Lead e pipeline commerciale

Ogni visitatore che lascia un contatto dopo aver interagito con l'Agent è un lead — un cliente potenziale che ha mostrato interesse per la tua attività. La gestione efficace dei lead è una delle attività più importanti per la crescita di un'attività ricettiva o di ristorazione, e l'Agent di Hotely include strumenti dedicati per non perdere nessuna opportunità.

I lead sono una sotto-categoria degli Ospiti: rappresentano gli ospiti che non hanno ancora convertito — non hanno ancora soggiornato, ordinato, o pagato. Sono il pipeline commerciale da lavorare.

Cosa qualifica un lead

Un visitatore diventa lead quando:

• Compila un modulo di contatto
• Lascia spontaneamente nome + email/telefono in conversazione
• Chiede informazioni dettagliate su un soggiorno specifico
• Richiede un preventivo
• Si iscrive a newsletter
• Inizia ma non completa una prenotazione

L'Agent rileva automaticamente questi segnali e crea o aggiorna il profilo del lead.

Stadi del pipeline

Un lead attraversa stadi tipici nel suo viaggio verso la conversione:

Hotely supporta sia un workflow lineare semplice sia configurazioni più complesse per attività con processi commerciali strutturati.

Vista pipeline

Dalla sidebar, vai su Leads per accedere alla vista pipeline. Visualizzazioni disponibili:

Vista lista

Lista classica dei lead in ordine cronologico, con filtri per stadio, tag, lingua, valore stimato. Adatta per analisi e ricerca rapida.

Vista kanban (a colonne)

Lead visualizzati come carte in colonne, una per ogni stadio. Permette di trascinare un lead da uno stadio all'altro con drag and drop. Visualizzazione preferita per piccoli team commerciali.

Vista timeline

Cronologia degli eventi di lead recenti — utile per vedere cosa è successo "oggi" o "questa settimana".

Dati raccolti per ogni lead

Oltre ai dati standard del profilo ospite, per i lead si raccolgono:

• Origine del lead — pagina di provenienza, campagna marketing, link condiviso
• Stato attuale — stadio del pipeline
• Valore stimato — valore potenziale del lead (per filtri e priorità)
• Probabilità di chiusura — percentuale soggettiva (10%, 30%, 50%, 80%)
• Data prevista di chiusura — quando potrebbe convertire
• Assegnatario — chi del team se ne sta occupando
• Prossima azione — cosa fare prossimamente (es. "Inviare promemoria preventivo")
• Note di vendita — annotazioni commerciali interne

Qualificazione automatica

L'Agent assegna automaticamente uno stadio iniziale ai nuovi lead in base ai segnali raccolti durante la conversazione:

• Conversazione con solo FAQ → lead grezzo, basso valore
• Conversazione con date e persone → lead qualificato
• Conversazione con form compilato → lead qualificato, priorità alta
• Conversazione con richiesta gruppo → lead qualificato, valore alto
• Conversazione con accenno a budget → lead qualificato, alta probabilità

La qualificazione automatica può essere riassegnata manualmente dal team.

Flusso operativo tipico

Mattina del giorno X

1. Apri la dashboard Leads
2. Filtra per "Nuovi della notte" o "Da gestire"
3. Per ogni lead:
   • Apri il profilo
   • Leggi la conversazione di origine
   • Verifica i dati di contatto e l'esigenza
   • Decidi azione: rispondi subito / invia preventivo / programma chiamata

Durante il giorno

1. Rispondi a nuovi lead arrivati (target: entro 1 ora dalle interazioni del cliente)
2. Aggiorna stadio dei lead in lavorazione
3. Aggiungi note dopo ogni interazione

Sera del giorno X

1. Review dei lead "in attesa cliente" da oltre 7 giorni → invia promemoria
2. Pianifica le azioni del giorno successivo
3. Archivia i lead persi

Azioni rapide sui lead

Per ogni lead, dalla dashboard puoi:

