Certificati regalo
Sistema completo di certificati regalo — creazione, codice auto-generato, dati destinatario, riscatto parziale, tracciamento saldo e ciclo di vita completo.
I certificati regalo sono uno strumento di vendita potente che trasforma i tuoi ospiti in ambasciatori della tua struttura. Un ospite soddisfatto che regala un soggiorno a un amico o familiare non solo genera revenue immediato, ma porta un nuovo cliente che potrebbe diventare un ospite abituale. Hotely include un sistema completo di certificati regalo integrato direttamente nel booking engine — in altri sistemi questa funzionalità è disponibile solo come modulo aggiuntivo a pagamento.
Come funzionano i certificati regalo
Un certificato regalo è essenzialmente un credito prepagato che può essere utilizzato per pagare (totalmente o parzialmente) una prenotazione presso la tua struttura. A differenza dei codici sconto, che riducono il prezzo, i certificati regalo rappresentano un valore monetario concreto che è già stato pagato.
Il sistema gestisce automaticamente:
- La generazione di codici univoci
- Il tracciamento del saldo residuo
- Il riscatto parziale su più prenotazioni
- La scadenza automatica
- Lo storico completo di ogni transazione
Ciclo di vita completo di un certificato
1. Creazione
Il certificato viene creato da un membro dello staff dalla dashboard. In alternativa, può essere generato automaticamente da un acquisto online (se hai abilitato la vendita di certificati regalo sul tuo sito).
2. Distribuzione
Il certificato viene inviato al destinatario — via email automatica dal sistema o consegnato fisicamente (stampa del codice).
3. Riscatto
Il destinatario utilizza il codice durante il checkout di una prenotazione. Il valore del certificato viene sottratto dal totale. Se il saldo del certificato è sufficiente, l'ospite non paga nulla con carta. Se il saldo è inferiore al totale, l'ospite paga la differenza.
4. Chiusura
Il certificato si chiude quando il saldo raggiunge zero (completamente riscattato) o quando supera la data di scadenza.
Struttura di un certificato regalo
Ogni certificato è composto dai seguenti campi:
Dati economici
| Campo | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| Importo originale | Valore nominale del certificato | 250,00€ |
| Saldo residuo | Quanto resta da utilizzare | 130,00€ |
| Valuta | Valuta di riferimento | EUR |
Codice identificativo
| Campo | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| Codice | Codice univoco auto-generato dal sistema | GC-A7X9-K2M4 |
| Formato | Alfanumerico, leggibile, non ambiguo | Esclusi O/0, I/1, l |
Il codice viene generato automaticamente dal sistema al momento della creazione. Il formato è progettato per essere facile da leggere, dettare al telefono e digitare senza errori. Non è possibile personalizzare il codice — questo garantisce l'univocità e previene conflitti.
Dati del destinatario
| Campo | Descrizione | Obbligatorio |
|---|---|---|
| Nome destinatario | Chi riceverà il regalo | Sì |
| Email destinatario | Per l'invio automatico del certificato | No |
| Telefono destinatario | Contatto alternativo | No |
Dati dell'acquirente
| Campo | Descrizione | Obbligatorio |
|---|---|---|
| Nome acquirente | Chi ha acquistato il certificato | Sì |
| Email acquirente | Per la ricevuta di acquisto | No |
| Telefono acquirente | Contatto alternativo | No |
Messaggio personalizzato
| Campo | Descrizione | Obbligatorio |
|---|---|---|
| Messaggio | Testo personalizzato dall'acquirente al destinatario | No |
| Limite caratteri | Massimo 500 caratteri | — |
Il messaggio viene incluso nell'email o nel PDF del certificato inviato al destinatario. Esempio: "Buon compleanno Maria! Ti regalo un soggiorno al Grand Hotel per festeggiare i tuoi 50 anni. Con affetto, Paolo."
Scadenza
| Campo | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
| Data di scadenza | Ultimo giorno di validità del certificato | 31/12/2027 |
| Validità predefinita | Durata standard se non specificata | 12 mesi dalla creazione |
Alla scadenza, il certificato viene automaticamente contrassegnato come "Scaduto" indipendentemente dal saldo residuo. Il saldo non riscattato non viene rimborsato automaticamente — la gestione dei rimborsi per certificati scaduti è a discrezione della struttura.
