check-out, il sistema genera automaticamente una voce nel registro pagamenti con scadenza a 30 giorni. Il monitoraggio dei pagamenti in sospeso è visibile nella sezione pagamenti.
Fattura a 60 giorni
| Caratteristica | Dettaglio |
|---|---|
| Quando si paga | 60 giorni dopo il check-out |
| Metodo | Bonifico bancario / Fattura elettronica |
| Rischio per la struttura | Alto — richiede rapporto consolidato |
| Adatto per | Grandi aziende, enti pubblici |
Funziona come la fattura a 30 giorni, ma con un termine di pagamento più lungo. Tipicamente riservato a clienti con un volume di prenotazioni elevato e uno storico di pagamenti puntuale.
Addebito diretto (direct bill)
| Caratteristica | Dettaglio |
|---|---|
| Quando si paga | Secondo accordi specifici |
| Metodo | Addebito cumulativo periodico |
| Rischio per la struttura | Variabile — dipende dagli accordi |
| Adatto per | Clienti con volume molto alto, contratti quadro |
L'addebito diretto è la modalità più flessibile. Le prenotazioni vengono accumulate e fatturate periodicamente (settimanalmente, mensilmente) secondo gli accordi presi con il cliente. Il sistema traccia tutte le prenotazioni non ancora fatturate per facilitare la riconciliazione.
Limiti di credito e tracciamento saldo
Per i clienti con pagamento posticipato (fattura 30/60 giorni, addebito diretto), puoi impostare un limite di credito che protegge la struttura dall'accumulo eccessivo di crediti non pagati.
Configurazione del limite di credito
| Campo | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| Limite di credito | Importo massimo di credito concesso | 5.000,00€ |
| Saldo corrente | Totale dei pagamenti in sospeso | 2.350,00€ (sola lettura) |
| Credito disponibile | Differenza tra limite e saldo | 2.650,00€ (sola lettura) |
Come funziona il controllo del credito
- Quando un dipendente dell'azienda effettua una prenotazione con pagamento posticipato, il sistema verifica che il credito disponibile sia sufficiente a coprire l'importo della prenotazione
- Se il credito è sufficiente, la prenotazione viene confermata e il saldo corrente viene aggiornato
- Se il credito non è sufficiente, la prenotazione viene bloccata e viene mostrato un messaggio che invita a contattare la struttura
- Quando l'azienda paga una fattura, lo staff registra il pagamento e il saldo corrente diminuisce, liberando credito per nuove prenotazioni
Tracciamento del saldo
Il sistema mantiene un registro dettagliato di tutte le movimentazioni del credito:
| Data | Tipo | Descrizione | Importo | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01/03/2026 | Prenotazione | RES-2026-0234 (2 notti) | +270,00€ | 270,00€ |
| 05/03/2026 | Prenotazione | RES-2026-0289 (3 notti) | +405,00€ | 675,00€ |
| 15/03/2026 | Prenotazione | RES-2026-0345 (1 notte) | +135,00€ | 810,00€ |
| 20/03/2026 | Pagamento | Bonifico rif. FT-2026-012 | -675,00€ | 135,00€ |
Questo registro ti permette di avere sempre sotto controllo la situazione creditizia di ogni cliente aziendale e di intervenire tempestivamente in caso di ritardi nei pagamenti.
Convenzioni tariffarie
Le convenzioni tariffarie collegano il profilo aziendale a piani tariffari e tipologie di camera specifiche, creando un pacchetto commerciale completo.
Struttura di una convenzione
| Campo | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| Nome convenzione | Identificativo dell'accordo | "Convenzione Acme 2026" |
| Piano tariffario | Tariffa associata alla convenzione | Tariffa Corporate |
| Tipologie di camera | Camere disponibili con la convenzione | Standard, Superior |
| Sconto | Percentuale o fisso sulla tariffa | 15% |
| Periodo validità | Date di validità della convenzione | 01/01/2026 - 31/12/2026 |
| Note | Condizioni particolari | "Include colazione, parcheggio escluso" |
Collegamento con i piani tariffari
Puoi creare un piano tariffario dedicato ai clienti aziendali (es. "Tariffa Corporate") con condizioni di cancellazione specifiche, e poi collegarlo alla convenzione con lo sconto negoziato. In questo modo:
- La tariffa corporate definisce le condizioni generali (cancellazione, inclusi, politiche)
- La convenzione definisce lo sconto specifico per quel cliente
- Il filtro tipologie determina quali camere sono disponibili con la convenzione
Questa separazione ti permette di avere una tariffa corporate base uguale per tutti i clienti aziendali, personalizzando solo lo sconto — oppure di creare tariffe dedicate per i clienti più importanti.
