Impostazioni proprietà

La pagina Impostazioni della proprietà raccoglie tutti i controlli trasversali che influenzano il comportamento del Booking Engine. Ogni impostazione ha un impatto diretto sull'esperienza dell'ospite, sul flusso operativo del team o sulla conformità legale della pagina di prenotazione.

Puoi accedere alle impostazioni dalla sidebar della proprietà cliccando su Impostazioni. La pagina è organizzata in sezioni tematiche, ognuna con i propri controlli e avvertenze per le impostazioni che richiedono particolare attenzione.

Panoramica delle impostazioni

Check-in e check-out

Orario di check-in

L'orario di check-in viene mostrato all'ospite nell'email di conferma e nella comunicazione pre-arrivo. Formato consigliato: 15:00 oppure 14:00-20:00 per indicare una fascia.

Questo campo è informativo — non blocca prenotazioni o cambia il calcolo dei pernottamenti. Serve a comunicare all'ospite quando può presentarsi alla struttura.

Orario di check-out

Analogamente, l'orario di check-out viene comunicato all'ospite. Formato tipico: 10:00 o 11:00.

Consiglio: imposta orari realistici e coerenti con la tua operatività. Se il check-in è dalle 15:00 ma accetti arrivi anticipati su richiesta, indica "15:00 (arrivi anticipati su richiesta)" nella comunicazione pre-arrivo piuttosto che anticipare l'orario ufficiale.

Conferma istantanea

Questa è una delle impostazioni più importanti per il flusso operativo della struttura.

Conferma istantanea attiva (default)

Quando la conferma istantanea è attiva, la prenotazione viene confermata automaticamente nel momento in cui il pagamento (o la garanzia carta) viene processato con successo. L'ospite riceve immediatamente l'email di conferma con il codice di prenotazione.

Vantaggi:

• Esperienza ospite superiore — conferma immediata come sulle OTA
• Nessun intervento manuale necessario
• Conversione più alta — l'ospite non deve attendere

Quando usarla:

• Nella maggior parte dei casi. È il comportamento atteso dagli ospiti abituati a Booking.com e altri canali online.

Conferma istantanea disattivata

Quando disattivata, le prenotazioni entrano in stato pending (in sospeso). Il team deve approvare manualmente ogni prenotazione dalla dashboard. L'ospite riceve un'email di attesa e, dopo l'approvazione, l'email di conferma.

Vantaggi:

• Controllo totale su ogni prenotazione
• Possibilità di verificare disponibilità reale prima di confermare (utile se l'inventario non è al 100% aggiornato)

Svantaggi:

• Richiede presenza costante per approvare le prenotazioni
• Rischio di conversione più bassa se l'ospite deve attendere
• Il tempo di hold limita la finestra per l'approvazione

Quando usarla:

• Strutture piccole che preferiscono un controllo manuale
• Periodi di transizione dove l'inventario potrebbe non essere aggiornato
• Strutture con politiche di accettazione particolari

Durata hold (pending hold minutes)

Quando la conferma istantanea è disattivata, ogni prenotazione in sospeso blocca l'inventario per un tempo limitato — la durata hold. Scaduto questo tempo senza approvazione, la prenotazione viene rilasciata e l'inventario torna disponibile.

Valori consigliati

Attenzione: una hold troppo breve rischia di rilasciare prenotazioni valide prima che il team possa approvarle. Una hold troppo lunga blocca l'inventario inutilmente, riducendo la disponibilità per altri ospiti.

Export hold pendenti ai canali

L'impostazione Export hold pendenti controlla se le prenotazioni in sospeso vengono esportate verso i canali iCal come blocchi. Quando attiva, i canali esterni vedranno la camera come occupata durante la hold — riducendo il rischio di overbooking. Quando disattiva, i canali non vedranno la hold e la camera risulterà disponibile anche su piattaforme esterne.

Questa è un'impostazione con trade-off: attivandola riduci l'overbooking, ma rischi di bloccare inventario su altri canali per prenotazioni che potrebbero non essere confermate. La scelta dipende da quanto è critico il rischio di overbooking per la tua struttura.