Stati del certificato
Ogni certificato si trova sempre in uno dei seguenti stati:
| Stato | Descrizione | Icona colore |
|---|---|---|
| Attivo | Il certificato è valido e ha saldo disponibile | Verde |
| Parzialmente riscattato | Il certificato è stato usato almeno una volta ma ha ancora saldo | Giallo |
| Completamente riscattato | Il saldo è arrivato a zero | Grigio |
| Scaduto | La data di scadenza è stata superata (indipendentemente dal saldo) | Rosso |
| Annullato | Il certificato è stato annullato manualmente dallo staff | Rosso scuro |
Transizioni di stato
Attivo → Parzialmente riscattato (primo utilizzo parziale)
Attivo → Completamente riscattato (utilizzo totale in una sola prenotazione)
Attivo → Scaduto (superamento data scadenza)
Attivo → Annullato (azione manuale dello staff)
Parzialmente riscattato → Completamente riscattato (saldo arriva a zero)
Parzialmente riscattato → Scaduto (superamento data scadenza)
Parzialmente riscattato → Annullato (azione manuale dello staff)
Nota: uno stato "Scaduto" o "Annullato" è irreversibile. Se hai annullato un certificato per errore, dovrai crearne uno nuovo.
Riscatto parziale e tracciamento del saldo
Una delle funzionalità più apprezzate del sistema è il riscatto parziale. Un certificato da 300€ può essere utilizzato su più prenotazioni fino all'esaurimento del saldo.
Esempio di riscatto parziale
| Operazione | Importo | Saldo residuo |
|---|---|---|
| Creazione certificato | +300,00€ | 300,00€ |
| Prenotazione #1 (camera 120€) | -120,00€ | 180,00€ |
| Prenotazione #2 (camera 95€) | -95,00€ | 85,00€ |
| Prenotazione #3 (camera 150€) | -85,00€ (parziale) + 65€ pagati con carta | 0,00€ |
Nell'ultimo caso, il certificato copre 85€ dei 150€ totali e l'ospite paga i restanti 65€ con la carta di credito. Il saldo del certificato arriva a zero e lo stato cambia in "Completamente riscattato".
Storico transazioni
Per ogni certificato, il sistema mantiene uno storico completo di tutte le transazioni:
| Data | Tipo | Importo | Prenotazione | Saldo dopo |
|---|---|---|---|---|
| 15/03/2026 | Creazione | +300,00€ | — | 300,00€ |
| 22/04/2026 | Riscatto | -120,00€ | #RES-2026-0891 | 180,00€ |
| 10/06/2026 | Riscatto | -95,00€ | #RES-2026-1234 | 85,00€ |
| 03/08/2026 | Riscatto | -85,00€ | #RES-2026-1567 | 0,00€ |
Ogni riga dello storico è collegata alla prenotazione corrispondente, permettendoti di tracciare esattamente dove è stato speso il valore del certificato.
Come l'ospite utilizza un certificato regalo
Al checkout
Durante il processo di prenotazione, nella fase di pagamento, l'ospite troverà un campo dedicato per inserire il codice del certificato regalo. Il flusso è simile a quello dei codici sconto, ma con alcune differenze importanti:
- L'ospite inserisce il codice del certificato (es. GC-A7X9-K2M4)
- Il sistema verifica che il certificato sia attivo e abbia saldo disponibile
- Il saldo disponibile viene mostrato all'ospite
- Se il saldo copre l'intero importo, l'ospite completa la prenotazione senza inserire dati di pagamento
- Se il saldo copre solo parzialmente l'importo, l'ospite paga la differenza con carta di credito
- Il saldo del certificato viene aggiornato immediatamente
Differenza con i codici sconto
| Caratteristica | Codice sconto | Certificato regalo |
|---|---|---|
| Natura | Riduzione prezzo | Credito prepagato |
| Utilizzo multiplo | No (uno per prenotazione) | Sì (su più prenotazioni) |
| Saldo residuo | Non applicabile | Tracciato automaticamente |
| Pagamento ospite | Sempre richiesto (sul netto) | Solo se il saldo non copre il totale |
| Combinabile con sconti | — | Sì (si applica sul totale scontato) |
Guida passo-passo: creare e gestire un certificato regalo
Scenario
Un ospite abituale, Paolo Rossi, vuole acquistare un certificato regalo da 250€ per sua moglie Maria per il loro anniversario. Il certificato deve essere valido per 12 mesi.