• Avviare conversazione — apri la chat o avvia WhatsApp con il lead
• Inviare email — diretta o tramite template
• Generare e inviare preventivo — modulo strutturato
• Programmare promemoria — calendar interno per follow-up
• Aggiungere a campagna email — drip campaign per coltivazione
• Assegnare a membro del team — per pipeline distribuita
• Aggiungere tag — categorizzazione
• Chiudere lead — convertito o perso

Integrazione con Pipedrive

Per le attività con processi commerciali strutturati (gruppo alberghiero con sales team, ristorante con eventi dedicati, wedding planner che gestisce molti contatti contemporaneamente), l'integrazione nativa con Pipedrive permette:

• Sincronizzazione bidirezionale lead ↔ deal
• Mantenimento del pipeline visivo Pipedrive
• Tracking di conversioni e revenue
• Reporting commerciale avanzato
• Assegnazione automatica a sales representative

L'integrazione si configura dalla scheda Integrazioni dell'Agent. Per attività più piccole, la dashboard nativa di Hotely è sufficiente senza bisogno di sistemi esterni.

Lead scoring (qualificazione automatica)

Hotely supporta un sistema di lead scoring che assegna automaticamente un punteggio basato su:

• Completezza dei dati (più completi = punteggio più alto)
• Specificità della richiesta (gruppo 50 persone > FAQ generica)
• Tempo speso in conversazione
• Numero di pagine visitate prima del contatto
• Lingua e provenienza (per attività con target geografici specifici)
• Stagione/periodo (per attività stagionali)

I lead con punteggio alto vengono evidenziati nella dashboard come priorità.

Casi reali nell'ospitalità

Hotel boutique con sales structurato

Pipeline configurato a 7 stadi. Sales manager dedicato. Integrazione con Pipedrive. Tasso medio di conversione: 35% dai lead qualificati. Tempo medio di chiusura: 12 giorni.

B&B con gestione personale del proprietario

Pipeline semplificato a 3 stadi (nuovo, in attesa, chiuso). Gestione personale dei lead via dashboard mobile. Conversione: 55% dei lead qualificati (numero piccolo ma alta qualità).

Ristorante stellato con eventi privati

Pipeline specifico per eventi (richiesta → sopralluogo → preventivo → caparra → confermato). Maître dedicato a eventi. Conversione: 60% dei lead evento.

Guida turistica con tour stagionali

Pipeline molto rapido (tipicamente 1-3 giorni dalla richiesta alla conversione). Tasso di conversione: 45%. Recap settimanali per identificare i tour più richiesti.

Catena alberghiera con call center commerciale

Pipeline strutturato cross-property. Team commerciale di 4 persone. Integrazione con CRM enterprise. Tasso di conversione medio: 30%.

Reporting commerciale

Dalla dashboard analytics specifica per lead:

• Numero lead per periodo
• Tasso di conversione per origine, lingua, stagione
• Tempo medio di chiusura
• Pipeline value totale (somma dei valori stimati per stadio)
• Conversioni per membro del team
• Trend mensili e annuali

Queste analisi guidano le decisioni strategiche: investire più in marketing su canali con alta conversione, dedicare più personale agli stadi con maggior friction, identificare colli di bottiglia.

Email di nurturing automatico

Per i lead che non chiudono subito, è efficace un percorso di email automatica di nurturing:

• Giorno 0 — Conferma ricezione richiesta + brochure
• Giorno 3 — Follow-up gentile con domanda aperta
• Giorno 7 — Richiesta feedback su preventivo + offerta chiarimenti
• Giorno 14 — Email finale con eventuale incentivo
• Giorno 21 — Marcato come lead perso (auto)

Configurabile da Workflows. Vedi anche Email marketing.

Buone pratiche

Errori frequenti

Prossimi passi

• Ospiti — CRM ospiti generale
• Email marketing — campagne automatiche
• Moduli — raccolta lead
• Workflows — automazioni di follow-up