Email integrazione

L'email resta uno dei canali principali di contatto per il settore dell'ospitalità. Hotel, B&B, ristoranti, guide turistiche ricevono ogni giorno richieste via email — molte delle quali sono FAQ ripetitive che il personale risponde manualmente con grande dispendio di tempo.

L'Agent di Hotely può collegarsi al tuo canale email in due modi: come firma intelligente nelle email in uscita (con link rapido alla chat) o come agente di risposta automatica alle email in arrivo. Entrambi gli approcci riducono significativamente il tempo speso a rispondere a domande ripetitive.

I due approcci principali

Approccio 1: link Agent nella firma email

Il modo più semplice e immediato. In ogni email che invii (manuale o automatica), includi un link alla chat dell'Agent. Il destinatario può decidere di usare il canale chat per domande successive, riducendo gli scambi email.

Come configurare

Aggiungi in firma email un riquadro come:

Hai domande? Chatta con il nostro assistente virtuale:
→ chat.hotelbellavista.it

Disponibile 24/7, parla 8 lingue, risponde all'istante.

In firma HTML può essere arricchito con icona, immagine, branding.

Casi tipici

• Email di conferma prenotazione → link per FAQ logistiche
• Email di pre-arrivo → link per domande prima del check-in
• Email post-stay → link per richieste di follow-up
• Email del manager → link per domande nel periodo del soggiorno
• Email di marketing → link per domande sull'offerta

Vantaggio

Zero complessità tecnica. Il link Agent è già attivo. Le email in uscita diventano un nuovo canale di acquisizione conversazioni.

Approccio 2: risposta automatica intelligente

Per le attività che ricevono molte email con domande ripetitive, l'Agent può rispondere automaticamente alle email in arrivo, attingendo alla stessa knowledge base usata per la chat.

Come funziona

1. Il visitatore invia email a info@hotelbellavista.it
2. L'email viene inoltrata o filtrata verso il sistema Hotely
3. L'Agent analizza il contenuto della email
4. L'Agent risponde via email entro pochi secondi
5. La risposta arriva al cliente come email apparentemente dal team
6. Il cliente può continuare la conversazione via email o passare alla chat

Quando ha senso

• Volume alto di email ricevute (50+ al giorno)
• Domande ripetitive (orari, disponibilità, FAQ logistiche)
• Risposte automatiche già esistenti che vuoi sostituire con qualcosa di intelligente
• Multilingua con clientela internazionale

Quando non usarlo

• Email con richieste complesse e personalizzate (preventivi articolati, eventi)
• Email di reclami delicati (preferibile risposta umana)
• Volume basso (sotto 10 email al giorno — il personale gestisce più facilmente)
• Attività di lusso dove il tono umano è il valore aggiunto

Approccio 3: inoltro selettivo

La modalità intermedia. Solo le email che corrispondono a determinati criteri vengono inoltrate all'Agent; il resto resta al team umano.

Criteri di inoltro tipici

• Soggetto contiene certe parole — es. "orari", "disponibilità", "menu"
• Email da indirizzi specifici — es. liste turistiche, OTA
• Email in determinate lingue — es. solo email in tedesco/inglese se manca personale madrelingua
• Orari specifici — es. solo email arrivate fuori orario ufficio
• Email con allegati specifici — es. richieste con foto/documenti
• Risposta a campagne specifiche — es. follow-up newsletter

L'Agent gestisce la pre-qualifica, raccoglie i dati base, propone la chat per la conversazione approfondita.

Configurazione tecnica

Le configurazioni dell'email integrazione si fanno dalla scheda Integrazioni dell'Agent o dalla sezione globale Email della dashboard.