Passo 1 — Accedi alla sezione Certificati regalo
Dalla dashboard del Booking Engine, seleziona la proprietà e naviga su Revenue → Certificati regalo.
Passo 2 — Crea un nuovo certificato
Clicca Nuovo certificato. Si aprirà il modulo di creazione.
Passo 3 — Compila i dati economici
- Importo: 250,00€
- Data di scadenza: 15/03/2027 (12 mesi da oggi)
Passo 4 — Inserisci i dati dell'acquirente
- Nome acquirente: Paolo Rossi
- Email acquirente: paolo.rossi@email.com
Passo 5 — Inserisci i dati del destinatario
- Nome destinatario: Maria Rossi
- Email destinatario: maria.rossi@email.com
Passo 6 — Aggiungi il messaggio personalizzato
- Messaggio: "Buon anniversario Maria! 25 anni insieme meritano un weekend speciale. Ti amo, Paolo."
Passo 7 — Salva e invia
Salva il certificato. Il sistema genera automaticamente il codice univoco (es. GC-A7X9-K2M4). Se hai inserito l'email del destinatario, il certificato viene inviato automaticamente via email con il messaggio personalizzato e le istruzioni per l'utilizzo.
Passo 8 — Monitora il certificato
Dalla lista dei certificati, puoi vedere lo stato e il saldo residuo in tempo reale. Cliccando sul certificato, accedi allo storico completo delle transazioni.
Gestione dei certificati scaduti o annullati
Certificati scaduti
Quando un certificato raggiunge la data di scadenza con saldo residuo, il sistema lo contrassegna automaticamente come "Scaduto". Alcune considerazioni:
- Il saldo non riscattato non viene rimborsato automaticamente
- La decisione sul rimborso è a discrezione della struttura
- Puoi creare un nuovo certificato con il saldo residuo se decidi di estendere la validità
- Lo storico del certificato scaduto rimane disponibile per consultazione
Certificati annullati
Puoi annullare un certificato manualmente in qualsiasi momento. Motivi comuni:
- Richiesta di rimborso dell'acquirente
- Frode sospetta
- Errore nella creazione
L'annullamento è irreversibile. Se hai bisogno di ripristinare il valore, crea un nuovo certificato.
Vantaggi strategici dei certificati regalo
I certificati regalo offrono vantaggi unici rispetto ad altre forme di promozione:
-
Revenue anticipato: il pagamento avviene al momento dell'acquisto, non della prenotazione. Questo migliora il cash flow.
-
Nuovi clienti: il destinatario è spesso un nuovo ospite che non avrebbe scoperto la tua struttura altrimenti.
-
Valore medio più alto: gli ospiti che utilizzano certificati regalo tendono a spendere di più (upgrade camera, extra, ristorante) perché percepiscono il soggiorno come "gratuito".
-
Tasso di non riscatto: statisticamente, una percentuale di certificati non viene mai riscattata — rappresentando revenue puro per la struttura.
-
Stagionalità: i certificati regalo sono particolarmente popolari nel periodo natalizio e possono generare revenue significativo nei mesi di bassa stagione quando vengono poi riscattati.
Molti motori di prenotazione non includono alcun sistema di certificati regalo, costringendo le strutture a gestirli manualmente con fogli Excel o a utilizzare piattaforme esterne. Hotely integra tutto in un unico sistema con tracciamento automatico, riscatto parziale e storico completo — funzionalità che, in altri sistemi, richiederebbero l'acquisto di un modulo dedicato.