Guida passo-passo: configurare un cliente aziendale con sconto del 15% e fattura a 30 giorni
Scenario
L'azienda "TechSolutions S.r.l." vuole stipulare una convenzione con la tua struttura. Le condizioni negoziate sono: sconto del 15% su tutte le tipologie di camera, pagamento con fattura a 30 giorni e limite di credito di 3.000€.
Passo 1 — Accedi alla sezione Clienti aziendali
Dalla dashboard del Booking Engine, seleziona la proprietà e naviga su Revenue → Clienti aziendali.
Passo 2 — Crea un nuovo profilo aziendale
Clicca Nuovo cliente aziendale. Si aprirà il modulo di creazione.
Passo 3 — Inserisci i dati aziendali
- Ragione sociale: TechSolutions S.r.l.
- Partita IVA: IT09876543210
- Codice SDI: ABC1234
- Via: Via Roma 42
- CAP: 20121
- Città: Milano
- Provincia: MI
- Paese: Italia
Passo 4 — Inserisci i contatti
- Referente principale: Laura Bianchi
- Email referente: laura.bianchi@techsolutions.it
- Telefono referente: +39 02 1234567
- Email prenotazioni: travel@techsolutions.it
- Email fatturazione: contabilita@techsolutions.it
Passo 5 — Configura lo sconto
- Tipo sconto: Percentuale
- Valore sconto: 15
- Applicazione: Tutte le tariffe
Passo 6 — Configura i termini di pagamento
- Modalità pagamento: Fattura a 30 giorni
- Limite di credito: 3.000,00€
Passo 7 — Crea la convenzione
- Nome convenzione: Convenzione TechSolutions 2026
- Piano tariffario: Tariffa Flessibile (o Tariffa Corporate se l'hai creata)
- Tipologie di camera: Tutte
- Periodo validità: 01/01/2026 - 31/12/2026
Passo 8 — Salva e comunica
Salva il profilo. Invia al referente aziendale le istruzioni per prenotare utilizzando la convenzione — tipicamente un link dedicato o un codice convenzione.
Passo 9 — Gestisci i pagamenti
Quando i dipendenti di TechSolutions effettuano prenotazioni, queste vengono registrate con pagamento posticipato. Dopo il check-out di ogni ospite, il sistema aggiorna il saldo del credito. Al ricevimento del bonifico, registra il pagamento nella sezione dedicata per aggiornare il saldo.
Reportistica clienti aziendali
La sezione dedicata ti offre una panoramica completa dell'attività di ogni cliente aziendale:
| Metrica | Descrizione |
|---|---|
| Prenotazioni totali | Numero di prenotazioni nell'anno corrente |
| Notti totali | Numero di room-night generate |
| Revenue lordo | Fatturato totale prima degli sconti |
| Revenue netto | Fatturato dopo l'applicazione dello sconto |
| Valore sconto | Totale degli sconti concessi |
| Saldo credito | Pagamenti in sospeso |
| Tariffa media | ADR medio delle prenotazioni aziendali |
Questi dati ti aiutano a valutare la profittabilità di ogni convenzione e a negoziare i rinnovi con dati concreti.
Differenze rispetto ai sistemi tradizionali
In molti motori di prenotazione, la gestione dei clienti aziendali richiede un modulo contratti separato — spesso disponibile solo nei piani enterprise con costi mensili aggiuntivi significativi. Le funzionalità tipicamente mancanti nei sistemi base includono:
- Pagamento posticipato (disponibile solo con integrazioni PMS esterne)
- Limiti di credito (gestiti manualmente su fogli di calcolo)
- Convenzioni tariffarie (simulate con codici sconto generici)
- Tracciamento del saldo (affidato alla contabilità esterna)
Hotely integra tutte queste funzionalità nel booking engine, eliminando la necessità di software aggiuntivi e riducendo il rischio di errori nella gestione manuale dei crediti aziendali. Ogni struttura, dalla piccola pensione all'hotel 4 stelle, può gestire i propri clienti aziendali con strumenti professionali — senza pagare supplementi per funzionalità che consideriamo essenziali.