Advance booking (giorni massimi di anticipo)

Questa impostazione limita quanto in anticipo un ospite può prenotare. Se impostata a 365 giorni, l'ospite non potrà cercare disponibilità per date oltre un anno nel futuro.

Quando impostarla:

• Se non hai prezzi configurati oltre una certa data, limita l'advance booking per evitare che gli ospiti vedano prezzi mancanti o incoerenti
• Se la tua struttura è stagionale, limita l'advance booking alla fine della prossima stagione
• Se vuoi massima flessibilità, lascia il campo vuoto (nessun limite)

Massimo camere per prenotazione

Questa impostazione limita quante camere un singolo ospite può prenotare in una sola transazione. Il default è pensato per prenotazioni individuali (1-3 camere). Se ricevi frequentemente prenotazioni di gruppo, puoi aumentare il limite.

Massimo ospiti

Il numero massimo di ospiti per prenotazione. Questo limite si applica al totale della prenotazione (somma degli ospiti in tutte le camere selezionate), non alla singola camera — il limite per camera è definito dalla capacità della tipologia.

Documenti ospite

Richiesta documenti attiva

Quando attivata, il sistema invia all'ospite (tramite il portale di gestione prenotazione) una richiesta di caricamento dei documenti d'identità. Questa funzionalità è utile per strutture che devono raccogliere i documenti prima dell'arrivo per la schedina di PS (Pubblica Sicurezza) o per requisiti normativi locali.

L'ospite riceve un link sicuro dove può caricare foto o scan dei documenti. I documenti vengono associati alla prenotazione e sono accessibili dal team dalla scheda prenotazione.

Richiesta documenti disattiva (default)

I documenti vengono raccolti al check-in come da prassi tradizionale. Nessuna richiesta automatica viene inviata.

Consiglio: la raccolta documenti pre-arrivo migliora significativamente l'efficienza del check-in, specialmente per strutture con arrivi concentrati in fasce orarie ristrette. Nella maggior parte delle soluzioni concorrenti questa funzionalità non è disponibile — il gestore deve richiedere i documenti manualmente via email.

Raccolta orario di arrivo

Quando attivata, il flusso di checkout del booking engine chiede all'ospite di indicare l'orario previsto di arrivo. Questa informazione viene salvata nella prenotazione e mostrata al team nella scheda dettaglio.

Vantaggi:

• Il team sa in anticipo quando aspettare l'ospite
• Utile per strutture senza reception h24 che devono organizzare l'accoglienza
• Migliora l'esperienza dell'ospite — si sente atteso e non deve comunicare l'orario separatamente

Sistema di recensioni

Il Booking Engine include un sistema di raccolta recensioni post-stay completamente automatizzato. A differenza dei sistemi tradizionali dove il gestore deve inviare manualmente email di richiesta feedback, Hotely automatizza l'intero processo.

Attivazione e ritardo

• Richiesta recensione attiva/disattiva — il toggle principale che abilita o disabilita il sistema di recensioni
• Ritardo in giorni — quanti giorni dopo il check-out viene inviata la richiesta. Il default è pensato per dare all'ospite il tempo di tornare a casa e riflettere sull'esperienza. Valori tipici: 1-3 giorni.

Routing intelligente del feedback

Questa è una funzionalità che distingue Hotely dalla maggior parte delle soluzioni concorrenti. Invece di inviare tutti gli ospiti verso la stessa destinazione, il sistema usa un routing basato sulla valutazione:

Modalità di routing

Il campo Instradamento feedback definisce dove vengono indirizzati gli ospiti dopo aver lasciato la loro valutazione:

• Promotori (valutazione alta) — vengono indirizzati verso piattaforme pubbliche (Google, TripAdvisor) per lasciare una recensione visibile. Questo massimizza il numero di recensioni positive sui canali che contano per la reputazione online.
• Detrattori (valutazione bassa) — vengono indirizzati verso un canale di feedback interno, dove il gestore può leggere e rispondere privatamente. Questo ti dà la possibilità di gestire le criticità prima che diventino recensioni negative pubbliche.

Soglia promotori

Il campo Soglia promotori definisce il punteggio minimo per essere considerato promotore. Ad esempio, con soglia 8, chi dà un voto di 8, 9 o 10 viene indirizzato verso le piattaforme pubbliche, chi dà un voto inferiore viene gestito internamente.