Casella email connessa

L'Agent si collega a una casella email esistente tramite:

• SMTP/IMAP standard — funziona con la maggior parte dei provider
• Gmail OAuth — per caselle Google Workspace
• Microsoft 365 OAuth — per caselle Outlook business
• Casella Hotely dedicata — un indirizzo @hotely.email riservato all'attività

Per ogni casella configuri:

• Indirizzi email da monitorare
• Filtri di selezione
• Comportamento default (auto-rispondi / inoltra / archivia)
• Firma email per le risposte
• Lingua di risposta (auto-rilevamento o forzato)

Casella Hotely dedicata

Per chi preferisce semplicità massima, Hotely fornisce un indirizzo dedicato del tipo prenotazioni@tuostruttura.hotely.email. Configuri il forward dalla tua casella esistente:

• info@hotelbellavista.it → forward a prenotazioni@bellavista.hotely.email

Le email arrivano automaticamente al sistema, l'Agent risponde, il team monitora dalla dashboard.

Cosa l'Agent può rispondere via email

L'Agent può rispondere a:

• Domande informative — orari, posizione, parcheggio, FAQ
• Richieste di disponibilità preliminari — chiede date e numero persone, risponde con verifica generica
• Richieste di brochure — invia automaticamente PDF, listini, menu
• Domande sul menu / sui servizi — risponde con dettaglio attingendo al catalogo
• Conferme di pre-arrivo — orari, codice porta, istruzioni
• Richieste in lingua estera — risponde nella lingua dell'email

Per richieste complesse (preventivi personalizzati, gestione reclami, organizzazione eventi privati), l'Agent inoltra al team con una pre-qualifica già fatta.

Differenze rispetto alla chat sito

L'esperienza email rispetto alla chat sito è diversa:

• Tempo di risposta — email può essere più lento (10-30 secondi) per evitare di sembrare automatico
• Lunghezza risposta — email tende ad avere risposte più articolate
• Formattazione — usabile HTML completo, immagini, link, allegati
• Firma — è essenziale, deve identificare chiaramente la struttura
• Indicazione AI — è buona pratica indicare che si tratta di assistente automatico

Inoltro alla chat dall'email

Una buona pratica è chiudere ogni email dell'Agent con:

Per domande più specifiche o approfondimenti, ti invitiamo a
continuare la conversazione nella nostra chat:
→ chat.hotelbellavista.it

Per parlare direttamente con la reception, scrivi rispondendo a
questa email indicando "PRIORITÀ" nel testo.

Questo offre due canali di escalation: chat per domande aperte, email umana per richieste urgenti.

Filtri anti-spam

Per le caselle email aperte, è importante filtrare lo spam prima dell'Agent:

• Filtri standard del provider (Gmail, Outlook) restano attivi
• L'Agent ignora email da pattern noti di spam
• Bounce automatici a mittenti non validi
• Filtro per email di marketing/newsletter non rilevanti

Casi reali

Hotel 30 camere con casella info@

Setup: forward selettivo a casella Hotely. L'Agent gestisce il 70% delle email (FAQ logistiche). Le rimanenti vanno al booking manager. Tempo risparmiato: 2 ore al giorno di lavoro reception.

B&B familiare

Setup: link Agent in firma email su Gmail. Nessuna auto-risposta automatica (volume basso). Le risposte sono umane ma il link offre opzione chat per il follow-up.

Ristorante stellato con prenotazioni email

Setup: tutte le email a prenotazioni@ ricevono auto-risposta con conferma ricezione e link chat per la verifica della disponibilità. Le richieste effettive di gruppo vanno al maître per gestione personale.

Catena alberghiera multi-proprietà

Setup: una casella per ogni struttura, Agent dedicato per ogni casella. Pre-qualifica automatica (intercetta richieste cancellazione, modifiche, info logistiche). Tutto il valore aggiunto resta al team umano.

Privacy e conformità

L'email integrazione:

• Conserva le email solo per il periodo necessario alla gestione
• Rispetta i diritti GDPR (cancellazione su richiesta)
• Non condivide email con terzi
• Cripta in transito (TLS standard email)
• Permette di disattivare la registrazione dei contenuti se necessario

Limitazioni

• L'Agent non può inviare email a destinatari non in conversazione (no outbound marketing)
• L'Agent non può accedere ad email cifrate end-to-end
• Caselle PEC certificate richiedono configurazione specifica (contattare supporto)
• Volume massimo gestibile dipende dal piano

Prossimi passi

• Workflows — automazioni email avanzate
• Notifiche — configurazione notifiche per email importanti
• Ospiti — gestione contatti raccolti via email