Consiglio: una soglia di 8 è un buon equilibrio. Abbassarla troppo (es. 6) rischia di indirizzare verso le piattaforme pubbliche ospiti con esperienza mediocre. Alzarla troppo (es. 9) riduce il numero di recensioni positive che ricevi sui canali pubblici.

Branding e identità visuale

Colore accento

Il colore accento viene usato per pulsanti, link e elementi interattivi nella pagina di prenotazione pubblica. Se non impostato, viene usato il colore default del tema.

Usa un colore coerente con il brand della tua struttura. Il formato supportato è il codice esadecimale (es. #1a5276 per un blu scuro, #2e7d32 per un verde, #c62828 per un rosso).

Logo

Il logo della struttura viene mostrato nell'header della pagina di prenotazione e nelle email automatiche. Carica un file PNG o SVG con sfondo trasparente per il miglior risultato.

Immagine hero

L'immagine hero è la foto principale che appare nell'header della pagina di prenotazione. Deve essere di alta qualità, orizzontale e rappresentativa della struttura.

Dimensioni consigliate: almeno 1920x600 pixel. Il sistema ridimensiona automaticamente, ma un'immagine di partenza ad alta risoluzione garantisce il miglior risultato su tutti i dispositivi.

Localizzazione

Lingua default

La lingua principale della pagina di prenotazione e delle email automatiche. L'italiano è il default e la scelta consigliata per strutture che operano prevalentemente nel mercato italiano.

Lingue supportate

Le lingue aggiuntive in cui la pagina di prenotazione può essere visualizzata. Il sistema rileva automaticamente la lingua del browser dell'ospite e, se è tra quelle supportate, la utilizza. Altrimenti, mostra la pagina nella lingua default.

Valuta

La valuta dei prezzi e dei pagamenti. EUR è il default. Altre valute disponibili includono USD, GBP, CHF e altre valute principali.

Attenzione: cambiare la valuta dopo aver ricevuto prenotazioni richiede estrema cautela. I prezzi e i pagamenti storici restano denominati nella valuta originale, e le nuove prenotazioni useranno la nuova valuta. Questa modifica va fatta solo in casi eccezionali e dopo verifica dei flussi attivi.

Fuso orario

Il fuso orario della struttura, usato per interpretare date e orari. Europe/Rome è il default corretto per tutte le strutture italiane.

Attenzione: come per la valuta, cambiare il fuso orario dopo l'avvio dell'operatività può causare incongruenze nei calcoli di check-in/check-out e nelle scadenze delle hold.

Link legali

URL Termini e Condizioni

L'URL della pagina con i termini e le condizioni di prenotazione. Questo link viene mostrato nella pagina di checkout e l'ospite deve accettarlo per completare la prenotazione.

Se hai un sito web con una pagina dedicata ai termini, inserisci l'URL completo (es. https://www.hotelbellavista.it/termini). Se non hai ancora una pagina termini, puoi usare il Website Builder di Hotely per crearla.

URL Privacy Policy

L'URL dell'informativa sulla privacy. Come per i termini, viene mostrato nel checkout ed è richiesto dal GDPR per il trattamento dei dati personali dell'ospite.

Entrambi i link legali sono elementi del sistema di prontezza al lancio — la loro assenza viene segnalata tra gli elementi consigliati.

Meta title e meta description

Questi campi opzionali controllano come la pagina di prenotazione appare nei risultati di ricerca di Google e nei social media:

• Meta title — il titolo della pagina nei risultati di ricerca. Se non impostato, viene usato il nome della proprietà.
• Meta description — la descrizione sotto il titolo nei risultati di ricerca. Se non impostata, viene usata la descrizione della proprietà.

Consiglio: imposta un meta title che includa il nome della struttura e la città (es. "Prenota Hotel Bellavista - Sorrento | Miglior tariffa diretta") e una meta description che evidenzi il vantaggio della prenotazione diretta.

Avvertenze sulle modifiche

Alcune impostazioni hanno un impatto significativo sulle operazioni in corso e vanno modificate con cautela:

La dashboard mostra queste avvertenze nella sezione dedicata della pagina impostazioni, con spiegazioni specifiche per ogni scenario di rischio.